গুগল শীটে একটি ড্রপ ডাউন মেনু কীভাবে সন্নিবেশ করা যায়

আপনি Google পত্রকগুলিতে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে পারেন বিভিন্ন কক্ষের আইটেমগুলির তালিকা ব্যবহার করে বা ম্যানুয়ালি আইটেমগুলি প্রবেশ করে৷

একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা (একটি ড্রপ-ডাউন মেনু বা পুলডাউন মেনু নামেও পরিচিত) হল একটি মেনু, একটি তালিকা বাক্সের মতো, যা ব্যবহারকারীদের পূর্ব-নির্ধারিত বিকল্পগুলির একটি তালিকা থেকে একটি বিকল্প বেছে নিতে দেয়। ড্রপ-ডাউন তালিকা নিশ্চিত করে যে ব্যবহারকারীরা কেবলমাত্র সেই মানগুলি প্রবেশ করান যা একটি প্রদত্ত তালিকায় উপলব্ধ কোষগুলিতে।

Google পত্রকগুলিতে সহযোগিতা করার সময়, কখনও কখনও, আপনি অন্য ব্যবহারকারীদের একটি কলামে বারবার মান লিখতে চাইতে পারেন। ভুলতা, টাইপো এড়াতে এবং ডেটা এন্ট্রি ফাস্টনার তৈরি করতে, ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র প্রদত্ত মানগুলি ইনপুট করে তা নিশ্চিত করতে আপনি একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা যোগ করতে চাইতে পারেন।

উদাহরণ স্বরূপ, আপনি আপনার দল যে কাজগুলো করতে চান তার একটি তালিকা তৈরি করছেন। এবং আপনি চান যে আপনার টিম প্রতিটি টাস্কের স্ট্যাটাস আপডেট করুক যেমনটি সম্পন্ন, মুলতুবি, অগ্রাধিকার, এড়িয়ে যাওয়া এবং টাস্ক-ইন প্রগতি। এটি করার জন্য, আপনি টাস্ক স্ট্যাটাসের একটি তালিকা সহ একটি ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করতে পারেন যেখানে ব্যবহারকারী ম্যানুয়ালি ডেটা প্রবেশ করার পরিবর্তে নির্বাচন করতে পারেন।

এই টিউটোরিয়ালে, আমরা Google Sheets-এ একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি এবং পরিচালনা করার বিষয়ে সবকিছু কভার করব।

Google পত্রকগুলিতে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করা

ড্রপ-ডাউন হল একটি ডেটা যাচাইকরণ ফাংশন যা ব্যবহারকারীদের ওয়ার্কশীটে কী লিখতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়। আপনি Google পত্রকগুলিতে ডেটা যাচাইকরণ ডায়ালগ ব্যবহার করে দ্রুত একটি ড্রপ-ডাউন তৈরি করতে পারেন৷

দুটি উপায়ে আপনি Google পত্রকগুলিতে একটি ড্রপ-ডাউন মেনু যোগ করতে পারেন৷ আপনি হয় একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে পারেন কক্ষের পরিসরের মান সহ বা তালিকার জন্য ম্যানুয়ালি আইটেমগুলি নির্দিষ্ট করে৷

Google পত্রকগুলিতে কক্ষগুলির একটি পরিসর ব্যবহার করে একটি ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করুন৷

আপনি কক্ষের একটি পরিসরে থাকা আইটেমগুলির একটি তালিকা ব্যবহার করে Google পত্রকগুলিতে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে পারেন৷

প্রথমে, Google স্প্রেডশীট খুলুন এবং ড্রপ-ডাউন তালিকায় আপনি যে কক্ষগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তার একটি পরিসরে আইটেমগুলির তালিকা লিখুন৷ এখানে, এই উদাহরণ স্প্রেডশীটে, আমাদের কাছে শাখা হিসাবে শহরের নামের একটি তালিকা রয়েছে।

এরপরে, ঘর বা ঘরের পরিসর নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করতে চান। এটি একই ওয়ার্কশীটে বা একটি পৃথক ওয়ার্কশীটে হতে পারে।

তারপর, স্প্রেডশীটের শীর্ষে 'ডেটা' মেনুতে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউনে 'ডেটা যাচাইকরণ' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

