ফর্ম এবং পলি অ্যাপ ব্যবহার করে মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কীভাবে একটি পোল তৈরি করবেন

এই সমন্বিত অ্যাপগুলির সাহায্যে মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে পোল করুন৷

মাইক্রোসফ্ট টিম হল, কোন সন্দেহের ছায়া ছাড়াই, সংস্থাগুলির জন্য সহযোগিতা করার জন্য একটি দুর্দান্ত প্ল্যাটফর্ম৷ এটি একই শারীরিক জায়গায় না থাকার সীমাবদ্ধতাগুলিকে দূর করে এবং অগণিত সংস্থাগুলির জন্য অফিস থেকে দূরে অফিস হিসাবে কাজ করে যা দলের সদস্যদের নিখুঁত সাদৃশ্যে কাজ করতে দেয়৷

এটি নিজেই একটি বেশ ভাল অ্যাপ, তবে আরেকটি লুকানো টুল রয়েছে যা আপনি মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে আপনার অস্ত্রাগারে যোগ করতে পারেন যা আপনার সতীর্থদের সাথে আপনার যোগাযোগের উপায়কে মশলাদার করবে। আমরা যে বিষয়ে কথা বলছি তা হল মাইক্রোসফ্ট টিমের পোল। পোলগুলি আপনার দলের মনোযোগ আকর্ষণ করার একটি দুর্দান্ত উপায় এবং যদিও Microsoft টিমগুলিতে পোল তৈরি করার কোনও সরাসরি বৈশিষ্ট্য নেই, আপনি Microsoft টিমগুলিতে সমন্বিত অ্যাপ ব্যবহার করে সেগুলি তৈরি করতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট ফর্ম ব্যবহার করে একটি পোল তৈরি করুন

মাইক্রোসফ্ট ফর্মগুলি মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে একটি সমন্বিত অ্যাপ হিসাবে উপলব্ধ, এবং এটি টিমগুলিতে পোল তৈরি করার সবচেয়ে সহজ এবং সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায় হতে হবে৷

বিঃদ্রঃ: Microsoft ফর্মগুলি শুধুমাত্র Microsoft 365 বিজনেস সাবস্ক্রিপশন সহ Microsoft টিম ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ। টিম ফ্রি ব্যবহারকারীদের এটিতে অ্যাক্সেস নেই।

একটি তাত্ক্ষণিক, রিয়েল-টাইম পোল তৈরি করতে, আপনি যে চ্যানেল বা চ্যাটটি পোল করতে চান সেটি খুলুন এবং 'নতুন পোস্ট' পাঠ্য বাক্সে যান৷ তারপর, 'মেসেজিং এক্সটেনশন' (তিনটি বিন্দু) বিকল্পে ক্লিক করুন।

এখন, খোলা উইন্ডো থেকে 'ফর্ম' নির্বাচন করুন। এটি অনুসন্ধান করুন যদি এটি পরামর্শ পাওয়া যায় না.

'ফর্ম' উইন্ডো খুলবে। আপনার প্রশ্ন এবং বিকল্প যোগ করুন. প্রাথমিকভাবে, প্রশ্ন যোগ করার জন্য দুটি বিকল্প থাকবে। পোলের জন্য আরও পছন্দ যোগ করতে 'অ্যাড বিকল্প'-এ ক্লিক করুন। লোকেদের একাধিক উত্তর নির্বাচন করার অনুমতি দিতে, 'মাল্টিপল চয়েস'-এর জন্য টগল চালু করুন। পোল তৈরি করার পর, 'Next'-এ ক্লিক করুন।

এটি পোলটি কীভাবে প্রদর্শিত হবে তার একটি পূর্বরূপ দেখাবে৷ আপনি সন্তুষ্ট না হলে, 'সম্পাদনা করুন'-এ ক্লিক করুন, অন্যথায় চ্যানেল বা চ্যাটে পোল পোস্ট করতে 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন।

