মাইক্রোসফ্ট টিমে ব্রেকআউট রুম ব্যবহার করার জন্য আপনার যা কিছু জানা দরকার
ভার্চুয়াল মিটিংয়ের অভিজ্ঞতার অংশ হিসেবে ব্রেকআউট রুমগুলি বেশ একটি যাত্রা কভার করেছে, যা একটি বিরলতা থেকে একটি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য হয়ে উঠেছে। আপনি একটি দূরবর্তী দল যা গোষ্ঠীতে ধারণার জন্য চিন্তাভাবনা করতে চাইছেন বা একজন শিক্ষক চান যে শিক্ষার্থীরা ক্লাস চলাকালীন গ্রুপ অ্যাসাইনমেন্টে কাজ করুক, আপনার জন্য ব্রেকআউট রুম রয়েছে।
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিও তাদের অস্ত্রাগারে একটি অফিসিয়াল ব্রেকআউট রুম বৈশিষ্ট্য যুক্ত করেছে। আপনাকে আর অস্থায়ী ব্রেকআউট রুমের সাথে আর কিছু করতে হবে না। ব্রেকআউট রুম হিসাবে ছদ্মবেশে চ্যানেলগুলি একটি চতুর হ্যাক ছিল, কিন্তু এখনই আসল জিনিসটি গ্রহণ করার সময়। মাইক্রোসফ্ট টিমের ব্রেকআউট রুম বৈশিষ্ট্যটি একটি মিটিংয়ে ব্রেকআউট রুম সেশন পরিচালনা এবং পরিচালনা করা চমকপ্রদভাবে সহজ করে তোলে।
ব্রেকআউট রুম তৈরি করা হচ্ছে
শুধুমাত্র মিটিংয়ের হোস্ট/অর্গানাইজাররাই Microsoft টিমগুলিতে ব্রেকআউট রুম তৈরি এবং পরিমিত করতে পারে।
বিঃদ্রঃ: বর্তমানে, ব্রেকআউট রুম কার্যকারিতা শুধুমাত্র উইন্ডোজ এবং ম্যাক সিস্টেমের জন্য ডেস্কটপ অ্যাপে উপলব্ধ।
একটি মিটিং শুরু করুন এবং স্ক্রিনের উপরে মিটিং টুলবারে যান। তারপর, 'ব্রেকআউট রুম' বিকল্পে ক্লিক করুন।
ব্রেকআউট রুম তৈরি করার জন্য একটি ছোট উইন্ডো প্রদর্শিত হবে। প্রথমে, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে আপনি যে কক্ষটি রাখতে চান তা নির্বাচন করুন। টিমগুলিতে আপনার সর্বোচ্চ 50টি ব্রেকআউট রুম থাকতে পারে।
তারপরে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অংশগ্রহণকারীদের ব্রেকআউট রুমে বা ম্যানুয়ালি বরাদ্দ করতে চান কিনা তা নির্বাচন করুন। আপনি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাচন করেন, দলগুলি সমানভাবে অংশগ্রহণকারীদের ব্রেকআউট রুমে এলোমেলোভাবে ভাগ করবে। ব্যাখ্যা করার জন্য, যদি আপনি ছাড়া 6 জন অংশগ্রহণকারী এবং 3টি ব্রেকআউট রুম থাকে, তাহলে এটি প্রতিটি রুমে 2 জনকে বরাদ্দ করবে।
আপনি যদি ম্যানুয়ালি বেছে নেন, তাহলে আপনাকে প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে একটি ব্রেকআউট রুমে আলাদাভাবে বরাদ্দ করতে হবে।
বিঃদ্রঃ: এই একমাত্র সময় আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে লোকেদের ব্রেকআউট রুমে বরাদ্দ করতে বেছে নিতে পারেন। একবার আপনি ম্যানুয়ালি বেছে নিলে, আপনি ডো-ওভার পাওয়ার একমাত্র উপায় হল স্ক্র্যাচ থেকে রুমগুলি পুনরায় তৈরি করা। কিন্তু আপনি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে লোকেদের বরাদ্দ করা বেছে নেন, আপনি এখনও তাদের এক রুমে থেকে অন্য ঘরে ম্যানুয়ালি বরাদ্দ করতে পারেন।
