প্রো মাইক্রোসফ্ট টিম ব্যবহারকারী হওয়ার জন্য চূড়ান্ত চিট শীট
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির এই মুহুর্তে কোনও ভূমিকার প্রয়োজন নেই। যদি এটি 2019 হয়, অবশ্যই। কিন্তু এটি ভিডিও কনফারেন্সিং এবং ওয়ার্কস্ট্রিম সহযোগিতা অ্যাপের বছর হয়েছে। এবং মাইক্রোসফ্ট টিমস নিরাপদে নিজেকে WSC ইকোসিস্টেমের অন্যতম MVP হিসাবে প্রতিষ্ঠিত করেছে।
কারণ এটি শুধু একটি ভিডিও কনফারেন্স অ্যাপ নয়। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে আরও অনেক কিছু রয়েছে। এবং স্কুল এবং অফিসগুলি ঠিক এই কারণে দূরবর্তী কাজের জন্য এটি পছন্দ করে। এটি আপনার সতীর্থদের সাথে সবচেয়ে কার্যকরভাবে সহযোগিতা করার জন্য অ্যাপ। তবে মাইক্রোসফ্ট টিমের বৈশিষ্ট্যগুলির নিছক ভলিউম কখনও কখনও অপ্রতিরোধ্য অনুভব করতে পারে। যদি এমন কিছু থাকে যা আপনাকে সাহায্য করতে পারে তা দ্রুত নেভিগেট করতে পারে।
আপনি একজন বয়সী বা অপেক্ষাকৃত নতুন মাইক্রোসফট টিম ব্যবহারকারী হোন না কেন, এটা কোন ব্যাপার না; প্রত্যেকেই তাদের উত্পাদনশীলতা বাড়াতে, একজন পেশাদার হিসাবে উপস্থিত হতে এবং এমনকি তাদের দক্ষতার দক্ষতা প্রদর্শন করতে একটু চিট শীট পছন্দ করে। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে আপনি যা করতে পারেন তার জন্য এই টিপস এবং কৌশলগুলির তালিকা দিয়ে আপনি ঠিক এটিই করতে পারেন।
উৎপাদনশীলতা বাড়ানোর টিপস
কম সময়ে বেশি কাজ করা, কে না চায়? অবশ্যই আপনি বা আপনার নিয়োগকর্তারা না! এই টিপস এবং কৌশলগুলি আপনার ফোকাস উন্নত করতে এবং আপনার উত্পাদনশীলতার স্তরকে ছাদের মাধ্যমে নিয়ে যাওয়ার বিষয়ে নিশ্চিত।
আপনার কাজ এগিয়ে থাকুন
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে টাস্ক অ্যাপটি ছিল উত্সাহীদের জন্য সবচেয়ে প্রত্যাশিত অ্যাপ, তবে এর অর্থ এই নয় যে সবাই মেমো পেয়েছে। আপনি যদি সেই দলে থাকতেন যেটি কোনোভাবে মিস করেছে, তাহলে আপনাকে এখনই এই ট্রেনে উঠতে হবে, কারণ আমাদের বিশ্বাস করুন, আপনি মিস করছেন।
প্ল্যানার এবং টু-ডু দ্বারা কাজগুলি মাইক্রোসফ্ট টিম-এ উভয় মাইক্রোসফ্ট অ্যাপ - প্ল্যানার এবং টু-ডু - উভয় কার্যকারিতাকে একত্রিত করে৷ তাই আপনি একাধিক অ্যাপের মধ্যে স্যুইচ না করেই আপনার অগ্রগতি ট্র্যাক করতে এবং আপনার কাজগুলি পরিচালনা করতে পারেন৷ সুতরাং, আপনার বিচক্ষণতা বা সময়সূচীর মধ্যে আর নির্বাচন করবেন না।
টাস্ক অ্যাপটি করণীয় থেকে আপনার ব্যক্তিগত কাজগুলি এবং প্ল্যানার অ্যাপ থেকে সরাসরি Microsoft টিমগুলিতে ভাগ করা কাজগুলিকে একত্রিত করে৷ আপনি এটিকে একটি ব্যক্তিগত অ্যাপ বা এমনকি একটি ট্যাব হিসেবে যোগ করতে পারেন সহযোগিতামূলকভাবে টিমের কাজগুলি পরিচালনা করতে। টাস্ক অ্যাপটি Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন সহ সকলের জন্য উপলব্ধ।
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে পরিকল্পনাকারী এবং করণীয় দ্বারা কাজগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা শিখুন।
তালিকা সহ উইজার্ডের মতো তথ্য পরিচালনা করুন
আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে সঠিক অ্যাপগুলি জানেন তবে কেউ আপনাকে আটকাতে পারবে না। মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলি এমন একটি অ্যাপ যা আপনাকে সুবিধা নিতে হবে। তালিকার সাহায্যে, আপনি ব্যক্তিগত বা সহযোগিতামূলক যেকোনো তথ্যের উপর নজর রাখতে পারেন। তালিকা অ্যাপটি সহায়ক হতে পারে যদি আপনার দলের কাছে ট্র্যাক করার জন্য তথ্য থাকে, সংগঠিত করার জন্য কাজ বা পরিচালনা করার জন্য ওয়ার্কফ্লো থাকে।
এবং গতি বাড়ানোর জন্য, শিল্প এবং কেস-নির্দিষ্ট টেমপ্লেট রয়েছে যা এই তালিকাগুলি তৈরি করা আরও সহজ করে তোলে। SharePoint তালিকার এই বিবর্তনটি আপনাকে প্রায় সবকিছুই ট্র্যাক করতে সাহায্য করতে পারে - সমস্যা, সম্পদ, রুটিন, ইভেন্ট, ইনভেন্টরি বা পরিচিতি। জিনিসগুলিকে একটি খাঁজ পর্যন্ত নিতে, আপনি শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসও করতে পারেন যাতে আপনার তালিকার বস্তুগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হয় বা কিছু শর্ত পূরণ হলে অদৃশ্য হয়ে যায়। এই অ্যাপটি ব্যবহার করলে আপনার উৎপাদনশীলতা দ্রুত বৃদ্ধি পাবে।
👉প্রো-এর মতো মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কীভাবে তালিকা তৈরি এবং ব্যবহার করবেন তা শিখুন।
সরাসরি আপনার চ্যানেলে ইমেল ফরোয়ার্ড করুন
ইমেল কর্পোরেট বিশ্বের যোগাযোগের সবচেয়ে ব্যবহৃত ফর্মগুলির মধ্যে একটি। চিঠিপত্রের পরিমাণ যা ইমেলগুলির উপর সঞ্চালিত হয় তা বিশাল। কিন্তু এর মানে এটাও যে আপনার প্রতিষ্ঠান যখন Microsoft টিম ব্যবহার করে, তখন আপনি মাঝে মাঝে দুটি ভিন্ন মাধ্যমের মধ্যে ধরা পড়েন। এবং মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির একটি চ্যানেলে পোস্ট করার জন্য আপনার ইমেলগুলি থেকে সমস্ত সামগ্রী অনুলিপি করা এত ক্লান্তিকর হতে পারে।
কারণ আপনি এটা ভুল করছেন! আপনি কি জানেন যে Microsoft টিমের প্রতিটি চ্যানেলের একটি অনন্য ইমেল ঠিকানা রয়েছে যা আপনি সরাসরি ইমেল ফরোয়ার্ড করতে পারেন? হ্যা, তুমি ঠিক শুনেছো। সেই ঠিকানায় আপনার পাঠানো যেকোনো ইমেল সরাসরি চ্যানেলে পোস্ট হিসেবে প্রদর্শিত হবে। এটা কতটা দক্ষ!
একটি চ্যানেলের জন্য ইমেল ঠিকানা পেতে, 'আরও বিকল্প' আইকনে যান (তিন-বিন্দু মেনু)। তারপর, মেনু থেকে 'ইমেল ঠিকানা পান' এ ক্লিক করুন।
ইমেইল ঠিকানা তৈরি করা হবে. এটি ব্যবহার করতে কপি করুন।
কমান্ড বার ব্যবহার করুন
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কমান্ড বারটি সবচেয়ে কম ব্যবহৃত বৈশিষ্ট্য হতে হবে। কিন্তু আপনি যদি এটি সঠিকভাবে ব্যবহার করতে জানেন তবে এটি আপনার সর্বাধিক ব্যবহৃত বৈশিষ্ট্য হওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে। কমান্ড বার জিনিসগুলিকে ব্যাপকভাবে গতি দিতে পারে।
একটি পুরানো বার্তা খুঁজতে চান, একটি চ্যাট বা একটি কল শুরু করতে, একটি চ্যানেলে যেতে, আপনার ফাইলগুলি দেখতে চান? এই সব এবং আরও অনেক কিছু করতে কমান্ড বার ব্যবহার করুন। এমনকি তাদের ব্যবহার করার জন্য আপনাকে সমস্ত কমান্ড মনে রাখতে হবে না। মাইক্রোসফ্ট টিম আপনাকে এটি সরবরাহ করে। আপনাকে যা করতে হবে তা মনে রাখতে হবে যাতে আপনি এটি দ্রুত করতে পারেন।
আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়াতে এবং সময় বাঁচাতে মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কীভাবে কমান্ডগুলি ব্যবহার করবেন তার বিশদ নির্দেশিকা দেখুন৷👆
ভাঙ্গন ভাষা বাধা
আজ, বিশ্বব্যাপী দলগুলি একটি নতুনত্ব নয়। পরিবর্তে, এই যুগে আরও বেশি সংখ্যক দল বিশ্বজুড়ে ছড়িয়ে ছিটিয়ে রয়েছে। এবং এটি কার্যকরভাবে যোগাযোগ করার জন্য একে অপরের ভাষা বুঝতে সক্ষম হওয়া প্রয়োজন। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির সাথে, আপনাকে Google অনুবাদে পপ ওভার করতে হবে না এবং কোনও বার্তা কপি/পেস্ট করতে হবে না। মাইক্রোসফ্ট টিম এই সঠিক উদ্দেশ্যে একটি অন্তর্নিহিত অনুবাদক অফার করে।
আপনি যে বার্তাটি অনুবাদ করতে চান তাতে 'আরো বিকল্প' আইকনে (তিন-বিন্দু মেনু) ক্লিক করুন। আপনি মেনুতে 'অনুবাদ' বিকল্পটি দেখতে পাবেন; আপনার ডিফল্ট ভাষায় বার্তার দ্রুত অনুবাদের জন্য এটিতে ক্লিক করুন।
বুকমার্ক বার্তা
এটি প্রথম নজরে একটি ছোট কার্যকারিতার মতো মনে হতে পারে তবে এটি আপনাকে অনেক সময় বাঁচাতে পারে। সার্চ বার ব্যবহার করে পুরানো বার্তা খোঁজার চেষ্টা করার পরিবর্তে, আপনি যেকোনো বার্তা সংরক্ষণ করতে পারেন এবং 'সংরক্ষিত' বিভাগ থেকে সেগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন।
বার্তাটিতে যান এবং ‘আরও বিকল্প’ আইকনে ক্লিক করুন (তিন-বিন্দু মেনু)। তারপর, 'Save Message' অপশনে ক্লিক করুন।
আপনার সংরক্ষিত বার্তা অ্যাক্সেস করতে, আপনি হয় কমান্ড ব্যবহার করতে পারেন /সংরক্ষিত কমান্ড বার থেকে বা টাস্কবারে আপনার প্রোফাইল ছবিতে ক্লিক করুন এবং প্রদর্শিত মেনু থেকে 'সংরক্ষিত' নির্বাচন করুন।
কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করুন
আপনি যদি আপনার উত্পাদনশীলতা বাড়াতে চান তবে কীবোর্ড শর্টকাটগুলি ব্যবহার করতে দ্বিধা করবেন না। কীবোর্ড শর্টকাটগুলি আপনার অনেক সময় বাঁচাতে পারে, এবং এখনও অনেক লোক সেগুলির সম্পূর্ণ সুবিধা নেয় না৷ সেই লোকদের একজন হবেন না। আপনি যে কাজগুলি সবচেয়ে বেশি করেন তার জন্য কীবোর্ড শর্টকাটগুলি শিখুন এবং কাজগুলি দ্রুত সম্পন্ন করুন৷
🤸♀️Windows, Web, এবং Mac-এর জন্য Microsoft Teams-এ সমস্ত কীবোর্ড শর্টকাটগুলির তালিকা খুঁজতে এখানে যান৷
ভাল মিটিং এর জন্য টিপস
সতীর্থদের সাথে সহযোগিতা করার জন্য মাইক্রোসফ্ট টিম ব্যবহার করা ছাড়াও, আরেকটি জিনিস যা লোকেরা অ্যাপটি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করে তা হল মিটিং করা। এবং আপনি অবশ্যই এতে একজন প্রো হতে চান।
ইমারসিভ মিটিংয়ের অভিজ্ঞতার জন্য টুগেদার মোড ব্যবহার করুন
যখন এটি একটি মিটিংয়ে জড়িত হওয়া কঠিন বোধ করে, যেমনটি আপনি প্রায়শই দেখতে পেতে পারেন: অনলাইন মিটিংগুলি সর্বোপরি, বাস্তব-বিশ্বের মিটিংগুলির মতো নয়৷ মাইক্রোসফটের টুগেদার মোড বাধা এবং ভার্চুয়াল দেয়াল ভেঙ্গে দেয়, যাতে আপনি মনে করেন আপনি একসাথে একটি ভাগ করা জায়গায় আছেন।
যখন মিটিংয়ে 5 বা তার বেশি লোক থাকে, আপনি একসাথে মোড চালু করতে পারেন। মিটিং টুলবারে যান এবং 'আরো বিকল্প' আইকনে ক্লিক করুন (তিন-বিন্দু মেনু)। তারপরে, এটি সক্ষম করতে মেনু থেকে 'টুগেদার মোড' নির্বাচন করুন।
