গুগল শীটে ডুপ্লিকেট ডেটা কীভাবে হাইলাইট করবেন

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস ব্যবহার করে একটি Google শীটে ডুপ্লিকেট ডেটা সহজেই হাইলাইট করুন (এমনকি সরানও)।

স্প্রেডশীটে ডেটা সংগঠিত করার ক্ষেত্রে Google পত্রক সম্ভবত সেরাগুলির মধ্যে একটি৷ এটির অফার করা বহুবিধ বৈশিষ্ট্য ছাড়াও, আপনার সাইন-ইন শংসাপত্র সহ বিশ্বের যেকোনো কম্পিউটার থেকে Google পত্রক অ্যাক্সেস করা যেতে পারে।

শীট থেকে তথ্য অ্যাক্সেস করার ক্ষেত্রে প্রধান চুক্তি-ব্রেকারগুলির মধ্যে একটি হল 'ডুপ্লিকেট ডেটা'। এটি শীটে উপলব্ধ তথ্য বোঝার এবং সম্পূর্ণরূপে ব্যবহার করার ক্ষেত্রে একটি বাধা তৈরি করে। আপনি যদি প্রতিটি ডুপ্লিকেট এন্ট্রি ম্যানুয়ালি মুছতে চান, তাহলে বড় স্প্রেডশীটের ক্ষেত্রে এটি চিরতরে লেগে যাবে।

গুগল শীট বিভ্রান্তি এড়াতে 'ডুপ্লিকেট ডেটা' হাইলাইট করার বিকল্প অফার করে, এইভাবে ডুপ্লিকেট এন্ট্রিগুলি সরানোর প্রক্রিয়াটিকে সহায়তা করে। আপনি একটি কলাম বা একটি সম্পূর্ণ সারির একটি নির্দিষ্ট ঘরে ডুপ্লিকেট এন্ট্রি হাইলাইট করতে পারেন।

একটি কলামে ডুপ্লিকেট সেল হাইলাইট করা

এটি একটি মোটামুটি সহজ পদ্ধতি এবং কলামের শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসের মাধ্যমে অর্জন করা যেতে পারে।

আপনি শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং যোগ করতে চান এমন একটি কলামের এন্ট্রিগুলি নির্বাচন করুন এবং তারপরে শীর্ষে 'ফর্ম্যাট' নির্বাচন করুন।

ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং' নির্বাচন করুন।

আপনার যদি ইতিমধ্যেই শীটে একটি শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করা থাকে তবে নীচে 'অন্য নিয়ম যোগ করুন'-এ ক্লিক করুন।

'পরিসরে প্রয়োগ করুন' আপনার নির্বাচিত কক্ষগুলির সঠিক সেটটি উল্লেখ করে কিনা তা পরীক্ষা করুন। এরপরে, একটি বিকল্প নির্বাচন করতে 'ফরম্যাট সেল ইফ'-এর অধীনে বাক্সে ক্লিক করুন।

তালিকার নীচে স্ক্রোল করুন এবং 'কাস্টম সূত্র হল' নির্বাচন করুন, যা শেষ বিকল্প।

ডুপ্লিকেট সেল হাইলাইট করতে, আমরা ব্যবহার করব গণনা ফাংশন এটি পরীক্ষা করে যে কোনো এন্ট্রি একাধিকবার পুনরাবৃত্তি হয়েছে কিনা এবং তারপর সেগুলিকে হাইলাইট করে।

=গণনা(ব্যাপ্তি, মানদণ্ড)>1

একজন ব্যবহারকারীকে শীটে উপলব্ধ তথ্য অনুযায়ী সূত্রে প্রয়োজনীয় সমন্বয় করতে হবে। আমরা যে উদাহরণটি আলোচনা করছি, আমরা নিম্নলিখিত সূত্রটি নিয়ে যাব।

=countif($A$2:$A$9,A2)>1

'কাস্টম সূত্র ইজ'-এর অধীনে টেক্সট বক্সে এই সূত্রটি পেস্ট করুন, 'ফিল কালার' বিকল্পটি ব্যবহার করে হাইলাইট করা ঘরের জন্য একটি রঙ নির্বাচন করুন এবং তারপর 'সম্পন্ন'-এ ক্লিক করুন।

'কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং' করার সময় নির্বাচিত রঙের সাথে ডুপ্লিকেট এন্ট্রিগুলি হাইলাইট করা হয়েছে।

সম্পূর্ণ সারি হাইলাইট করা হচ্ছে

আপনি যখন একাধিক সারি এবং কলাম এবং আন্তঃসম্পর্কিত ডেটা সহ বড় স্প্রেডশীটে কাজ করছেন, তখন পৃথক কক্ষ হাইলাইট করা কাজটি করবে না। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে সম্পূর্ণ সারি হাইলাইট করতে হবে যেহেতু ডুপ্লিকেট ঘরটি স্ক্রিনে দৃশ্যমান নাও হতে পারে। এর জন্য সূত্রটি কিছু ছোটখাট পরিবর্তন সহ উপরে ব্যবহৃত একটির সাথে খুব মিল।

এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র একটি কলামে সদৃশ কক্ষের সন্ধান করবে কিন্তু পৃথক কক্ষের পরিবর্তে সম্পূর্ণ সারিটি হাইলাইট করবে।

