মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে টাস্ক অ্যাপ কীভাবে ব্যবহার করবেন

আপনার কাজগুলি পরিচালনা করা অনেকটা সহজ হয়ে গেছে।

মাইক্রোসফ্ট গত বছর মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির জন্য টাস্ক অ্যাপ ঘোষণা করেছিল এবং এটি বলা নিরাপদ যে এটি এমন একটি অ্যাপ যার আগমনের লোকেরা অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছিল। আমাদের সারাদিন বা সপ্তাহ বা মাসের শেষে বিভিন্ন কাজের ট্র্যাক রাখা সত্যিই ভয়ঙ্কর হতে পারে। অবশ্য এর জন্য মাইক্রোসফটে বিভিন্ন অ্যাপ রয়েছে।

কিন্তু এটি অবিকল সমস্যা। অথবা, অন্তত এটা ছিল. অ্যাপগুলো আলাদা ছিল। এবং সবকিছুর ট্র্যাক রাখতে আপনাকে একাধিক অ্যাপের মধ্যে স্যুইচ করতে হবে। এটি করার সময় আপনার বিচক্ষণতা রক্ষা করা সত্যিই কঠিন ছিল। কিন্তু কাজের সাথে, মাইক্রোসফ্ট এটি পরিবর্তন করছে।

টাস্ক অ্যাপ মাইক্রোসফটের পৃথক অগ্রগতি ট্র্যাকিং এবং টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপের সমস্ত ক্ষমতা এক জায়গায় নিয়ে আসে। নতুন টাস্ক অ্যাপটি করণীয় থেকে আপনার ব্যক্তিগত কাজগুলি এবং প্ল্যানার অ্যাপ থেকে সরাসরি Microsoft টিমগুলিতে শেয়ার করা কাজগুলিকে একত্রিত করে৷ তাই আপনি একক জায়গা থেকে আপনার সমস্ত কাজ ট্র্যাক করতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে টাস্ক যুক্ত করা হচ্ছে

টাস্ক অ্যাপটি এই বছরের শুরুতে পর্যায়ক্রমে চালু করা শুরু করে এবং এখন সাধারণত মাইক্রোসফ্ট 365 সাবস্ক্রিপশন সহ সকলের কাছে উপলব্ধ। মাইক্রোসফ্ট টিম ফ্রি ব্যবহারকারীদের অ্যাপটিতে অ্যাক্সেস নেই।

আপনি Microsoft টিমগুলিতে একটি সিস্টেম-ওয়াইড অ্যাপ হিসাবে বা একটি চ্যানেলে একটি ট্যাব হিসাবে টাস্ক অ্যাপটিকে যুক্ত করতে পারেন। আপনি চ্যানেলে ট্যাব হিসেবে টাস্ক যোগ করলে, এতে আপনার করণীয় থেকে ব্যক্তিগত কাজ অন্তর্ভুক্ত হবে না।

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে টাস্ক অ্যাপ যুক্ত করার আগে, একটি জিনিস মনে রাখতে হবে। আপনি "টাস্ক" নামে অ্যাপটি খুঁজে পাবেন না। বর্তমানে, আপনি এটিকে 'পরিকল্পনাকারী' নামে খুঁজে পাবেন।

ধীরে ধীরে, অবশেষে 'টাস্ক' হওয়ার আগে নামটি 'পরিকল্পনাকারী এবং করণীয় দ্বারা কাজ' এ পরিবর্তিত হবে। পূর্বে পরিবর্তন ইতিমধ্যেই শুরু হয়েছে, এবং কিছু ব্যবহারকারী 'পরিকল্পক' এর পরিবর্তে সেই নামে অ্যাপটি খুঁজে পেতে পারেন। তবে নাম যাই হোক না কেন, কার্যকারিতা একই।

টাস্ক অ্যাপটি ব্যবহার করতে, বাম দিকে নেভিগেশন বারে 'আরও যুক্ত অ্যাপ' বিকল্পে (তিনটি বিন্দু) ক্লিক করুন।

তারপর, 'একটি অ্যাপ খুঁজুন' অনুসন্ধান বারে ক্লিক করুন এবং 'পরিকল্পনা' অনুসন্ধান করুন। আপনার Microsoft টিম রোস্টারে যোগ করতে অ্যাপটিতে ক্লিক করুন।

