কীভাবে একটি মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিং আমন্ত্রণ পাঠাবেন

আপনার নির্ধারিত Microsoft টিম মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারীদের সহজেই আমন্ত্রণ জানান এবং তাদের প্রতিক্রিয়া ট্র্যাক করুন।

ভার্চুয়াল মিটিং ক্লান্তিকর হতে পারে। এটা সবাই জানে. তাই একজন মিটিং হোস্ট হিসাবে, প্রক্রিয়াটিকে যতটা সম্ভব মসৃণ করার দায়িত্ব আপনার। এর একটি বিশাল অংশ সব সময় অবিলম্বে মিটিং না করার জন্য নেমে আসে।

প্রত্যেকেরই তাদের ক্যালেন্ডারে অনেক কিছু রয়েছে। এবং আগাম একটি হেড-আপ পাওয়া শুধুমাত্র বিবেচ্য নয়, পেশাদারও। সৌভাগ্যবশত, Microsoft টিম মিটিংয়ে লোকেদের আমন্ত্রণ জানানো অত্যন্ত সহজ। আপনি যখন Microsoft Teams-এ একটি মিটিং শিডিউল করেন, আপনি তখনই মিটিংয়ে লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে পারেন।

বিঃদ্রঃ: মাইক্রোসফ্ট টিমস ফ্রি এবং ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টগুলির জন্য, মিটিং শিডিউল করার সময় অংশগ্রহণকারীদের যোগ করার কোনও বিকল্প নেই। আপনাকে ম্যানুয়ালি মিটিং লিংক পাঠাতে হবে। মিটিং আমন্ত্রণ পাঠানোর বিকল্প শুধুমাত্র Microsoft 365 অ্যাকাউন্টের জন্য উপলব্ধ।

বাম দিকের নেভিগেশন প্যানেল থেকে 'ক্যালেন্ডার' ট্যাবে যান।

স্ক্রিনের উপরের-ডান কোণে 'নতুন মিটিং' বোতামে ক্লিক করুন। সময়সূচী উইন্ডো খুলবে।

মিটিংকে একটি শিরোনাম দিন এবং ইভেন্টের জন্য সময় এবং তারিখ নির্বাচন করুন। তারপরে, আপনি মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানাতে চান এমন লোকেদের যোগ করতে 'প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন'-এ যান। আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের ভিতরে এবং বাইরে উভয় থেকে ব্যবহারকারীদের আমন্ত্রণ জানাতে পারেন।

আপনার প্রতিষ্ঠান থেকে ব্যবহারকারীদের আমন্ত্রণ জানাতে, তাদের নাম টাইপ করুন। টিম আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের থেকে পরামর্শ প্রদান করবে। তাদের যোগ করতে তাদের নামে ক্লিক করুন.

আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের ব্যবহারকারীদের আমন্ত্রণ জানাতে, আপনাকে সেই ব্যক্তির সম্পূর্ণ ইমেল ঠিকানা লিখতে হবে। তাদের ইমেল ঠিকানা প্রবেশ করার পরে এন্টার কী টিপুন বা তাদের মিটিংয়ে অংশগ্রহণকারী হিসাবে যুক্ত করতে 'আমন্ত্রণ' পরামর্শে ক্লিক করুন।

ব্যবহারকারীদের জন্য যাদের উপস্থিতি প্রয়োজন নেই, পাঠ্যবক্সের শেষে 'ঐচ্ছিক' বোতামে ক্লিক করুন।

একটি নতুন ক্ষেত্র প্রসারিত হবে. এখানে ঐচ্ছিক অংশগ্রহণকারীদের লিখুন একইভাবে আপনি প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের সাথে করেছেন। প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের জন্য, তাদের নাম লিখুন এবং তারপরে টিমের পরামর্শ থেকে এটি নির্বাচন করুন। আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের সদস্যদের জন্য, সম্পূর্ণ ইমেল ঠিকানা লিখুন।

দলগুলির একটি শিডিউলিং সহকারীও রয়েছে যা আপনাকে অন্য অংশগ্রহণকারীদের ক্যালেন্ডারের সাথে আপনার ক্যালেন্ডারের তুলনা করতে দেয় (যাদের জন্য এটি উপলব্ধ, যেভাবেই হোক) এমন একটি সময় খুঁজে বের করতে যা সবার জন্য উপযুক্ত। উপযুক্ত সময় খুঁজতে টিমের সাহায্য পেতে ‘শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট’ ট্যাবে যান।

মিটিং শিডিউলার উইন্ডোতে সমস্ত বিবরণ প্রবেশ করার পরে, 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন।

একটি আমন্ত্রণ সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীদের (প্রয়োজনীয় এবং ঐচ্ছিক) তাদের Outlook মেইলবক্সে (সংস্থার লোকেদের জন্য) বা তাদের ইমেল ঠিকানায় (বহিরাগতদের জন্য) পাঠানো হবে। ব্যবহারকারীরা মিটিংয়ে RSVP করতে পারেন এবং আপনার পাঠানো আমন্ত্রণটি ব্যবহার করে এটি তাদের ক্যালেন্ডারে যোগ করতে পারেন।

আপনি মিটিংয়ের বিবরণে তাদের আরএসভিপি দেখতে পারেন। মিটিংয়ের বিশদ বিবরণ দেখতে, ক্যালেন্ডার থেকে মিটিংটিতে ডাবল-ক্লিক করুন। 'ট্র্যাকিং'-এর প্যানেলটি ডানদিকে রয়েছে যা প্রত্যেকের আরএসভিপি স্ট্যাটাস দেখায়।

আপনি প্রাথমিকভাবে মিটিং শিডিউল করার পরে মিটিংয়ে আরও লোককে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন। ক্যালেন্ডার থেকে মিটিং বিশদটি খুলুন এটিতে ডাবল ক্লিক করে, অথবা ওভারলে মেনু থেকে 'সম্পাদনা' নির্বাচন করে।

তারপরে, 'প্রয়োজনীয়' বা 'ঐচ্ছিক' অংশগ্রহণকারীদের অংশে অংশগ্রহণকারীদের নাম বা ইমেল ঠিকানা যোগ করুন এবং 'আপডেট পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন। ইতিমধ্যেই যুক্ত হওয়া ব্যবহারকারীরাও আবার একটি আমন্ত্রণ পাবেন।

এছাড়াও আপনি মিটিং বাতিল করতে পারেন এবং মিটিং বাতিল করা হয়েছে এমন আপডেট সহ সবাই একটি ইমেল পাবেন।

মিটিংয়ের বিবরণ খুলুন এবং মিটিং বিশদ টুলবারের উপরের বাম কোণে ‘মিটিং বাতিল করুন’ বোতামে ক্লিক করুন।

একটি ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হবে। অংশগ্রহণকারীদের কাছে রিলে করার জন্য আপনার কাছে একটি বার্তা থাকলে আপনি একটি বাতিলকরণ নোট যোগ করতে পারেন। অন্যথায়, কেবল 'মিটিং বাতিল করুন' বোতামে ক্লিক করুন।

এবং সেখানে আপনি যান. মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিংয়ে আমন্ত্রণ পাঠানোর জন্য এটি একটি কেকের টুকরো। আপনাকে যা করতে হবে তা হল যে ব্যবহারকারীদের আপনি মিটিংয়ের সময়সূচীতে আমন্ত্রণ জানাতে চান তাদের যোগ করুন৷ Microsoft আপনার আমন্ত্রণের স্থিতি ট্র্যাক করা বা সম্পূর্ণভাবে মিটিং বাতিল করা অত্যন্ত সহজ করে তোলে।