আপনি শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করতে চান এমন সমস্ত ঘর (সারি এবং কলাম) নির্বাচন করুন।

এরপরে, 'ফরম্যাট' মেনু থেকে 'কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং' খুলুন যেমন আপনি আগে করেছিলেন। আমরা আগে যে ফরম্যাটিংটি করেছিলাম তা মুছে ফেলুন এবং নীচের অংশে 'অন্য নিয়ম যোগ করুন'-এ ক্লিক করুন। এখন, 'ব্যাপ্তিতে প্রয়োগ করুন' চেক করুন, যদি এটি আপনার হাইলাইট করা সমস্ত ঘর প্রদর্শন করে। এরপর, 'কাস্টম সূত্র হল' নির্বাচন করুন এবং তারপরে নীচের বাক্সে নিম্নলিখিত সূত্রটি প্রবেশ করান।

=countif($A$2:$A$9,$A2)>1

পূর্বের কেস থেকে সূত্রে করা একমাত্র পরিবর্তন হল 'A2' এ '$' যোগ করা কারণ আমাদের কলামের জন্য পরম মান প্রয়োজন।

একবার আপনি হয়ে গেলে, বিন্যাস প্রয়োগ করতে নীচের অংশে 'সম্পন্ন'-এ ক্লিক করুন।

যেহেতু আমরা কলাম A-তে ডুপ্লিকেট এন্ট্রি খুঁজছিলাম, অন্যগুলিকে বিবেচনায় নেওয়া হয়নি৷ এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র একটি এক্সটেনশন যা আমরা আগে আলোচনা করেছি যেখানে ঘরের পরিবর্তে; পুরো সারি হাইলাইট করা হয়.

আপনি অনুরূপভাবে অন্যান্য কলামে অনুরূপ এন্ট্রি পরীক্ষা করতে পারেন সেইসাথে সূত্র পরিবর্তন করে।

একটি Google শীটে ডুপ্লিকেট ডেটা সরানো হচ্ছে

এই পদ্ধতিটি কাজে আসে যখন আপনাকে একটি শীট থেকে ডুপ্লিকেট এন্ট্রি অপসারণ করতে হয়। তাদের প্রত্যেকটিকে ম্যানুয়ালি মুছে ফেললে অনেক বেশি সময় এবং শ্রম খরচ হবে যা সহজেই সংরক্ষণ করা যেতে পারে। স্প্রেডশীটে ডুপ্লিকেট ডেটা সনাক্ত করতে এবং মুছে ফেলার জন্য Google শীট-এর একটি অন্তর্নির্মিত বৈশিষ্ট্য রয়েছে৷

'সদৃশ সরান' বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করে, আপনি উপযুক্ত বিকল্পগুলি নির্বাচন করে সম্পূর্ণ অভিন্ন সারি বা পৃথক ঘরগুলি সহজেই সরাতে পারেন।

আপনি যে কক্ষগুলি পরীক্ষা করতে চান এবং সদৃশ এন্ট্রিগুলি সরাতে চান সেগুলি নির্বাচন করুন এবং তারপরে শীর্ষে 'ডেটা' মেনুতে ক্লিক করুন।

এরপরে, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'সদৃশ সরান' নির্বাচন করুন।

আপনার পছন্দ এবং প্রয়োজনীয়তা অনুসারে প্রতিটি বিকল্পের আগে চেক বক্সগুলিতে টিক/আনটিক করুন এবং তারপরে সেগুলি মুছতে নীচের অংশে 'সদৃশ সরান' এ ক্লিক করুন। আপনি যদি ডুপ্লিকেট সারি চেক করতে চান তবে 'সব নির্বাচন করুন'-এর জন্য চেকবক্সে টিক দিন। যদি আপনি পৃথক কক্ষে ডুপ্লিকেট এন্ট্রি সনাক্ত করতে চান, সেই নির্দিষ্ট কলামের জন্য চেকবক্সে টিক দিন।

Google পত্রক আপনাকে অপসারণ করা এন্ট্রির সংখ্যা এবং অবশিষ্ট থাকা সংখ্যা সম্পর্কে অবহিত করবে৷ অবশেষে, বাক্সটি বন্ধ করতে 'ঠিক আছে' এ ক্লিক করুন।

ডুপ্লিকেট সেল এবং সারি হাইলাইট করা এবং মুছে ফেলা এখন খুব একটা কাজ হবে না। অধিকন্তু, এটি নিশ্চিত করবে যে আপনি ডুপ্লিকেট এন্ট্রিগুলির সাথে জড়িত থাকার পরিবর্তে মনোযোগের প্রয়োজন এমন অংশে ফোকাস করতে পারেন। ডুপ্লিকেট ডেটা শুধুমাত্র বিভ্রান্তি এবং ত্রুটির দিকে নিয়ে যায় না কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ ডেটা নিয়ে কাজ করার সময় গুরুতর প্রতিক্রিয়া হতে পারে।

ডুপ্লিকেট এন্ট্রি হাইলাইট করার জন্য আপনার বিভিন্ন ফাংশন, সূত্র এবং তাদের পরিবর্তন সম্পর্কে ন্যায্য জ্ঞান থাকা উচিত। একবার আপনি জিনিসটি জানলে, আপনি অন্যান্য কলামগুলির জন্যও সূত্রটি সংশোধন করতে পারেন, এইভাবে যথেষ্ট সময় বাঁচাতে পারেন।