অবশেষে, 'Create Rooms'-এ ক্লিক করুন।
মানুষকে ম্যানুয়ালি বরাদ্দ করা
আপনি যখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে লোকেদের বরাদ্দ করা বেছে নেন, তখন রুম ব্যবহার করা ছাড়া আর কিছুই করার থাকে না। কিন্তু আপনি যখন অন্যভাবে বেছে নেন, অর্থাৎ, ম্যানুয়ালি, রুম ব্যবহার করার আগে লোকেদের বরাদ্দ করার কাজটি এখনও বাকি থাকে।
ব্রেকআউট রুম প্যানেল পর্দার ডান দিকে প্রদর্শিত হবে. 'অ্যাসাইন পার্টিসিপ্যান্ট' অপশনে ক্লিক করুন।
অ্যাসাইন করার জন্য উপলব্ধ উপস্থিতদের তালিকা বিকল্পের নীচে প্রদর্শিত হবে। আপনি যে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের একই রুমে বরাদ্দ করতে চান তাদের নির্বাচন করুন এবং 'অ্যাসাইন' বোতামে ক্লিক করুন।
বিঃদ্রঃ: PTSN বা টিম ডিভাইস ব্যবহার করে মিটিংয়ে যোগদানকারী ব্যক্তিদের বর্তমানে ব্রেকআউট রুমে বরাদ্দ করা যাবে না। আপনি তাদের জন্য একটি ব্রেকআউট রুম হিসাবে প্রধান মিটিং ব্যবহার করতে পারেন.
কক্ষের তালিকা প্রদর্শিত হবে। আপনি যে লোকেদের বেছে নিয়েছেন তাদের জন্য রুমটি নির্বাচন করুন এবং তাদের সেই রুমে বরাদ্দ করা হবে। সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের তাদের নিজ নিজ কক্ষে বরাদ্দ না করা পর্যন্ত উপরের পদক্ষেপগুলি পুনরাবৃত্তি করুন৷
ব্রেকআউট রুম ব্যবহার করা
যখনই আপনি অংশগ্রহণকারীদের কক্ষে নিয়ে যাওয়ার জন্য প্রস্তুত হন, তখন 'স্টার্ট রুম' বিকল্পে ক্লিক করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের তাদের নির্ধারিত কক্ষে নিয়ে যাবে।
আপনি পৃথকভাবে রুম শুরু করতে পারেন। ঐ রুমে যান এবং তার উপর হোভার করুন। 'আরও বিকল্প' আইকন (তিন-বিন্দু মেনু) প্রদর্শিত হবে; এটিতে ক্লিক করুন। তারপরে, মেনু থেকে 'ওপেন রুম' নির্বাচন করুন।
একটি মিটিং চলাকালীন আপনি যতবার চান ব্রেকআউট রুমগুলি খুলতে এবং বন্ধ করতে পারেন।
একটি ব্রেকআউট রুমে যোগদান
মিটিং হোস্ট কোনো ব্রেকআউট রুমের অংশ নয়, কিন্তু তারা যে কোনো সময়ে যে কোনো রুমে যোগ দিতে পারেন। একটি রুমে যোগ দিতে এবং অংশগ্রহণকারীদের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করতে, সেই রুমের পাশের ‘আরো বিকল্প’ আইকনে ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে ‘জইন রুম’ নির্বাচন করুন।
মিটিংয়ে ফিরে যেতে, 'লিভ' বোতামে ক্লিক করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনাকে মিটিংয়ে ফিরিয়ে দেবে।
