কে ওয়ার্কবুকে পরিবর্তন করেছে, তারা কি পরিবর্তন করেছে এবং সেগুলি গ্রহণ করবে কি না তা জানতে এক্সেলের ট্র্যাক পরিবর্তন বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন৷
ধরা যাক যে আপনি কাউকে আপনার সাথে এক্সেল ওয়ার্কবুকে প্রুফরিড বা সহযোগিতা করতে বলেছেন। এবং আপনি সেই শেয়ার করা ওয়ার্কবুকে করা পরিবর্তন, সন্নিবেশ এবং মুছে ফেলার ট্র্যাক রাখতে চাইতে পারেন। আপনি Excel এর ট্র্যাক পরিবর্তন বৈশিষ্ট্যের সাহায্যে এটি করতে পারেন, আপনি কে পরিবর্তনগুলি করেছে এবং আপনার ভাগ করা ওয়ার্কশীট/ওয়ার্কবুকে কী পরিবর্তন করেছে তা সনাক্ত করতে পারেন৷
এক্সেল ওয়ার্কশীটগুলি ডিফল্টরূপে ট্র্যাক করা হয় না, তাই আপনি জানতে পারবেন না কী পরিবর্তন করা হয়েছে, কারা সেগুলি করেছে বা কখন৷ কিন্তু যখন ট্র্যাক পরিবর্তন বৈশিষ্ট্য সক্রিয় করা হয়, এক্সেল একটি ওয়ার্কবুকে যেকোনো ব্যবহারকারীর দ্বারা করা সংশোধনের রূপরেখা দেবে। মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার জন্য এটি একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা৷
এক্সেলে ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি কীভাবে চালু করবেন
ওয়ার্কশীটে সমস্ত ডেটা প্রবেশ করানো হয়ে গেলে, এক্সেল ওয়ার্কবুকটি পর্যালোচনার জন্য ভাগ করার আগে 'ট্র্যাক চেঞ্জেস বৈশিষ্ট্য' সক্ষম করুন। তারা পর্যালোচনা শেষ করার পরে, আপনি পরিবর্তিত ডেটার সাথে আপনার আসল ডেটা তুলনা করতে পারেন এবং তারপরে, তাদের পরিবর্তনগুলি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে বেছে নিতে পারেন। তারপর, আপনি ট্র্যাক পরিবর্তন বন্ধ করতে পারেন।
মনে রাখবেন এটি প্রযুক্তিগতভাবে একটি উত্তরাধিকার বৈশিষ্ট্য, তাই আপনি Excel 2019 এবং 365-এ ট্র্যাক পরিবর্তন বিকল্পটি দেখতে পাবেন না। আপনি শুধুমাত্র Excel 2016 এবং নিম্ন সংস্করণের পর্যালোচনা ট্যাবে এই বৈশিষ্ট্যটি খুঁজে পেতে পারেন।
এক্সেলে ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি চালু করতে, 'পর্যালোচনা' ট্যাবে যান এবং 'ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি' এ ক্লিক করুন। তারপরে, ড্রপ-ডাউন থেকে 'হাইলাইট পরিবর্তনগুলি' নির্বাচন করুন।
একটি হাইলাইট পরিবর্তন ডায়ালগ বক্স খুলবে। এতে, 'সম্পাদনা করার সময় পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন' চেক বক্সটি চেক করুন।
এখন আমাদের কাছে তিনটি বিকল্প আছে কখন, কে এবং কোথায়। 'কখন' বক্স আমাদের বেছে নিতে দেয় কবে থেকে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে চান, 'যেহেতু আমি শেষ সংরক্ষণ করেছি, সব, এখনও পর্যালোচনা করা হয়নি, অথবা তারিখ থেকে (নির্দিষ্ট তারিখ)'-এর মধ্যে বেছে নিন। এখানে আমরা কখন বাক্সে 'সব' নির্বাচন করছি।