অথবা আপনি ঘর (গুলি) নির্বাচন করার পরে ডান-ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনুর নীচে 'ডেটা যাচাইকরণ' নির্বাচন করুন।

ডেটা যাচাইকরণ ডায়ালগ বক্স পপ আপ হবে। এখানে, আপনি বিভিন্ন সেটিংসের সাথে আপনার ড্রপ-ডাউন তালিকাকে সংজ্ঞায়িত এবং কাস্টমাইজ করতে পারেন।

সেল রেঞ্জ

প্রথম ক্ষেত্র, 'সেল পরিসর', সেই অবস্থানটি নির্দিষ্ট করে যেখানে ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করা হবে। যেহেতু আমরা ইতিমধ্যেই এটির জন্য একটি পরিসর নির্বাচন করেছি, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূর্ণ হয়৷

আপনি সেল রেঞ্জ ক্ষেত্রের একটি 'টেবিল আইকন'-এ ক্লিক করে এবং যেখানে আপনি ড্রপ-ডাউন তালিকা সন্নিবেশ করতে চান সেগুলির পরিসর নির্বাচন করে এটি পরিবর্তন করতে পারেন।

নির্ণায়ক

এর পরে, মানদণ্ড বিভাগে একটি ড্রপ-ডাউনে বিকল্পগুলির একটি তালিকা রয়েছে এবং আপনার শুধুমাত্র প্রথম দুটি বিকল্পের প্রয়োজন। আপনি অন্যান্য বিকল্পগুলির সাথে একটি ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করতে পারবেন না।

ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন এবং মানদণ্ড হিসাবে একটি পরিসর যোগ করতে 'একটি পরিসর থেকে তালিকা' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

এর পাশের ক্ষেত্রটিতে, ড্রপ-ডাউন তালিকায় আপনি যে সমস্ত মানগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান সেগুলি ধারণ করে ঘরের রেফারেন্স/পরিসীমা লিখুন। ম্যানুয়ালি পরিসরে প্রবেশ করার পরিবর্তে, শুধু 'ডাটা পরিসর নির্বাচন করুন' আইকনে ক্লিক করুন (টেবিল আইকন)।

Select a data range নামে আরেকটি পপ-আপ আসবে। এখন, শুধুমাত্র সেই ঘর/পরিসরটি নির্বাচন করুন যাতে আইটেমগুলির তালিকা রয়েছে এবং অবস্থান স্বয়ংক্রিয়ভাবে 'একটি ডেটা পরিসর নির্বাচন করুন' ডায়ালগ বক্সে যুক্ত হয়। তারপর, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন। আপনি যখন একটি ভিন্ন পত্রক থেকে একটি পরিসর নির্বাচন করেন, তখন পত্রকের নামটি তালিকার অবস্থানে অন্তর্ভুক্ত করা হয়।

উপরের উদাহরণে, শীট 3-এর A2:A13-এ আইটেমগুলির তালিকা এবং শীট 4-এর C2:C17-এ ড্রপ-ডাউন তৈরি করা হচ্ছে।

ঘরে ড্রপডাউন তালিকা দেখান

নিশ্চিত করুন যে 'সেলে ড্রপডাউন তালিকা দেখান' চেকবক্স সক্রিয় আছে। যদি এই বিকল্পটি চেক না করে রেখে যায়, আপনি এখনও কক্ষে ডাবল-ক্লিক করে তালিকা থেকে আইটেমগুলি প্রবেশ করতে পারেন তবে আপনি ঘরে ড্রপ-ডাউন আইকনটি দেখতে পাবেন না।

অবৈধ তথ্য উপর

কেউ তালিকায় নেই এমন কিছু (অবৈধ ডেটা) প্রবেশ করলে কী ঘটবে তাও আপনি চয়ন করতে পারেন। আপনি 'অবৈধ ডেটাতে' সেটিং এর জন্য 'শতবাণী দেখান' বা 'ইনপুট প্রত্যাখ্যান করুন' রেডিও বোতামটি বেছে নিতে পারেন। 'শো সতর্কতা দেখান' বিকল্পটি ব্যবহারকারীর ইনপুট গ্রহণ করে তবে একটি সতর্কতা সহ যখন 'ইনপুট প্রত্যাখ্যান করুন' বিকল্পটি সম্পূর্ণরূপে এন্ট্রিকে প্রত্যাখ্যান করে।