আপনি যখনই একটি ব্রেকআউট রুম থেকে মূল মিটিংয়ে ফিরে যান, মিটিংটি হোল্ডে থাকে৷ এটি সংগঠক এবং অংশগ্রহণকারী উভয়ের জন্যই সত্য। আপনার প্রান্ত থেকে মিটিং চালিয়ে যেতে 'পুনরায় শুরু করুন' বোতামে ক্লিক করুন। আপনি একইভাবে সমস্ত ব্রেকআউট রুমের মধ্যে লাফ দিতে পারেন।
একটি রুমের নাম পরিবর্তন করা হচ্ছে
ব্রেকআউট রুমের জন্য Microsoft রুমগুলিতে কয়েকটি ডিফল্ট সেটিংস রয়েছে যা আপনি পরিবর্তন করতে পারেন। তাদের মধ্যে একটি হল ঘরের নাম। ডিফল্টরূপে, রুমগুলির নাম রুম 1, রুম 2 এবং আরও অনেক কিছু। একটি ঘরের নাম পরিবর্তন করতে, 'আরও বিকল্প'-এ যান এবং মেনু থেকে 'রুমের নাম পরিবর্তন করুন' নির্বাচন করুন।
তারপরে, নতুন নাম লিখুন এবং পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে 'রিনেম রুম' এ ক্লিক করুন। রুমগুলির নাম পরিবর্তন করে আরও স্বীকৃত কিছুতে সেগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করা সহজ করে তোলে৷
কক্ষে একটি ঘোষণা পাঠানো হচ্ছে
মডারেটর হিসাবে, আপনি ব্রেকআউট রুমগুলিতে ঘোষণা পাঠাতে পারেন, যেমন, সময় আপডেট দেওয়া, আলোচনার প্রম্পট শেয়ার করা, ধারণা, দরকারী সংস্থান ইত্যাদি।
'ব্রেকআউট রুম'-এর শীর্ষে 'আরও বিকল্প'-এ যান এবং মেনু থেকে 'একটি ঘোষণা করুন' নির্বাচন করুন।
তারপর আপনার বার্তা টাইপ করুন এবং 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন।
ব্রেকআউট রুমে অংশগ্রহণকারীরা চ্যাট থেকে ঘোষণা পড়তে সক্ষম হবে। আপনার প্রধান টিমের চ্যাট তালিকায় মিটিংয়ের পরে ব্রেকআউট রুম চ্যাটও উপলব্ধ।
রুম বন্ধ
আপনি একবারে সমস্ত রুম বন্ধ করতে পারেন, বা পৃথক রুম বন্ধ করতে পারেন।
একই সাথে সমস্ত ব্রেকআউট রুম বন্ধ করতে 'ক্লোজ রুম'-এ ক্লিক করুন।
একটি একক রুম বন্ধ করতে, রুমে যান এবং 'আরো বিকল্প' এ ক্লিক করুন। তারপর মেনু থেকে 'ক্লোজ রুম' নির্বাচন করুন।
মূল সভায় ফিরে আসার পর, সবাইকে হোল্ড থেকে আবার মিটিং শুরু করতে হবে।
বিঃদ্রঃ: আপনি যদি মূল মিটিং শেষ করতে চান, তাহলে প্রথমে ব্রেকআউট রুমগুলি বন্ধ করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনি না করলে, ব্রেকআউট রুম মিটিং চলতে থাকবে।
অতিরিক্ত বিন্যাস
রুমে স্বয়ংক্রিয় প্রবেশ বন্ধ করা: ডিফল্টরূপে, মাইক্রোসফ্ট টিমের ব্রেকআউট রুমগুলি এতটাই কনফিগার করা হয়েছে যে আপনি একটি রুম শুরু করার সাথে সাথে অংশগ্রহণকারীরা স্বয়ংক্রিয়ভাবে রুমে চলে যাবে। কিন্তু আপনি যদি স্বয়ংক্রিয় এন্ট্রি না চান তবে আপনি এই সেটিংটি বন্ধ করতে পারেন। যখন সেটিং বন্ধ থাকে, অংশগ্রহণকারীরা পরিবর্তে একটি বার্তা পান যাতে আপনি এটি খুললে ব্রেকআউট রুমে যোগ দিতে বলেন। তারপর তারা 'যোগদান করুন' বোতামে ক্লিক করে কখন রুমে যোগ দিতে হবে তা নির্ধারণ করে।