এবং আমরা বেছে নিচ্ছি, হু ফিল্ডে 'সবাই'। আপনি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের দ্বারা করা পরিবর্তনগুলি বা এই বিকল্পটি সহ সকলের দ্বারা করা পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতেও চয়ন করতে পারেন৷
আপনি যদি পুরো শীটে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে চান, তাহলে এই বাক্সটিকে চেক না করে রেখে দিন। 'স্ক্রীনে পরিবর্তনগুলি হাইলাইট করুন' বক্সটি চেক করুন এবং 'ওকে' বোতামে ক্লিক করুন।
অথবা, আপনি যদি শুধুমাত্র শীটের কিছু অংশে পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে চান, তাহলে আপনি ঘরের পরিসর নির্দিষ্ট করতে পারেন৷ 'কোথায়' বাক্সে ক্লিক করুন এবং ওয়ার্কশীটে সেল রেঞ্জ নির্বাচন করুন। তারপর, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এরপর, 'রিভিউ' ট্যাবে, 'শেয়ার ওয়ার্কবুক' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
শেয়ার ওয়ার্কবুক ডায়ালগ বক্সে, নিশ্চিত করুন যে 'নতুন সহ-লেখক অভিজ্ঞতার পরিবর্তে পুরানো শেয়ার করা ওয়ার্কবুক বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন' চেকবক্সটি চেক করা আছে। তারপর, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
অবশেষে, পর্যালোচনা ট্যাবে 'প্রোটেক্ট শেয়ারড ওয়ার্কবুক' নির্বাচন করুন। এটা Protect Shared Workbook ডায়ালগ বক্স খুলবে। শেয়ার করা ওয়ার্কবুক রক্ষা করুন ডায়ালগ বক্সে, ট্র্যাকিং ইতিহাস অপসারণ থেকে কাউকে আটকাতে 'ট্র্যাক পরিবর্তনের সাথে শেয়ার করা' বিকল্পটি চেক করুন। তারপর, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এর পরে ফাইলটি সংরক্ষণ করুন এবং পর্যালোচনার জন্য আপনার সহযোগীদের সাথে আপনার স্প্রেডশীট ভাগ করুন৷
কীভাবে পরিবর্তনগুলি দেখুন এবং গ্রহণ করবেন বা প্রত্যাখ্যান করবেন
আপনার সমস্ত সহযোগীরা আপনার ওয়ার্কবুক পর্যালোচনা করে কিছু পরিবর্তন করার পরে, আপনি সেই পরিবর্তনগুলি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে পারেন৷
এখন যদি স্প্রেডশীটে কোনো পরিবর্তন করা হয়, এটি একটি রঙিন ঘরের সীমানা এবং ঘরের উপরের বাম কোণে একটি ছোট ত্রিভুজ দ্বারা দেখানো হবে।
বিশদ বিবরণ পরীক্ষা করতে, উপরের-বাম কোণে ছোট ত্রিভুজটি সহ ঘরের উপর আপনার কার্সারটি সরান। কী কী পরিবর্তন করা হয়েছে, কারা সেগুলি করেছে এবং কখন এটি করা হয়েছে তা সহ একটি মন্তব্য বাক্স প্রদর্শিত হয়৷ যদি একাধিক পর্যালোচক আপনার ওয়ার্কশীটে পরিবর্তন করে থাকেন, তাহলে প্রতিটি পর্যালোচককে আলাদা বাক্সের রঙ দেওয়া হবে।
'পর্যালোচনা' ট্যাবে যান এবং পরিবর্তন গোষ্ঠী থেকে 'ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি' নির্বাচন করুন। এইবার, ড্রপ-ডাউন থেকে 'পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করুন বা প্রত্যাখ্যান করুন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
'স্বীকার বা প্রত্যাখ্যান করার জন্য পরিবর্তনগুলি নির্বাচন করুন' ডায়ালগ বক্সে, চালিয়ে যেতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