চেহারা

চেহারা বিকল্পের সাহায্যে, আপনি ব্যবহারকারীকে কীভাবে ড্রপ-ডাউন তালিকা ব্যবহার করবেন বা কোষগুলিতে কী ধরণের মান গ্রহণ করা হবে তার একটি ইঙ্গিত দিতে পারেন।

এই বিকল্পটি সক্রিয় করতে, 'বৈধকরণ সহায়তা পাঠ্য দেখান' চেক বক্সটি নির্বাচন করুন এবং এটির ঠিক নীচে একটি পাঠ্য বাক্স উপস্থিত হবে। আপনি পাঠ্য বাক্সে যে নির্দেশাবলী প্রদর্শন করতে চান তা টাইপ করুন।

একবার আপনি কনফিগারেশন সম্পন্ন হলে, পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করতে 'সংরক্ষণ করুন' বোতামে ক্লিক করুন।

গুগল শীটে ড্রপ-ডাউন কীভাবে কাজ করে

এখন, ড্রপ-ডাউন তালিকাগুলি সেল C2:C17-এ তৈরি করা হয়েছে এবং আপনি যখন একটি ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করবেন, এটি আইটেমগুলির তালিকা দেখাবে।

এখন, যদি একজন ব্যবহারকারী এমন একটি মান প্রবেশ করে যা তালিকায় নেই তবে সেই সেলটি অবৈধ ডেটা হিসাবে চিহ্নিত করা হয়। আপনি সেল C6 এর উপরের বাম কোণে মার্কারটি লক্ষ্য করতে পারেন। এর কারণ হল আমরা ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়ালগে 'অবৈধ ডেটা' সেটিং-এ 'সতর্কতা দেখান' বিকল্পটি বেছে নিয়েছি।

এবং আপনি যখন মার্কারের উপর ঘুরবেন, আপনি সতর্কতা বার্তা দেখতে পাবেন।

এইভাবে আপনি Google Sheets-এ একটি ডায়নামিক ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করেন।

Google পত্রকগুলিতে ম্যানুয়ালি আইটেমগুলি প্রবেশ করে একটি ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করুন৷

আপনি যদি একটি স্ট্যাটিক ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে চান এবং আপনার কাছে স্প্রেডশীটে বিভিন্ন কক্ষের আইটেমগুলির তালিকা না থাকে, তাহলে আপনি ডেটা যাচাইকরণ ডায়ালগ বক্সে আইটেমগুলি ম্যানুয়ালি নির্দিষ্ট করতে পারেন।

এই পদ্ধতিটি উপযোগী হতে পারে যদি আপনি শুধুমাত্র হ্যাঁ এবং না, অনুমোদিত এবং প্রত্যাখ্যাত, স্টকে থাকা এবং বিক্রি হয়ে যাওয়া ইত্যাদির মতো আইটেমগুলির সাথে একটি সাধারণ ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে চান৷ আপনি কীভাবে এটি করবেন তা এখানে:

সেল বা কক্ষের গোষ্ঠী নির্বাচন করুন যার জন্য আপনি একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা যোগ করতে চান।

মেনুতে 'ডেটা' ট্যাবে ক্লিক করুন এবং 'ডেটা ভ্যালিডেশন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

ডেটা যাচাইকরণ পপ-আপ বক্সে, নিশ্চিত করুন যে 'সেল পরিসর' ক্ষেত্রে সঠিক ঘর বা পরিসরটি নির্বাচন করা হয়েছে।

মানদণ্ড ড্রপ-ডাউনে, আপনাকে এবার 'আইটেমের তালিকা' নির্বাচন করতে হবে।

এটির পাশের ক্ষেত্রটিতে, ড্রপ-ডাউন তালিকায় আপনি যে আইটেমগুলি চান তা ম্যানুয়ালি টাইপ করুন এবং প্রতিটি আইটেমকে একটি কমা দিয়ে আলাদা করতে ভুলবেন না যাতে কোনও স্থান নেই৷ আমাদের উদাহরণের জন্য, আমরা লিঙ্গ প্রদর্শন করতে চাই, তাই আমরা 'পুরুষ, মহিলা এবং নির্দিষ্ট নয়' লিখি।