বর্তমানে, আপনি অডিটোরিয়াম ভিউতে টুগেদার মোড থাকতে পারেন যা আপনাকে এমন মনে করে যেন আপনি সবাই একটি শেয়ার্ড অডিটোরিয়াম স্পেসে একসাথে বসে আছেন।
👉Microsoft টিমগুলিতে টুগেদার মোড সম্পর্কে আরও জানুন এবং কীভাবে এটি সক্ষম করবেন এবং ব্যবহার করবেন।
ব্রেকআউট রুম সঙ্গে গ্রুপ আলোচনা আছে
আপনি একটি ক্লাস পড়াচ্ছেন বা অফিস মিটিং হোস্ট করছেন না কেন, গ্রুপ আলোচনা প্রক্রিয়াটির একটি বিশাল অংশ। এবং মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে ব্রেকআউট রুমগুলির সাথে, আপনি সহজেই অংশগ্রহণকারীদের বিভিন্ন গ্রুপে মিট করার সুবিধা দিতে পারেন।
এবং এখন, আপনাকে আর মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে ম্যানুয়ালি ব্রেকআউট রুম তৈরি করতে হবে না। মাইক্রোসফ্ট মিটিংগুলিতে এই বহুল কাঙ্ক্ষিত বৈশিষ্ট্যটির জন্য সহজাত সমর্থন যোগ করেছে। মিটিং হোস্ট অংশগ্রহণকারীদের ব্রেকআউট রুম (50 পর্যন্ত) এলোমেলোভাবে বা ম্যানুয়ালি সিদ্ধান্ত নিতে পারে কে কোথায় যাবে। ব্রেকআউট রুম কার্যকারিতা অর্থপ্রদান এবং বিনামূল্যে উভয় ব্যবহারকারীদের জন্য উপলব্ধ।
ব্রেকআউট রুম তৈরি করতে, স্ক্রিনের শীর্ষে মিটিং টুলবারে যান এবং 'ব্রেকআউট রুম' আইকনে ক্লিক করুন। তারপরে, অংশগ্রহণকারীদের আপনি যে কক্ষটি চান তাতে ভাগ করুন।
মিটিং নোট ব্যবহার করুন
এটি একটি খুব নিম্নমানের বৈশিষ্ট্য যা এটি প্রাপ্য মনোযোগ এবং প্রশংসা পায় না। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে মিটিং নোটগুলি আপনার মিটিংগুলিকে আরও নির্বিঘ্ন করতে পারে৷ আপনি মিটিংয়ে আলোচনা করা সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ ক্যাপচার করতে চান বা যে বিষয়গুলি নিয়ে আলোচনা করা দরকার তার জন্য একটি এজেন্ডা তৈরি করতে চান না কেন, মিটিং নোটগুলি আপনার যাওয়ার বৈশিষ্ট্য হওয়া উচিত।
এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, তারা শুধুমাত্র মিটিংয়ের সময়ই নয়, পরে এবং আগেও (নির্ধারিত মিটিংয়ের জন্য) উপলব্ধ। আমাদের বিশ্বাস করুন, যদি আপনি আগে না করে থাকেন তবে আপনাকে এখনই ব্যবহার শুরু করতে হবে।
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে মিটিং নোট ব্যবহার করার সমস্ত বিবরণের সাথে নিজেকে পরিচিত করতে এগিয়ে আসুন।🏃♀️
মিটিংয়ে সজ্জা সংরক্ষণ করুন এবং পরিবর্তে হাত বাড়ান
ভার্চুয়াল মিটিংয়ে সাজসজ্জা বজায় রাখা সত্যিই কঠিন হতে পারে। এবং ফলস্বরূপ, আপনার মাইক্রোফোনটি নিঃশব্দে রাখা প্রায় সর্বত্র মিটিং শিষ্টাচারে পরিণত হয়েছে। কিন্তু আপনি যখন কথা বলতে চান তখন কী হবে? আপনার মাইক্রোফোন আনমিউট করতে না বলাই মিটিং ব্যাহত করে।
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে, এটি এত অসভ্য হতে হবে না। যখনই আপনার কিছু বলার প্রয়োজন হয় তখন এর পরিবর্তে 'হাত বাড়ান' বোতামটি ব্যবহার করুন। এটি স্পিকারকে নির্দেশ করে যে আপনার মনে কিছু আছে এবং তারা আপনাকে আনমিউট করতে এবং এমনভাবে কথা বলতে বলতে পারে যাতে কোনও বাধা সৃষ্টি না হয়। এটি আসলে আপনার হাত তোলার চেয়ে ভাল কারণ স্পিকার আপনার ভিডিও ফিডটি দেখবে এমন কোনও গ্যারান্টি নেই তবে একটি গ্যারান্টি রয়েছে যে তারা অংশগ্রহণকারী প্যানেলে 'উত্থাপিত হাত' দেখবে।