অ্যাপের বিবরণ উইন্ডো খুলবে। অ্যাপটি ইনস্টল করতে 'যোগ করুন' বোতামে ক্লিক করুন।

প্ল্যানার (বা, পরিকল্পনাকারীর দ্বারা কাজ এবং কিছু ক্ষেত্রে করণীয়) নেভিগেশন বারে প্রদর্শিত হবে। আপনি ভবিষ্যতে অ্যাক্সেসের জন্য নেভিগেশন বারে অ্যাপটিকে পিন করতে পারেন। অ্যাপটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং বিকল্প মেনু থেকে 'পিন' নির্বাচন করুন।

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কাজগুলি ব্যবহার করা

মাইক্রোসফ্ট টিমের টাস্ক অ্যাপটি আপনার কাজ দুটি বিভাগে দেখায়: 'আমার কাজ' এবং 'শেয়ারড প্ল্যান'।

'আমার কাজ' বিভাগে Microsoft টু-ডু অ্যাপ থেকে আপনার তালিকা, সেইসাথে টু ডু এবং আউটলুকে আপনার যোগ করা যেকোনো কাজ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এতে 'আমাকে অ্যাসাইনড'-এর জন্য একটি বিভাগও রয়েছে যা আপনাকে বিশেষভাবে অ্যাসাইন করা প্ল্যানারের যেকোনো কাজ দেখায় যাতে আপনার কাছে সবসময় কাজের তালিকা থাকতে পারে।

শেয়ার্ড প্ল্যান বিভাগে প্ল্যানার অ্যাপের কাজ বা পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যা টিমে যোগ করা হয়েছে।

'আমার কাজ' বিভাগে গুরুত্বপূর্ণ এবং পরিকল্পিত বিভাগগুলিও রয়েছে। গুরুত্বপূর্ণ বিভাগটি করণীয় থেকে শুরু করে প্ল্যানারে আপনাকে বরাদ্দ করা সমস্ত কাজগুলিকে দেখায় যা আপনি তারকাচিহ্নিত করেছেন।

পরিকল্পিত বিভাগ আপনার সমস্ত কার্যগুলি দেখায় যেগুলির একটি নির্দিষ্ট তারিখ রয়েছে, করণীয় থেকে শুরু করে সেইসাথে পরিকল্পনাকারী যা আপনাকে বরাদ্দ করা হয়েছে, তারিখ অনুসারে বাছাই করা হয়েছে যাতে আপনি আপনার সময় সারণীর ট্র্যাক রাখতে পারেন। এটি এমন প্ল্যানের কাজগুলিও দেখায় যেগুলি আপনার টিমের অংশ নয় কিন্তু নেটিভ প্ল্যানার অ্যাপে উপস্থিত রয়েছে৷

নতুন টাস্ক তৈরি করা

টাস্ক অ্যাপ এই অন্যান্য অ্যাপ থেকে আপনার সমস্ত কাজ দেখায় না; আপনি নতুন কাজও তৈরি করতে পারেন।

নতুন তালিকা বা পরিকল্পনা তৈরি করতে স্ক্রিনের নীচের দিকে 'নতুন তালিকা বা পরিকল্পনা' বিকল্পে ক্লিক করুন।

একটি নতুন টাস্ক তৈরি করার উইন্ডো প্রদর্শিত হবে। আপনার তালিকা দিন বা একটি শিরোনাম পরিকল্পনা. তারপরে, 'Create in'-এর অধীনে ড্রপ-ডাউন মেনুতে যান এবং এটি কী ধরনের কাজ হতে চলেছে তা নির্বাচন করুন। আপনি যদি একটি ব্যক্তিগত তালিকা বা দলের নাম তৈরি করতে চান তবে 'আমার কাজ' নির্বাচন করুন এবং আপনি যদি একটি ভাগ করা পরিকল্পনা তৈরি করতে চান তবে চ্যানেল নির্বাচন করুন।

তারপর, 'তৈরি করুন' বোতামে ক্লিক করুন।

একটি বিদ্যমান তালিকা বা পরিকল্পনায় একটি নতুন কাজ তৈরি করতে, প্রথমে সেই তালিকা/প্ল্যানে যান৷ ধরুন আপনি টু-ডু-এর জন্য একটি নতুন ব্যক্তিগত টাস্ক তৈরি করতে চান, 'মাই টাস্ক'-এর অধীনে 'টাস্ক'-এ যান।

তারপর, 'Add a Task' অপশনে ক্লিক করুন।

টাস্কের শিরোনাম, এবং একটি অগ্রাধিকার স্থিতি বা নির্ধারিত তারিখ লিখুন যদি একটি থাকে। এবং কাজটি সংরক্ষণ করতে 'ওকে' বোতামে (চেকমার্ক আইকন) ক্লিক করুন।