আপনি আইটেমের নামের ভিতরে স্থান যোগ করতে পারেন কিন্তু আইটেমগুলির মধ্যে নয়। আইটেমগুলি পাঠ্য, তারিখ, সংখ্যা, সূত্র এবং চেকবক্স করতে পারে।

নিশ্চিত করুন যে 'সেলে ড্রপডাউন তালিকা দেখান' বিকল্পটি চেক করা আছে। যেহেতু এটি একটি স্ট্যাটিক তালিকা এবং আমরা ঘরে অন্য কোনো ইনপুট চাই না, আমরা 'ইনপুট প্রত্যাখ্যান' বিকল্পটি নির্বাচন করেছি।

একবার আপনি পরিবর্তনগুলি করে ফেললে, আবেদন করতে 'সংরক্ষণ করুন' এ ক্লিক করুন।

এখন, নির্বাচিত পরিসরের প্রতিটি ঘরে একটি স্ট্যাটিক ড্রপ-ডাউন তৈরি করা হয়েছে। ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন বা ঘরে ডাবল-ক্লিক করুন বা একটি আইটেম নির্বাচন করতে ঘরে 'এন্টার' টিপুন।

যদি একজন ব্যবহারকারী এমন একটি মান প্রবেশ করে যা তালিকায় নেই, তথ্য যাচাইকরণ ইনপুট প্রত্যাখ্যান করে এবং আপনাকে একটি ত্রুটি বার্তা দেখাবে। এর কারণ হল আমরা ডেটা যাচাইকরণে 'অবৈধ ডেটা'-এর জন্য 'ইনপুট প্রত্যাখ্যান' বিকল্পটি বেছে নিয়েছি।

ত্রুটি ব্যবহারকারীকে জানাবে যে তারা একটি নির্দিষ্ট কক্ষে অবৈধ ডেটা প্রবেশ করেছে এবং তাদের নির্দিষ্ট মানগুলির মধ্যে একটি প্রবেশ করতে হবে।

Google পত্রকগুলিতে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা সম্পাদনা করুন৷

এমন সময় হতে পারে যখন আপনি নতুন আইটেম যোগ করতে, আইটেম পরিবর্তন করতে বা ইতিমধ্যে তৈরি ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে আইটেমগুলি সরাতে চান। প্রাক-বিদ্যমান ড্রপ-ডাউন তালিকায় আইটেমগুলির একটি নতুন তালিকা সরবরাহ করাও সম্ভব।

কক্ষের পরিসরে যান বা সেল(গুলি) সহ পত্রকটিতে যান যাতে আপনার ড্রপ-ডাউন তালিকার জন্য ব্যবহৃত আইটেমগুলির তালিকা রয়েছে৷ এই ঘরগুলির বিষয়বস্তুতে পছন্দসই পরিবর্তন করুন। আপনি নতুন আইটেম যোগ করতে পারেন, পূর্বে বিদ্যমান আইটেমগুলি সম্পাদনা করতে পারেন এবং এই ঘরগুলি থেকে আইটেমগুলি সরাতে পারেন৷

এটি মূল তালিকা যা আমরা আগে একটি ড্রপ-ডাউন তৈরি করতে ব্যবহার করেছি:

এখন, আমরা তালিকায় কিছু পরিবর্তন করেছি। আমরা একটি নতুন আইটেম স্টকহোম যোগ করেছি, ভিয়েনা সরিয়েছি এবং নিউ ইয়র্ককে নিউ জার্সিতে পরিবর্তন করেছি।

এছাড়াও আপনি ডেটা যাচাইকরণ ডায়ালগ বক্সে ম্যানুয়ালি প্রবেশ করা আইটেমগুলি সম্পাদনা করতে পারেন৷