পোলের জন্য পোস্টের দুটি অংশ থাকবে। প্রথম অংশে বিকল্প সহ প্রশ্ন থাকবে যেখান থেকে দলের সদস্যরা তাদের উত্তর জমা দিতে পারবেন। দ্বিতীয় অংশটি সমস্ত দলের সদস্যদের রিয়েল-টাইমে ফলাফলের শতাংশ দেখাবে।

Microsoft ফর্মগুলি ব্যবহার করে তৈরি করা পোলগুলি অন্য ব্যবহারকারীদের রিয়েল-টাইমে ফলাফলে লোকেদের নাম দেখায় না। তবে যে ব্যক্তি পোল তৈরি করেছেন তিনি মাইক্রোসফ্ট ফর্ম ওয়েবসাইটে গিয়ে বিস্তারিত ফলাফল দেখতে পারবেন।

নাম দ্বারা প্রতিক্রিয়া দেখা

নাম এবং অন্যান্য বিবরণ দ্বারা প্রতিক্রিয়া দেখতে, forms.microsoft.com-এ যান, আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন, এবং তারপর 'আমার ফর্ম' বিভাগের অধীনে Microsoft টিমগুলিতে আপনার তৈরি পোলটি নির্বাচন করুন।

পোল খোলার পরে, প্রতিক্রিয়াগুলির বিস্তারিত ওভারভিউ দেখতে 'প্রতিক্রিয়া' ট্যাবে ক্লিক করুন।

আরও ব্রেকডাউন করতে এবং পৃথক ব্যক্তিদের প্রতিক্রিয়া দেখতে, প্রতিক্রিয়া ট্যাবে 'উত্তর পর্যালোচনা করুন', 'ফলাফল দেখুন' বোতামে ক্লিক করুন।

এমনকি 'Open in Excel' বিকল্পে ক্লিক করে আপনি Microsoft Excel-এ পোলের প্রতিক্রিয়া রপ্তানি করতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট ফর্মগুলির সাথে একটি সহযোগী পোল তৈরি করুন৷

Microsoft Forms ব্যবহার করে, আপনি আপনার পুরো টিমের সাথে পোলও তৈরি করতে পারেন। সহযোগিতামূলক পোলগুলি কাজে আসে যখন আপনি শুধুমাত্র দলের সদস্যদের নয়, কিন্তু সমস্ত সংস্থার সদস্য বা বহিরাগতদের (যেমন গ্রাহকদের) পোল করতে চান এবং পুরো দলকে পোলের জন্য প্রশ্নগুলি অবদান রাখতে সক্ষম হওয়া উচিত৷

একটি সহযোগিতামূলক পোল তৈরি করতে, আপনি যে চ্যানেলের সাথে পোলে সহযোগিতা করতে চান সেখানে যান৷ বিদ্যমান ট্যাবের পাশে থাকা 'অ্যাড ট্যাব' বিকল্পে (+ আইকন) ক্লিক করুন।

তারপর 'Add a Tab' উইন্ডো থেকে 'ফর্ম' যোগ করুন।

আপনি হয় 'একটি নতুন ফর্ম তৈরি করুন' বা 'একটি বিদ্যমান ফর্ম যোগ করুন' যা প্রত্যেকে সম্পাদনা করতে পারে৷

আপনি যদি একটি নতুন ফর্ম তৈরি করেন তবে আপনার ফর্মের নাম দিন এবং তারপরে 'সংরক্ষণ করুন' এ ক্লিক করুন।

অথবা একটি বিদ্যমান ফর্মে সহযোগিতা করতে, 'একটি বিদ্যমান ফর্ম যোগ করুন'-এর জন্য রেডিও বোতামটি নির্বাচন করার পরে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে ফর্মটি নির্বাচন করুন৷ তারপরে, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'সহযোগীতা' নির্বাচন করুন এবং 'সংরক্ষণ করুন' এ ক্লিক করুন। আপনি যদি 'প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করুন' বা 'ফলাফল দেখান' নির্বাচন করেন, তাহলে পোলটি সম্পাদনা করা যাবে না এবং শুধুমাত্র তথ্য সংগ্রহ করতে ব্যবহৃত হবে।

প্রতিবার আপনি একটি নতুন ফর্মে সহযোগিতা করতে চান, এটি চ্যানেলে একটি ট্যাব হিসাবে যোগ করা যেতে পারে৷

