মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে ফাইলগুলি কীভাবে ভাগ করবেন এবং মুছবেন

আপনার কম্পিউটার এবং ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবা যেমন Google ড্রাইভ এবং ড্রপবক্স থেকে

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির আশ্চর্যজনক বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল সহজে আপনি অ্যাপ্লিকেশনটিতে ফাইলগুলি ভাগ করতে পারেন৷ নিখুঁত সামঞ্জস্য রেখে কাজ চালিয়ে যাওয়ার জন্য আপনি আপনার দলের সমস্ত সদস্যদের সাথে বা ব্যক্তিগতভাবে একটি দলের যেকোনো সদস্যের সাথে ভাগ করে নিতে পারেন। ফাইলগুলি আপনার কম্পিউটার থেকে বা Microsoft টিমগুলিতে সমর্থিত ক্লাউড পরিষেবা থেকে ভাগ করা যেতে পারে।

মাইক্রোসফ্ট টিমসের আরেকটি আশ্চর্যজনক বৈশিষ্ট্য হল যে এটি আপনাকে আগের শেয়ার করা ফাইলগুলিকে খুব সহজে আনশেয়ার করতে দেয়। শেয়ার না করা ফাইলগুলি একবার সরানো হলে কেউ দেখতে পারবে না।

কীভাবে একটি দলে একটি ফাইল ভাগ করবেন

teams.microsoft.com এ গিয়ে আপনার ডেস্কটপে বা আপনার ওয়েব ব্রাউজারে Microsoft টিম অ্যাপ খুলুন। ডিফল্টরূপে, আপনি আপনার কম্পিউটারে বা আপনার Microsoft OneDrive অ্যাকাউন্টে ফাইলগুলি ভাগ করতে পারেন৷

আপনি যদি Google ড্রাইভ, ড্রপবক্স, বক্স, শেয়ারফাইলের মতো অন্যান্য ক্লাউড পরিষেবাগুলি থেকে ফাইলগুলি ভাগ করতে চান তবে আপনাকে এটি আপনার টিম অ্যাকাউন্টে যুক্ত করতে হবে৷ বাম দিকে নেভিগেশন বারে 'ফাইলস'-এ যান।

এটি আপনার সমস্ত দলের মধ্যে শেয়ার করা সমস্ত ফাইল দেখাবে৷ ক্লাউড স্টোরেজের অধীনে, OneDrive ইতিমধ্যেই যোগ করা হয়েছে। আপনি যদি বর্তমানে টিমগুলির জন্য ব্যবহৃত Microsoft অ্যাকাউন্টের সাথে OneDrive ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার ড্রাইভের সমস্ত সামগ্রী টিমগুলিতে ভাগ করার জন্য উপলব্ধ থাকবে৷ অন্য কোনো ক্লাউড পরিষেবা ব্যবহার করতে, স্ক্রিনের নিচের বাম কোণে 'ক্লাউড স্টোরেজ যোগ করুন'-এ ক্লিক করুন।

বেছে নেওয়ার জন্য ক্লাউড পরিষেবাগুলির বিকল্পগুলির সাথে একটি স্ক্রীন উপস্থিত হবে। আপনি যে পরিষেবাটি ব্যবহার করতে চান তাতে ক্লিক করুন। একটি লগইন উইন্ডো খুলবে। আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন। লগইন সফল হলে (ক্লাউড পরিষেবা এবং মাইক্রোসফ্ট টিম উভয় ক্ষেত্রে একই ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করা হলেই লগইন সফল হবে), ক্লাউড পরিষেবা যোগ করা হবে এবং ক্লাউডের সমস্ত ফাইল শেয়ার করার জন্য উপলব্ধ হবে৷

এখন, বাম দিকের নেভিগেশন বার থেকে 'টিম'-এ যান, আপনি যে দলটির সাথে ফাইলটি ভাগ করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনি যে চ্যানেলে ফাইলটি পাঠাতে চান সেটি নির্বাচন করুন।

স্ক্রিনের নীচে, কম্পোজ বক্সে যান এবং 'সংযুক্ত করুন' আইকনে ক্লিক করুন (কাগজের ক্লিপ)।

একটি পপ আপ মেনু পর্দায় প্রদর্শিত হবে. আপনার কাছে ইতিমধ্যেই শেয়ার করা ফাইলগুলি থেকে সমস্ত দল এবং চ্যানেল, OneDrive বা অন্যান্য ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবাগুলিতে একটি ফাইল শেয়ার করার বা আপনার কম্পিউটার থেকে একটি আপলোড করার বিকল্প থাকবে৷ আপনার পছন্দের বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে আপনি যে ফাইলটি ভাগ করতে চান তা নির্বাচন করুন।

ফাইলটি মেসেজ বক্সে আসবে। এটি আপলোড করার জন্য অপেক্ষা করুন; এটি আপলোড করার সময় নীচে একটি সবুজ অগ্রগতি বার থাকবে৷ ফাইলটি আপলোড হয়ে গেলে, ফাইলটি শেয়ার করতে 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন।

একটি দলে পাঠানো একটি ফাইল কিভাবে মুছে ফেলবেন

আপনি ইতিমধ্যে একটি টিমের সাথে শেয়ার করেছেন এমন একটি ফাইলও আপনি আনশেয়ার করতে পারেন৷ আপনি আগে যে চ্যানেলে ফাইল শেয়ার করেছেন সেটি খুলুন। চ্যানেলটি খুলতে, বামদিকে নেভিগেশন বারে 'টিম'-এ যান এবং তারপরে দলের নামের অধীনে চ্যানেলটি নির্বাচন করুন।