তারপরে একটি 'স্বীকার করুন বা পরিবর্তনগুলি প্রত্যাখ্যান করুন' ডায়ালগ বক্স খুলবে, এখানে আপনি একের পর এক পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করতে পারেন বা একবারে সমস্ত পরিবর্তন গ্রহণ/প্রত্যাখ্যান করতে পারেন। এখানে, ওয়ার্কশীটে পাওয়া প্রথম পরিবর্তনটি প্রথমে প্রদর্শিত হবে। আমাদের ক্ষেত্রে, প্রথম যে পরিবর্তনটি পাওয়া গেছে তা হল B11 সেলের মান 16.99 থেকে 17.99 এ পরিবর্তিত হয়েছে। একবার আপনি এটি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করলে, পরবর্তী পরিবর্তনটি পরবর্তী লোড-আপ হবে।
'স্বীকার করুন' ক্লিক করার পরে, যে পরিবর্তনটি করা হয়েছিল তা আপনার ওয়ার্কশীটে প্রয়োগ করা হবে। যদি আপনি এটিকে 'প্রত্যাখ্যান করেন' তবে পরিবর্তনটি বিপরীত হবে।
পরিবর্তনের ইতিহাস তালিকাভুক্ত করার জন্য একটি পৃথক ফাইল তৈরি করা
একই ওয়ার্কশীটে পরিবর্তনগুলি দেখার পরিবর্তে, আপনি 'ইতিহাস' নামে একটি পৃথক ওয়ার্কশীটে পরিবর্তনের তালিকাও দেখতে পারেন। ইতিহাসের পাতায় করা পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে প্রতিটি বিশদ তালিকা থাকবে।
ইতিহাস দেখতে, পর্যালোচনা ট্যাব থেকে 'ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি' নির্বাচন করুন এবং ড্রপ-ডাউন থেকে 'হাইলাইট পরিবর্তনগুলি' ক্লিক করুন।
হাইলাইট পরিবর্তন ডায়ালগ বক্সে, 'ঠিক আছে' ক্লিক করার আগে নীচের অংশে 'একটি নতুন শীটে পরিবর্তনের তালিকা' চেকবক্সটি চেক করতে ভুলবেন না।
এটি 'ইতিহাস' নামে একটি নতুন শীট তৈরি করবে যা ওয়ার্কবুকে করা পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে প্রতিটি বিবরণ তালিকাভুক্ত করবে।
ওয়ার্কবুক থেকে ইতিহাস পত্রকটি সরাতে ফাইলটি আবার সংরক্ষণ করুন।
এক্সেলে ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি কীভাবে বন্ধ করবেন
আপনি পর্যালোচনা শেষ করার পরে, আপনি ওয়ার্কবুকে ট্র্যাক পরিবর্তন বৈশিষ্ট্যটি বন্ধ করতে পারেন। এটি সমস্ত ট্র্যাক করা বিশদ (কোষে হাইলাইট) মুছে ফেলবে এবং আপনার ওয়ার্কবুকে আর কোনো পরিবর্তন ট্র্যাক করা বন্ধ করবে।
ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি বন্ধ করার আগে আপনাকে প্রথমে ওয়ার্কবুকটিকে অরক্ষিত করতে হবে৷ এটি করতে, শুধু 'রিভিউ' ট্যাবের অধীনে 'আনপ্রোটেক্ট শেয়ারড ওয়ার্কবুক' বিকল্পে ক্লিক করুন।
ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি বন্ধ করতে, 'পর্যালোচনা' ট্যাবে যান এবং ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি > হাইলাইট পরিবর্তনগুলি নির্বাচন করুন৷
হাইলাইট পরিবর্তন ডায়ালগ বক্সে, 'সম্পাদনা করার সময় পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করুন'-এর পাশের বাক্সটি সাফ করুন, তারপর 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
Excel এ ট্র্যাক পরিবর্তন বৈশিষ্ট্য এখন বন্ধ আছে.