ফর্ম যোগ করার পর, ‘প্রশ্ন’ বিভাগের অধীনে ফর্মে প্রশ্ন যোগ করতে ‘Add new’-এ ক্লিক করুন। আপনি পরিবর্তন করার সাথে সাথে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রশ্নগুলি সংরক্ষণ করে।

সমস্ত প্রশ্ন যোগ করার পর, পোল শেয়ার করতে এবং প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করতে ‘শেয়ার’ বোতামে ক্লিক করুন।

পোলে কে ভোট দিতে পারবে তা নির্বাচন করতে ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন। দুটি বিকল্প থাকবে: 'শুধুমাত্র আমার সংস্থার লোকেরা প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে', বা 'লিঙ্ক সহ যে কেউ প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন'। পোলের জন্য লিঙ্কটি শেয়ার করুন যাতে লোকেরা ভোট দিতে পারে।

পোলের ফলাফলগুলি পোল ট্যাবের 'প্রতিক্রিয়া' বিভাগে পাওয়া যায় এবং চ্যানেলের প্রত্যেকে সেগুলি দেখতে পারে।

পলি অ্যাপ ব্যবহার করে একটি পোল তৈরি করুন

Microsoft Forms শুধুমাত্র Microsoft Business সদস্যতা সহ অ্যাকাউন্টগুলিতে উপলব্ধ, তাই Microsoft Teams Free ব্যবহারকারীরা দলে পোল তৈরি করতে এটি ব্যবহার করতে পারবেন না। তবে চিন্তা করবেন না, মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে আরেকটি সমন্বিত অ্যাপ রয়েছে যা মাইক্রোসফ্ট টিমস ফ্রি এবং সাবস্ক্রিপশন ব্যবহারকারীরা একইভাবে ব্যবহার করতে পারে। পোল তৈরি করার জন্য মাইক্রোসফ্ট ফর্মগুলির একটি চমৎকার বিকল্প।

এটি চ্যানেলে ট্যাব হিসেবে যোগ করে বা সরাসরি 'নতুন পোস্ট' থেকে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটিকে একটি ট্যাব হিসাবে যোগ করলে পুরো দল এটিকে ব্যবহার করতে এবং তাদের পোল এক জায়গায় পরিচালনা করতে দেয়৷ আপনি যেভাবে পোল তৈরি করতে চান না কেন, প্রাথমিক যোগ করার প্রক্রিয়ার পরে, পোল তৈরি করার প্রক্রিয়া একই থাকবে।

বিঃদ্রঃ: পলি সহযোগিতামূলক নয় তাই এটিকে একটি ট্যাব হিসাবে যোগ করলে শুধুমাত্র চ্যানেলের সকল সদস্যদের অ্যাপটি ব্যবহার করার অনুমতি দেয়। কিন্তু আপনি একটি চ্যানেলের অন্যান্য সদস্যদের সাথে পোলে সহযোগিতা করতে পারবেন না।

আপনি যে চ্যানেলে ভোট দিতে চান সেখানে যান। তারপর, পোস্ট টেক্সট বক্সের নীচে 'মেসেজিং এক্সটেনশন' (তিনটি বিন্দু) বিকল্পে ক্লিক করুন।

পলি অনুসন্ধান করুন এবং 'যোগ করুন' বোতামে ক্লিক করুন। এটি করলে আপনার টিম অ্যাকাউন্টের সমস্ত চ্যানেলে আপনার জন্য অ্যাপটি যোগ হবে। এটি শুধুমাত্র আপনার জন্য ইনস্টল করা হবে, সমস্ত দলের সদস্যদের জন্য নয়।

এটিকে সমস্ত দলের সদস্যদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য করতে, আপনি এটিকে একটি নির্দিষ্ট চ্যানেলে একটি ট্যাব হিসাবে যুক্ত করতে পারেন৷ আপনি যে চ্যানেলে ট্যাব যোগ করতে চান সেখানে যান এবং বিদ্যমান ট্যাবের পাশে থাকা ‘+’ আইকনে ক্লিক করুন।

