আপনার স্ট্যাটাস পরিবর্তন করুন যাতে সবাই জানে কেন আপনি তাদের কাছে ফিরে যাচ্ছেন না
লোকেরা তাদের সতীর্থদের সাথে যোগাযোগ এবং সহযোগিতার জন্য মাইক্রোসফ্ট টিম ব্যবহার করে। প্রকৃতপক্ষে, এতটাই, যে অনেক ব্যবহারকারী যোগাযোগের উদ্দেশ্যে ইমেল থেকে সম্পূর্ণরূপে Microsoft টিমে স্থানান্তরিত হয়েছে।
সুতরাং, এটা স্বাভাবিক যে আপনি Microsoft টিমে কোনো উপায় খুঁজছেন যাতে আপনার সতীর্থদের জানাতে পারেন যে আপনি কখন তাদের বার্তাগুলি পাবেন না এবং উত্তর দিতে পারবেন না, তাই ভুল যোগাযোগের সুযোগ নেই। আপনি এক ঘন্টা, একদিন বা এক সপ্তাহ আপনার ডেস্ক থেকে দূরে থাকুন না কেন, আপনি ক্লায়েন্টের মধ্যাহ্নভোজন, সেমিনার বা আপনি ছুটিতে দূরে থাকুন না কেন, আপনার স্ট্যাটাসকে প্রতিফলিত করতে দেওয়া সর্বদা একটি ভাল অনুশীলন। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে 'অফিসের বাইরে' স্থিতি দিয়ে আপনি ঠিক যা করতে পারেন।
আপনি যদি না জানেন যে Microsoft টিমগুলিতে কী স্থিতি আছে, এটি হল সবুজ/হলুদ/লাল বিন্দু যা Microsoft টিমগুলিতে আপনার প্রোফাইল ছবির পাশে প্রদর্শিত হয় এবং আপনি একটি সংযোগের জন্য উপলব্ধ কিনা তা আপনার সহযোগী দলের সদস্যদের নির্দেশ করে।
আপনি যদি এই নতুন স্ট্যাটাস বিকল্পটি নিয়ে কিছুটা বিভ্রান্ত হন তবে এটি আপনার দোষ নয়। আপনি হয়তো লক্ষ্য করেছেন, অফিসের বাইরে বিকল্পটি টিমের 'স্থিতি' বৈশিষ্ট্যে উপলব্ধ স্ট্যান্ডার্ড বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নয়। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে একটি 'অফিসের বাইরে' স্ট্যাটাস সেট করা আপনার স্ট্যাটাসকে 'উপলভ্য' থেকে 'ব্যস্ত' বা 'বিরক্ত করবেন না'-তে পরিবর্তন করার মতো সহজ নয় - এমন কিছু যা আপনি নিমিষেই করতে পারেন।
কোথা থেকে দলগুলিতে 'অফিসের বাইরে' স্থিতি সেট করবেন?
"স্ট্যাটাস বিকল্প থেকে না থাকলে আমি টিমগুলিতে অফিসের বাইরের স্ট্যাটাসটি কোথায় সেট করব?" ঠিক আছে, জিনিসটি হ'ল আপনি মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি থেকে একেবারেই অফিসের বাইরের অবস্থা সেট করতে পারবেন না। এটি করতে আপনার আউটলুক প্রয়োজন।
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি আপনার আউটলুক অ্যাকাউন্টের সাথে সিঙ্ক করে এবং Outlook থেকে অফিসের বাইরের অবস্থা তুলে নেয় এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার টিম অ্যাকাউন্টে প্রতিফলিত হয়। সুতরাং, এতে অবাক হওয়ার কিছু নেই যে আপনি এখনই স্থিতি সেট করার বিকল্পটি খুঁজে পাননি। মাইক্রোসফ্ট অবশ্যই এটি সহজ করে তোলে না।
Outlook-এ অফিসের বাইরে কীভাবে সেট করবেন?