মিটিং টুলবারে যান এবং আপনার হাত বাড়াতে 'হ্যান্ড বাড়ান' আইকনে ক্লিক করুন।
আপনার মিটিং প্রতিলিপি
যদি আপনি কখনও আপনার সম্পূর্ণ মিটিংয়ের একটি প্রতিলিপি চেয়ে থাকেন তবে এটি অসম্ভব বলে মনে করেন, আপনি আরও ভুল হতে পারেন না। মিটিং ট্রান্সক্রিপশনগুলি পাওয়ার জন্য মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির একটি দ্রুত উপায় রয়েছে, তবে এটি শুধুমাত্র তখনই কাজ করে যখন আপনার ডিফল্ট ভাষা ইংরেজি হয় এবং যখন মিটিংয়ে ইংরেজি বলা হয়।
এছাড়াও, আপনার প্রতিষ্ঠানের নীতি আপনাকে মিটিং ট্রান্সক্রিপশন করার অনুমতি দেবে। আরও একটি ক্যাচ জড়িত আছে - ট্রান্সক্রিপশন শুধুমাত্র আপনার রেকর্ড করা মিটিংগুলির জন্য উপলব্ধ। এমনকি আপনি শেয়ার করার আগে এই প্রতিলিপিগুলি সম্পাদনা করতে পারেন৷
একটি ট্রান্সক্রিপশন পেতে, রেকর্ডিং দেখতে মাইক্রোসফ্ট স্ট্রিমে যান। তারপরে, তিন-বিন্দু মেনু আইকনে ক্লিক করুন এবং বিকল্পগুলি থেকে 'আপডেট ভিডিও বিবরণ' নির্বাচন করুন।
'ভিডিও ভাষা' ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে ভাষা নির্বাচন করুন।
এখন, এটি নির্বাচন করতে 'অটো-জেনারেট ক্যাপশন'-এর চেকবক্সে ক্লিক করুন এবং ট্রান্সক্রিপশন পেতে 'প্রয়োগ করুন' বোতামে ক্লিক করুন।
ব্যক্তিগত অনির্ধারিত মিটিং আছে
অনির্ধারিত মিটিং সবসময় একটি চ্যানেলে থাকতে হবে না। অথবা আপনি যদি ব্যক্তিগত রাখতে চান তবে আপনাকে সবসময় একটি মিটিং নির্ধারণ করতে হবে না। আপনি অবিলম্বে মিটিং করতে পারেন যা সম্পূর্ণ ব্যক্তিগত এবং চ্যানেলের সকলের জন্য উন্মুক্ত নয়। এবং না, আমরা গ্রুপ চ্যাট থেকে 1:1 কল বা গ্রুপ কলের কথা বলছি না। এই ব্যক্তিগত মিটিংগুলি অন্যান্য মিটিংয়ের মতো, যেখানে আপনি 1:1 বা গ্রুপ কলের বিপরীতে আপনার সংস্থার বাইরের অতিথি থাকতে পারেন।
নেভিগেশন মেনু থেকে, 'ক্যালেন্ডার' (Microsoft 365 ব্যবহারকারীদের জন্য) বা 'Metings' (Microsoft Teams Free ব্যবহারকারীদের জন্য) এ যান।
তারপরে, উপরের ডানদিকে কোণায় 'Meet Now' বিকল্পে ক্লিক করুন। এই মিটিংগুলি কোনও চ্যানেলে হয় না এবং আপনার দলের সদস্যরা জানতে পারে না যে সেখানে একটি মিটিং চলছে, মিটিংয়ের আমন্ত্রণ ছাড়াই এতে যোগ দিন।
আরও ব্যস্ততার জন্য টিপস
মাইক্রোসফ্ট টিমস একটি ওয়ার্কস্ট্রিম সহযোগিতা অ্যাপ। এবং আপনার সতীর্থদের সাথে আরও ভাল সহযোগিতা করতে, আপনাকে তাদের মনোযোগ নিযুক্ত করতে হবে। আপনার বার্তা এবং অন্যান্য মিথস্ক্রিয়াকে আরও আকর্ষক করতে এই টিপসগুলি ব্যবহার করুন, যার ফলে উত্পাদনশীলতা সামগ্রিকভাবে বৃদ্ধি পায়।
ব্যস্ততা বাড়াতে পোল পরিচালনা করুন
পোলগুলি আরও ভাল সম্পৃক্ততা তৈরি করার একটি প্রমাণিত উপায়, কিন্তু মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে পোল তৈরি করার কোনও সরাসরি বৈশিষ্ট্য না থাকায় অনেকে মনে করেন এটি সম্ভব নয়৷ ঠিক আছে, মাইক্রোসফ্ট টিমের অর্ধেক সৌন্দর্য এটি অফার করে এমন শত শত সমন্বিত অ্যাপের মধ্যে রয়েছে!