টাস্ক সম্পর্কে আরও তথ্য সম্পাদনা করতে, যেমন বিবরণ বা সাবটাস্ক যোগ করা, টাস্কটিতে ক্লিক করুন।

সম্পাদনা উইন্ডো খুলবে। 'চেকলিস্ট'-এ যান এবং টাস্কের জন্য সাবটাস্ক যোগ করুন যেখানে বলা আছে 'একটি আইটেম যোগ করুন'।

একইভাবে, একটি নতুন শেয়ার্ড প্ল্যান টাস্কের জন্য, প্ল্যানের নামে যান এবং ‘Add a Task’ অপশনে ক্লিক করুন। একটি প্ল্যানে একটি নতুন কাজের জন্য শুধুমাত্র পার্থক্য হবে কলামের বিভাগগুলি। পরিকল্পনাকারীর জন্য একটি নতুন টাস্ক তৈরি করার সময় আপনি 'অ্যাসাইনড টু' এবং 'বাকেট' বিভাগের বিশদ বিবরণ লিখতে পারেন।

আপনার টাস্ক দেখা হচ্ছে

করণীয় কাজগুলি শুধুমাত্র একটি তালিকা হিসাবে দেখা যেতে পারে, তবে পরিকল্পনাকারী কাজগুলি 4 ধরনের ভিউ সমর্থন করে৷ আপনি একটি তালিকা, বোর্ড, চার্ট, বা সময়সূচী আকারে আপনার কাজগুলি প্রদর্শন করতে পারেন।

ডিফল্টরূপে, 'তালিকা' ভিউ দৃশ্যমান হবে।

বোর্ড ভিউ একটি বোর্ডে কার্ড আকারে সমস্ত কাজ প্রদর্শন করে, যা Microsoft 365-এর নেটিভ প্ল্যানার অ্যাপে ডিফল্ট ভিউ।

চার্ট ভিউ প্ল্যানের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত পরিসংখ্যান চার্ট আকারে প্রদর্শন করে যা এটিকে আরও দৃশ্যমান করে তোলে এবং তাই, সমস্ত তথ্যের ট্র্যাক রাখা সহজ।

এবং সময়সূচী ভিউ একটি ক্যালেন্ডারে আপনার সমস্ত কাজ প্রদর্শন করবে যাতে আপনার সময়সীমার উপর নজর রাখা সহজ হয়।

ভিউ পরিবর্তন করতে, টাস্কগুলির উপরে টুলবারের ডান কোণে সংশ্লিষ্ট বিকল্পটিতে ক্লিক করুন।

একটি ট্যাব হিসাবে কার্য ব্যবহার করা

আপনি একটি টিম চ্যানেলে একটি ট্যাব হিসাবে কার্যগুলি যোগ করতে পারেন৷ একটি চ্যানেলে যোগ করা হলে, অ্যাপটি করণীয় থেকে আপনার ব্যক্তিগত কাজগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করবে না। চ্যানেলে টাস্ক অ্যাপের সাহায্যে, আপনার দল যৌথভাবে পরিকল্পনা তৈরি করতে পারে এবং সমস্ত কাজ হাতে গোছানো রাখতে পারে।

আপনি যে চ্যানেলে প্ল্যানার যোগ করতে চান সেখানে যান এবং একটি নতুন ট্যাব যোগ করতে শীর্ষে থাকা ‘+’ আইকনে ক্লিক করুন।

অ্যাপস থেকে 'প্লানার' অনুসন্ধান করুন এবং এটিতে ক্লিক করুন। আপনি হয় একটি নতুন পরিকল্পনা তৈরি করতে পারেন বা বিদ্যমান একটি যোগ করতে পারেন৷ আপনি যে বিকল্পটি চান তার সাথে সম্পর্কিত রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে একটি পরিকল্পনার নাম লিখুন (একটি নতুন পরিকল্পনা তৈরি করতে) বা ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে একটি বিদ্যমান পরিকল্পনা নির্বাচন করুন৷ তারপর, 'সংরক্ষণ' বিকল্পে ক্লিক করুন।

মাইক্রোসফ্ট টিমের নতুন টাস্ক অ্যাপটি পরিচালনার কাজ, দলের পাশাপাশি ব্যক্তিগত, কেকের টুকরো তৈরি করবে। এবং আসন্ন মাসগুলিতে শুধুমাত্র অ্যাপটিতে একটি বর্ধিতকরণ দেখা যাবে, আরও সংযোজন যেমন পুনরাবৃত্ত কাজ, আমার দিনের তালিকা, ইত্যাদিও আসছে।