একটি ট্যাব যোগ করার জন্য উইন্ডো খুলবে। সার্চ বক্স থেকে 'পলি' অনুসন্ধান করুন এবং 'যোগ করুন' বোতামে ক্লিক করুন। 'অ্যাড' বোতামে ক্লিক করলে অ্যাপটি ইনস্টল হয়ে যাবে। এটিকে একটি ট্যাব হিসেবে সফলভাবে যুক্ত করতে, পরবর্তী উইন্ডোতে ‘সংরক্ষণ করুন’-এ ক্লিক করুন।

একবার আপনি পলি যোগ করলে, ট্যাব বা অ্যাপ হিসেবেই হোক, আপনাকে পলিতে আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করতে হবে এবং এটিকে প্রয়োজনীয় অনুমতি দিতে হবে। আপনি যদি প্রতিষ্ঠানের মালিক হন, তাহলে আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকেও সম্মতি দিতে পারেন এবং অন্য ব্যবহারকারীদের অনুমতি পর্যালোচনা করার প্রয়োজন হবে না।

এখন, যদি আপনি এটি একটি ট্যাব হিসাবে যুক্ত করেন, ট্যাবে যান এবং একটি নতুন পোল তৈরি করতে 'তৈরি করুন' বোতামে ক্লিক করুন।

আপনি এটিকে একটি অ্যাপ হিসেবে যুক্ত করলে, পলির আইকনটি অন্যান্য অ্যাপের সাথে নতুন পোস্ট বিভাগে যোগ করা হবে। এটিতে ক্লিক করুন।

একটি পোল তৈরির উইন্ডো খুলবে এবং উভয় ক্ষেত্রেই এটি ঠিক একই রকম হবে৷ প্রশ্ন লিখুন এবং উত্তরের জন্য অন্তত দুটি পছন্দ। আপনি 'অ্যাড চয়েস' বোতামে ক্লিক করে আরও পছন্দ যোগ করতে পারেন।

এছাড়াও আপনি ফলাফলের সেটিংস পরিবর্তন করতে পারেন এবং উপলব্ধ তিনটি বিকল্প থেকে বেছে নিতে পারেন: 'পোল বন্ধ হওয়ার পরে ফলাফল উপলব্ধ', 'রিয়েল-টাইমে ফলাফল দেখান' এবং 'শ্রোতাদের সাথে ফলাফল শেয়ার করবেন না'। একইভাবে, ভোটটি 'বেনামী' বা 'অ-বেনামী' হবে কিনা তা চয়ন করুন। তারপর, 'প্রিভিউ' বোতামে ক্লিক করুন।

পোল কার্ডটি পাঠানোর পরে এটি কীভাবে প্রদর্শিত হবে তার একটি পূর্বরূপ প্রদর্শিত হবে। এটি পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে 'সম্পাদনা করুন'-এ ক্লিক করুন, অন্যথায় 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন।

ভোট চ্যানেলে পাওয়া যাবে। এবং আপনি পোল তৈরি করার সময় ফলাফল দেখানোর জন্য এটি কনফিগার করেছেন কিনা তার উপর ভিত্তি করে, আপনার দলের সদস্যরাও রিয়েল-টাইমে ফলাফল দেখতে সক্ষম হবেন।

যদিও Microsoft টিমগুলিতে সরাসরি পোল তৈরি করার বৈশিষ্ট্য নেই, আপনি Microsoft ফর্ম বা পলির জন্য সমন্বিত অ্যাপ ব্যবহার করে সেগুলি পেতে পারেন। Microsoft ফর্মগুলি আপনাকে দলগুলিতে ব্যক্তিগত এবং সহযোগী পোল করতে দেয় এবং Microsoft টিমগুলিতে পোল করার জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক পদ্ধতি হতে হবে৷ কিন্তু পলিও একটি ভাল বিকল্প, বিশেষত Microsoft টিম ফ্রি ব্যবহারকারীদের জন্য, এই বিবেচনায় যে ফর্মগুলি শুধুমাত্র Microsoft 365 ব্যবসায়িক গ্রাহকদের জন্য উপলব্ধ।