এই সেটিংটি বন্ধ করতে, ব্রেকআউট রুম প্যানেলে যান এবং 'আরো বিকল্প'-এ ক্লিক করুন। তারপরে, মেনু থেকে 'রুম সেটিংস' নির্বাচন করুন। রুম বন্ধ থাকলেই আপনি রুম সেটিংস অ্যাক্সেস করতে পারবেন।
তারপরে, 'লোককে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রুমে নিয়ে যাওয়ার জন্য' টগলটি বন্ধ করুন।
অংশগ্রহণকারীদের মূল সভায় ফিরে যাওয়ার অনুমতি দিন: মাইক্রোসফ্ট টিমের ডিফল্ট কনফিগারেশন অংশগ্রহণকারীদের তাদের নিজস্ব সম্মতির মূল সভায় ফিরে যেতে বাধা দেয়। আপনি, অর্থাৎ মিটিং হোস্ট যখন ব্রেকআউট রুম বন্ধ করবেন তখনই তারা বড় মিটিংয়ে যোগ দিতে পারবেন। তাদের ব্রেকআউট রুম ছেড়ে যাওয়ার বিকল্প দিতে, এই সেটিংটি চালু করুন।
'আরও বিকল্প' আইকনে যান এবং 'রুম সেটিংস' নির্বাচন করুন। তারপরে, 'অংশগ্রহণকারীরা মূল মিটিংয়ে ফিরে যেতে পারেন'-এর জন্য টগল চালু করুন। এটি করার ফলে অংশগ্রহণকারীদের জন্য ব্রেকআউট রুমে একটি 'লিভ' বোতাম যোগ হবে, ঠিক যেমন হোস্টের আছে।
লোকেদের চারপাশে সরান: কাউকে এক ব্রেকআউট রুম থেকে অন্য ঘরে সরানোর জন্য, ব্যক্তিটি বর্তমানে যে রুমে আছে সেখানে যান এবং এটিতে ক্লিক করুন৷ রুমের সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের তালিকা প্রদর্শিত হবে।
আপনি যে লোকেদের স্থানান্তর করতে চান তাদের নাম(গুলি) নির্বাচন করুন এবং 'অ্যাসাইন' বোতামে ক্লিক করুন। তারপরে, হয় তাদের সরানোর জন্য অন্য রুম নির্বাচন করুন বা ব্রেকআউট রুম থেকে সম্পূর্ণরূপে সরানোর জন্য 'আনঅ্যাসাইনড' নির্বাচন করুন।
রুম যোগ করুন এবং মুছুন: আপনি মিটিং চলাকালীন একটি পয়েন্টে আরও রুম যোগ করতে বা বর্তমান রুম মুছে দিতে পারেন।
একটি রুম যোগ করতে, ব্রেকআউট রুম প্যানেলে যান এবং 'রুম যোগ করুন' বিকল্পে ক্লিক করুন। একটি নতুন রুম অবিলম্বে তৈরি করা হবে.
একটি রুম মুছে ফেলতে, রুমে যান এবং 'আরো বিকল্প' এ ক্লিক করুন। তারপর মেনু থেকে 'ডিলিট রুম' নির্বাচন করুন।
রুম পুনরায় তৈরি করুন: যেকোন সময়ে আপনি যদি বিদ্যমান ব্রেকআউট রুমগুলিকে সম্পূর্ণরূপে স্ক্র্যাপ করতে চান এবং স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করতে চান তবে তাও সম্ভব। ব্রেকআউট রুম প্যানেলের শীর্ষে 'আরও বিকল্প'-এ যান এবং তারপরে মেনু থেকে 'পুনরায় তৈরি রুম' নির্বাচন করুন। বিদ্যমান রুম মুছে ফেলা হবে, এবং রুম তৈরি করার উইন্ডোটি আবার প্রদর্শিত হবে।
বড় মিটিংয়ে খোলামেলা বা অর্থপূর্ণ আলোচনা করা কঠিন হতে পারে, বিশেষ করে যখন সৃজনশীলতার প্রয়োজন হয়। ব্রেকআউট রুমগুলি মানুষকে ছোট দলে দক্ষতার সাথে চিন্তাভাবনা করতে সাহায্য করে।