এবং এই ধরনের দুটি সমন্বিত অ্যাপ - ফর্ম এবং পলি - আপনাকে আপনার চ্যানেলগুলিতে পোল পরিচালনা করতে সহায়তা করতে পারে। আপনি যে একমাত্র ত্রুটি খুঁজে পেতে পারেন তা হল আপনি একটি মিটিংয়ে পোল পরিচালনা করতে পারবেন না, কিন্তু একবার আপনি এই অ্যাপগুলি ব্যবহার করতে গেলে, আপনি দেখতে পাবেন যে এটি যাইহোক তেমন কোন ব্যাপার না। আপনি এমনকি সহযোগী পোলও করতে পারেন যেখানে অন্যান্য দলের সদস্যরাও পোলের প্রশ্নগুলিতে অবদান রাখতে পারে।
👉Microsoft টিমগুলিতে পোল তৈরি করার জন্য এখানে একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা রয়েছে।
ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলি ব্যবহার করে সমৃদ্ধ বার্তা তৈরি করুন৷
এটি ব্যক্তিগত চ্যাট বা চ্যানেল যোগাযোগের বিষয়েই হোক না কেন, সাধারণ, বিরক্তিকর বার্তা পড়ার দুর্দশা থেকে সবাইকে বাঁচাতে আপনার বার্তাগুলি ফর্ম্যাট করুন৷ পৃথিবীতে ইতিমধ্যেই যথেষ্ট আছে। বিন্যাস বিকল্পগুলি খুলতে এবং আপনার বার্তাগুলির সাথে তির্যক, বোল্ড, আন্ডারলাইন এবং আরও অনেক কিছু করতে বার্তা বাক্সের নীচের 'ফর্ম্যাট' আইকনে (একটি পেইন্টব্রাশ সহ A) ক্লিক করুন৷
চ্যানেল বার্তাগুলিতে বিষয়গুলি ব্যবহার করুন৷
বার্তাগুলি মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফর্মগুলির মধ্যে একটি। আজকাল কল এবং মিটিংয়ের চেয়ে বার্তাগুলির মাধ্যমে আরও বেশি তথ্য ভাগ করা হয়। সুতরাং, সঠিক সময়ে সময় বিনিয়োগ করা গুরুত্বপূর্ণ এবং নিশ্চিত করুন যে তারা সেখানে গুরুত্বপূর্ণ বার্তার সমুদ্রে হারিয়ে না যায়।
সাবজেক্ট লাইন হল দ্রুততম উপায় যাতে সেগুলিকে একটু উৎসাহ যোগ করা যায় এবং নিশ্চিত করা যায় যে সেগুলি সঠিক ব্যক্তির নজর কেড়েছে৷ আপনি একটি চ্যানেলে পোস্ট করতে চান এমন বার্তাগুলির ফর্ম্যাটিং বিকল্পগুলি থেকে একটি বিষয় যুক্ত করতে পারেন৷ স্পষ্টতই, ব্যক্তিগত চ্যাট বার্তাগুলির আসলে বিষয়গুলির প্রয়োজন হয় না, তাই আপনি সেগুলিতে একটি যোগ করতে পারবেন না।
উন্নত সংগঠনের জন্য টিপস
আপনার বিবেক না হারিয়ে জিনিসগুলি সংগঠিত রাখা মাঝে মাঝে কিছুটা কঠিন বলে মনে হতে পারে। এবং আমরা সবাই জিনিসগুলি সহজ করার জন্য কামনা করেছি। আরও ভাল সংগঠন আরও উত্পাদনশীলতার দিকে পরিচালিত করে। এই টিপসগুলির সাহায্যে, আপনি আপনার সাংগঠনিক দক্ষতাগুলিকে আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে পারেন এবং আপনি যখন এটিতে থাকবেন তখন সবাইকে প্রভাবিত করতে পারেন৷
পুনরায় সাজাতে আপনার দলগুলিকে টেনে আনুন এবং ড্রপ করুন
প্রাথমিকভাবে, আপনার সমস্ত দলকে এলোমেলোভাবে অর্ডার করা হয়েছে যে ক্রমে তারা তৈরি করা হয়েছিল। দলের একটি দীর্ঘ তালিকায়, গুরুত্বপূর্ণ দলে যাওয়া অপ্রতিরোধ্য হতে পারে। কিন্তু মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে একটি সামান্য পরিচিত তথ্য রয়েছে যা পেশাদাররা তাদের দলগুলিকে ক্রমানুসারে পেতে এবং সময় বাঁচাতে ব্যবহার করে।