আমরা আইটেমগুলির তালিকা সম্পাদনা করার পরে, ড্রপ-ডাউন তালিকা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে। কিন্তু মূল ড্রপ-ডাউন ব্যবহার করে পূর্বে প্রবেশ করা কিছু এন্ট্রি অবৈধ হিসেবে চিহ্নিত করা হয়েছে। যেহেতু এই মানগুলি তালিকায় সম্পাদনা করা হয়েছে, সেগুলিকে অবৈধ হিসাবে চিহ্নিত করা হয়েছে৷

এখন, আপনি যখন ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করবেন, আপনি একটি নতুন আপডেট করা ড্রপ-ডাউন তালিকা পাবেন।

বিঃদ্রঃ: আপনি যদি তালিকায় আইটেমগুলি যোগ করেন বা মুছন তবে ড্রপ-ডাউন তালিকায় সমস্ত আইটেম সঠিকভাবে দেখানোর জন্য ডেটা যাচাইকরণের মানদণ্ডে পরিসীমা নির্বাচন পরিবর্তন করতে ভুলবেন না।

Google পত্রকগুলিতে একটি ড্রপ ডাউন তালিকা অনুলিপি করুন৷

একাধিক শীটে একই ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করার পরিবর্তে, আপনি দ্রুত একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা এক ঘর থেকে একাধিক কক্ষে এক বা একাধিক শীটে অনুলিপি করতে পারেন।

ড্রপ-ডাউন তালিকা দ্রুত কপি করতে আপনি সহজ কপি এবং পেস্ট পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন।

এটি করতে, একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা সহ ঘরটি নির্বাচন করুন, ডান-ক্লিক করুন এবং 'কপি' নির্বাচন করুন বা 'Ctrl + C' টিপুন। তারপর, সেল বা সেলের পরিসর নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ড্রপ-ডাউন তালিকা সন্নিবেশ করতে চান, ডান-ক্লিক করুন এবং 'পেস্ট' নির্বাচন করুন বা ড্রপ-ডাউন পেস্ট করতে 'Ctrl + V' টিপুন।

কিন্তু এই পদ্ধতিটি সেল ফরম্যাটিং (রঙ, শৈলী, সীমানা, ইত্যাদি) পাশাপাশি ড্রপ-ডাউন তালিকার এন্ট্রিও কপি করবে।

এটি এড়াতে আপনাকে পেস্ট বিশেষ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে হবে। আপনি কিভাবে এটি করবেন তা এখানে।

প্রথমে, ড্রপ-ডাউন তালিকার সাথে সেল (Ctrl + C) নির্বাচন করুন এবং অনুলিপি করুন। তারপরে, যে ঘর/পরিসরে আপনি ড্রপ-ডাউন তালিকাটি অনুলিপি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। নির্বাচিত কক্ষে ডান-ক্লিক করুন, 'পেস্ট স্পেশাল' বিকল্পটি প্রসারিত করুন এবং 'শুধুমাত্র ডেটা বৈধকরণ আটকান' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

এটি আপনার পছন্দসই অবস্থানে ড্রপ-ডাউন তালিকাটি অনুলিপি করবে।

একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা সরান Google পত্রকগুলিতে৷

যদি আপনার আর ড্রপ-ডাউন মেনুর প্রয়োজন না থাকে এবং আপনি সেগুলি মুছতে চান, আপনি কয়েকটি মাউস ক্লিকের মাধ্যমে সহজেই তা করতে পারেন।

একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা মুছে ফেলার জন্য, ঘর বা কক্ষ নির্বাচন করুন যেখানে আপনি ড্রপ-ডাউন তালিকাটি সরাতে চান। তারপরে, 'ডেটা' মেনুতে ক্লিক করুন এবং 'ডেটা যাচাইকরণ' নির্বাচন করুন।

এখন, ডেটা ভ্যালিডেশন ডায়ালগ উইন্ডোর নিচের 'Remove validation' বোতামে ক্লিক করুন এবং 'Save' এ ক্লিক করুন।

এটাই. আপনার ড্রপ-ডাউন তালিকা মুছে ফেলা হয়েছে। কিন্তু সেই ড্রপ-ডাউন তালিকাগুলি ব্যবহার করে আমরা যে ডেটা দিয়েছি তা তারা আপনাকে রেখে দেবে।