টিমগুলিতে অফিসের বাইরের অবস্থা সেট করতে, আপনাকে আপনার আউটলুক অ্যাকাউন্টে 'স্বয়ংক্রিয় উত্তর' সেট আপ করতে হবে। স্বয়ংক্রিয় উত্তর কি? ফিচারটি চালু থাকা অবস্থায় আপনার প্রাপ্ত যেকোনো ইমেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি বার্তা পাঠায়। আউটলুকে যখন আপনার স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু থাকে তখন Microsoft টিম দেখতে পায় এবং আপনার অবস্থান প্রতিফলিত করতে আপনার স্থিতি পরিবর্তন করে।
আপনি ডেস্কটপ অ্যাপ বা আউটলুক ওয়েব উভয় থেকে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে পারেন।
Outlook ডেস্কটপ অ্যাপ থেকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে, অ্যাপটি খুলুন এবং মেনু বারে 'ফাইল' বিকল্পে ক্লিক করুন।
এখন, অ্যাকাউন্ট তথ্য স্ক্রিনে 'স্বয়ংক্রিয় উত্তর' বিকল্পে ক্লিক করুন।
স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করার জন্য ডায়ালগ বক্স খুলবে। বর্তমানে, এটি 'পাঠাবেন না' দেখাবে। 'স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠান'-এর জন্য রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন।
অফিসের বাইরে বার্তা পাঠানোর জন্য আপনি একটি সময়সীমাও নির্দিষ্ট করতে পারেন। 'শুধুমাত্র এই সময়সীমার মধ্যে পাঠান'-এর জন্য বাক্সটি চেক করুন এবং তারিখ এবং সময় নির্বাচন করুন।
প্রাপ্ত বার্তাগুলির উত্তর কী দিতে হবে তার জন্য আপনি একটি কাস্টম বার্তা সেট করতে পারেন৷ এখন, আপনি যদি একটি সংস্থার অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন তবে বার্তাটির জন্য দুটি বিকল্প থাকবে। আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক লোকেদের জন্য বিভিন্ন বার্তা সেট করতে পারেন। একটি ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের জন্য, একটি পার্থক্য থাকবে না। অবশেষে, পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে 'ঠিক আছে' এ ক্লিক করুন।
অফিসের বাইরের উত্তরগুলি চালু করার পরে, Microsoft টিমগুলিতে যান। আপনার স্থিতি অফিসের বাইরে পরিবর্তিত হবে, এবং কেউ আপনার প্রোফাইল ছবির উপর ঘোরাফেরা করলে স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলিতে আপনি যে বার্তা সেট আপ করেছেন তাও আপনার স্ট্যাটাসের সাথে প্রদর্শিত হবে।
ওয়েবের জন্য Outlook থেকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে, outlook.live.com এ যান এবং আপনার অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগ ইন করুন। তারপরে, স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে কোণায় 'সেটিংস' বিকল্পে (গিয়ার আইকন) ক্লিক করুন।
সার্চ টেক্সট বক্সে, 'আউট অফ অফিস' বা 'স্বয়ংক্রিয় উত্তর' টাইপ করুন এবং তারপরে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেটিং-এর অনুসন্ধান ফলাফলে ক্লিক করুন।
স্বয়ংক্রিয় উত্তরের জন্য ডায়ালগ বক্স খুলবে। 'স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু'-এর জন্য টগল চালু করুন।
আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে চান, তাহলে 'শুধুমাত্র একটি সময়ের মধ্যে উত্তর পাঠান' বাক্সে টিক চিহ্ন দিন এবং তারিখ ও সময় নির্দিষ্ট করুন এবং আপনার কাস্টম বার্তা সেট করুন।
স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা Microsoft টিমগুলিতে অফিসের বাইরে অবস্থান সেট করার সর্বোত্তম উপায়। আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য স্থিতি সেট করতে পারেন এবং এর সাথে একটি ব্যাখ্যামূলক কাস্টম বার্তাও রাখতে পারেন। তবে এটি অবশ্যই একমাত্র উপায় নয়।
আপনি আপনার ক্যালেন্ডারে একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি করে অফিসের বাইরের অবস্থাও সেট করতে পারেন এবং এটিকে 'আউট অফ অফিস' এ সেট করুন। Outlook ডেস্কটপ অ্যাপটি খুলুন এবং ইমেলের পরিবর্তে ক্যালেন্ডারে স্যুইচ করুন।
হোম মেনুতে 'নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট' বিকল্পে ক্লিক করুন।
অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরির ডায়ালগ বক্স খুলবে। আপনি কখন অফিসের বাইরে থাকবেন তার জন্য একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি করুন। এখন, 'Options' এ ক্লিক করুন।
'এভাবে দেখান'-এর পাশের ড্রপ-ডাউন থেকে, 'অফিসের বাইরে' নির্বাচন করুন এবং অ্যাপয়েন্টমেন্ট সংরক্ষণ করুন।
আপনি Outlook-এ আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট করার সময় Microsoft টিম আপনার স্থিতি অফিসের বাইরে তে পরিবর্তন করবে।
এখন, আপনি কোনও উদ্বেগ ছাড়াই আপনার ডেস্ক থেকে সরে যেতে পারেন। সবাই আপনার অফিসের বাইরের অবস্থা দেখতে সক্ষম হবে। ব্যক্তিগত চ্যাটে, প্রেরকের পক্ষ থেকে একটি সতর্কতা তাদের মনে করিয়ে দেবে যে আপনি অফিসের বাইরে আছেন এবং তখনই তাদের কাছে ফিরে যেতে পারবেন না।