এখন, চ্যানেলে 'ফাইলস' ট্যাবটি খুলুন। ট্যাব হল চ্যানেলের শীর্ষে থাকা দ্রুত লিঙ্ক। 'ফাইলস' ট্যাবে সেই চ্যানেলে শেয়ার করা সমস্ত ফাইল রয়েছে।

ফাইলগুলির তালিকা থেকে আপনি যে ফাইলটি মুছতে চান সেটি খুঁজুন এবং এটিতে আপনার কার্সার হোভার করুন। ফাইলের নামের পাশে একটি 'শো অ্যাকশন' বিকল্প (তিন-বিন্দু আইকন) প্রদর্শিত হবে। এটিতে ক্লিক করুন। তারপরে, প্রদর্শিত প্রসঙ্গ মেনু থেকে, 'মুছুন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা ডায়ালগ বক্স পর্দায় প্রদর্শিত হবে. ফাইলটি মুছে ফেলতে 'হ্যাঁ' এ ক্লিক করুন।

ফাইলটি চ্যানেল থেকে এবং বামদিকে নেভিগেশন বারের 'ফাইল' বিভাগের অধীনে সমস্ত ফাইলের তালিকা থেকে মুছে ফেলা হবে। দলের কেউ আর এতে প্রবেশ করতে পারবে না।

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে ব্যক্তিগতভাবে ফাইলগুলি কীভাবে ভাগ করবেন

আপনি একটি চ্যানেলে যে ফাইলগুলি ভাগ করেন তা সেই দলের সকল সদস্যের সাথে ভাগ করা হয়৷ আপনি যদি টিমের সমস্ত সদস্যদের ফাইলটিতে অ্যাক্সেস না দিতে চান তবে আপনি এটিকে ব্যক্তিগতভাবে ব্যক্তিগতভাবে বা ব্যক্তির একটি গোষ্ঠীর সাথে ভাগ করতে পারেন।

বাম দিকে নেভিগেশন বারে, 'চ্যাট' এ ক্লিক করুন। আপনি যে পরিচিতির কাছে ফাইলটি পাঠাতে চান তার চ্যাটটি খুলুন, বা একটি নতুন পরিচিতির সাথে চ্যাট শুরু করতে বা একটি নতুন গ্রুপ তৈরি করতে উপরে 'নতুন চ্যাট' বোতামে ক্লিক করুন। তারপর কম্পোজ বক্সে, 'সংযুক্ত করুন' আইকনে ক্লিক করুন এবং আপনি যে ফাইলটি শেয়ার করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। আপনি শুধুমাত্র OneDrive বা আপনার কম্পিউটার থেকে ব্যক্তিগত চ্যাটে ফাইল পাঠাতে পারেন।

ফাইলটি আপলোড করার সময়, এটির নীচে একটি সবুজ অগ্রগতি বার থাকবে। একবার ফাইলটি মেসেজ বক্সে আপলোড হয়ে গেলে অর্থাৎ সবুজ বার অদৃশ্য হয়ে গেলে, ফাইলটি শেয়ার করতে 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন।

ব্যক্তিগতভাবে প্রেরিত একটি ফাইল কিভাবে মুছে ফেলবেন

ব্যক্তিগতভাবে পাঠানো ফাইলগুলি চ্যাটের মধ্যে থেকেই শেয়ার করা যাবে না। আপনি যে ফাইলটি আনশেয়ার করতে চান সেই বার্তাটিতে যান এবং এটিতে কার্সারটি হোভার করুন। প্রতিক্রিয়া ইমোজিগুলির একটি স্ট্রিং বার্তার উপরে একটি 'আরও বিকল্প' আইকন (তিন-বিন্দু মেনু) সহ শেষে প্রদর্শিত হবে। এটিতে ক্লিক করুন।

একটি প্রসঙ্গ মেনু পর্দায় প্রদর্শিত হবে. 'ডিলিট' অপশনটি বেছে নিন। ফাইল সহ বার্তাটি উভয় প্রান্তের চ্যাট থেকে মুছে ফেলা হবে এবং প্রাপকের আর এটিতে অ্যাক্সেস থাকবে না।

দ্রষ্টব্য: আপনি ফাইলটি সম্বলিত বার্তাটি মুছে ফেলতে পারেন যেমনটি আমরা একটি চ্যানেলে শেয়ার করা ফাইলগুলির জন্য উপরে করেছি, তবে এটি করলে কেবল বার্তাটি মুছে যাবে এবং ফাইলটি নয়৷ ফাইলটি এখনও 'ফাইলস' ট্যাবের অধীনে এবং বাম দিকে নেভিগেশন বারে সমস্ত ফাইল উপলব্ধ থাকবে।

উপসংহার

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে পুরো দল বা একটি দলের কিছু সদস্যের সাথে ফাইলগুলি ভাগ করা এবং ভাগ করা অনায়াসে। এবং ড্রপবক্স এবং গুগল ড্রাইভের মতো সমস্ত প্রধান ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবাগুলির জন্য সমর্থন মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে ফাইলগুলি ভাগ করা আরও বেশি সুবিধাজনক করে তোলে।