আপনি আপনার দলগুলিকে আপনার পছন্দ অনুযায়ী সাজানোর জন্য টেনে আনতে পারেন৷ সুতরাং আপনি আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দলগুলিকে শীর্ষে রাখতে পারেন যাতে তাদের অ্যাক্সেস করা যায়।
চ্যানেল পিন করুন এবং দল লুকান
কখনও কখনও আপনার দলগুলি সাজানো যথেষ্ট নয়। আপনি হয়ত আপনার গুরুত্বপূর্ণ দলগুলিকে শীর্ষে সাজিয়ে রেখেছেন, কিন্তু আপনি নতুন দলে যোগ হচ্ছেন, এবং আপনার পুরো ব্যবস্থা নেকড়েদের কাছে চলে যাবে। ওয়েল, এটা এই ভাবে হতে হবে না. আপনার দলগুলিকে সংগঠিত করার আরও উপায় রয়েছে যা আপনাকে মাথা ব্যাথা বাঁচাতে পারে।
আপনি চ্যানেলগুলিকে পিন করতে পারেন যাতে সেগুলি সর্বদা একটি পৃথক বিভাগে শীর্ষে উপস্থিত হয়৷ চ্যানেলের ডানদিকে 'আরও বিকল্প' আইকনে (তিন-বিন্দু মেনু) যান এবং এটিতে ক্লিক করুন। তারপর, মেনু থেকে 'পিন' নির্বাচন করুন।
আপনার টিম মেনু ডিক্লাটার করার জন্য আপনি যেকোন অপ্রয়োজনীয় দলগুলিকেও লুকিয়ে রাখতে পারেন। দলের নামের ডানদিকে 'আরও বিকল্প' আইকনে ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে 'লুকান' বিকল্পে ক্লিক করুন। দলের জন্য নেভিগেশন মেনুর নীচে থেকে আপনার সমস্ত লুকানো দলগুলি যে কোনও সময় অ্যাক্সেস করা যেতে পারে৷
মসৃণ ব্যবস্থাপনা জন্য টিপস
আপনি দলের প্রধান বা শুধুমাত্র একটি মিটিং হোস্ট করার জন্য দায়ী কিনা, ব্যবস্থাপনার ঘাড়ে ব্যথা হতে হবে না। কিন্তু অধিকাংশ সময়, এটা হয়. ভাল, এই টিপস একটি প্রতিকার বিবেচনা করুন.
একটি মিটিংয়ে ভূমিকা বরাদ্দ করুন
যখন মিটিংয়ে একাধিক অংশগ্রহণকারী থাকে, তখন প্রতিটি অংশগ্রহণকারী কী করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করতে সক্ষম হওয়া সর্বোত্তম হয়ে ওঠে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সবসময় চান না যে সবাই একটি মিটিংয়ে বিষয়বস্তু উপস্থাপন এবং ভাগ করতে সক্ষম হোক। এমনও সময় আছে যখন আপনি অন্য কাউকে সহ-হোস্ট করতে চান যিনি আপনার সমস্ত কাজ করতে পারেন, যেমন লবি থেকে লোকেদের ভর্তি করা এবং অন্যান্য অংশগ্রহণকারীদের নিঃশব্দ করা ইত্যাদি।
আপনি এখন Microsoft টিম মিটিংয়ে লোকেদের ভূমিকা অর্পণ করতে পারেন। মানুষ হয় উপস্থাপক বা অংশগ্রহণকারী হতে পারে; উপস্থাপকদের সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ থাকে এবং অংশগ্রহণকারীরা শুধুমাত্র সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস পান।
আপনি মিটিংয়ের আগে (নির্ধারিত মিটিংয়ের জন্য) বা চলাকালীন মিটিংয়ের ভূমিকা নির্ধারণ করতে পারেন। মিটিংয়ের সময় ভূমিকা নির্ধারণ করতে, অংশগ্রহণকারী প্যানেলে যান এবং তিন-বিন্দু মেনু অ্যাক্সেস করতে অংশগ্রহণকারীর নামের ডানদিকে ‘আরও বিকল্প’ আইকনে ক্লিক করুন। তারপরে, সেই অনুযায়ী 'একজন উপস্থাপক তৈরি করুন' বা 'একজন অংশগ্রহণকারী তৈরি করুন' বিকল্পে ক্লিক করুন।
সময় বাঁচান এবং বাল্কে সদস্য যোগ করুন
আপনার দলগুলি তৈরি করার সময় আপনি কতবার চেয়েছিলেন যে বাল্ক লোকেদের যুক্ত করার বিকল্প ছিল? আপনাদের মধ্যে যাদেরকে 10 জনের বেশি লোকের সাথে দল তৈরি করতে হয়েছে যার অফিস গ্রুপ নেই বা একটি প্রারম্ভিক বিন্দু হিসাবে ব্যবহার করার জন্য পূর্ববর্তী দলগুলি রয়েছে তারা জানেন এটি কী মাথাব্যথা হতে পারে।
ঠিক আছে, আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট টিমস ওয়েব অ্যাপ ব্যবহার করেন, আপনি এই ব্যথা এড়িয়ে যেতে পারেন এবং বাল্ক সদস্যদের যোগ করতে পারেন। একমাত্র ধরা, এটি একটি Chrome এক্সটেনশন ব্যবহার প্রয়োজন. আপনি এই এক্সটেনশনের সাথে একটি 2-কলামের ডিসপ্লেতে আপনার দলগুলি দেখার অতিরিক্ত বোনাসও পাবেন। সুতরাং, কম স্ক্রোল করার সময় আপনি আরও দল দেখতে পারেন।
👉বাল্ক সদস্যদের যোগ করতে কীভাবে ‘রিফাইন্ড মাইক্রোসফ্ট টিমস’ ক্রোম এক্সটেনশন ব্যবহার করবেন তা জানুন।
একটি সামগ্রিক ভাল অভিজ্ঞতা জন্য টিপস
এই কয়েকটি টিপস শ্রেণীবদ্ধকরণকে অস্বীকার করতে পারে, তবুও, Microsoft টিমগুলিতে আপনার অভিজ্ঞতাকে অসীমভাবে উন্নত করতে আপনার জীবনে সেগুলি প্রয়োজন।
আপনার অবস্থা উপেক্ষা করবেন না
মাইক্রোসফ্ট টিমের স্থিতি আপনার নিষ্পত্তিতে একটি শক্তিশালী হাতিয়ার হতে পারে। আপনার স্থিতি আপনার সত্যিকারের প্রাপ্যতার অবস্থাকে প্রতিফলিত করে, অনেক ভুল যোগাযোগ এড়ানো যেতে পারে যা একই শারীরিক জায়গায় কাজ না করার ফলে হতে পারে। সুতরাং, আপনি উপলব্ধ, দূরে, ব্যস্ত বা কলে আছেন কিনা তা আপনার দলের অন্যান্য সদস্যদের জানাতে সর্বদা এটি ব্যবহার করুন যাতে তারা আপনার সাথে যোগাযোগ করার সময় কী আশা করতে পারে তা জানতে পারে।
আপনি এই টুল থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পেতে 'ব্যবহারকারীর উপস্থিতি' এবং 'কাস্টম' উভয় অবস্থাই ব্যবহার করতে পারেন। যদিও বেশিরভাগ সময়, মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি আপনার অবস্থার উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার স্থিতি কনফিগার করে (যা অনেকের জন্য সমস্যা তৈরি করে বলে পরিচিত), আপনি নিজেও আপনার স্ট্যাটাস সেট করতে পারেন।টাস্কবারে আপনার প্রোফাইল ফটোতে যান এবং তারপর এটি সেট করতে মেনু থেকে একটি স্থিতি নির্বাচন করুন।
হট টিপ: এমনকি আপনি কাস্টমাইজড সময়ের জন্য 'অফিসের বাইরে' হিসাবে আপনার স্ট্যাটাস সেট করতে পারেন, আপনি শুধু দুপুরের খাবারের জন্য বা ছুটিতে যাচ্ছেন কিনা। এই নতুন স্ট্যাটাস বিকল্পটি কীভাবে সেট করবেন তা শিখুন যা অন্যথায় Microsoft টিমগুলিতে উপলব্ধ নয়।👆
আপনার স্ট্যাটাস যে সমস্যা তৈরি করতে পারে তা এড়ান
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি আপনার স্থিতি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরিবর্তন করে এবং সাধারণত এটি একটি ভাল জিনিস। কিন্তু কর্মক্ষেত্রে মাইক্রোম্যানেজিংয়ে ভোগা অনেক লোকের জন্য, এটি একটি উপদ্রব হয়ে ওঠে যখন দলগুলি নিষ্ক্রিয়তার পাঁচ মিনিটের মধ্যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে 'অ্যাভেলেবল' থেকে 'অ্যাওয়ে'-এ তাদের স্থিতি পরিবর্তন করে।
আপনি যদি এমন পরিস্থিতি এড়াতে চান যেখানে আপনার সুপারভাইজার মনে করে যে আপনি কঠোর পরিশ্রম করার পরিবর্তে খুব কমই কাজ করছেন, তাহলে আপনার অবস্থা বিপরীত রেখে আপনার সমস্যাগুলিকে দূরে রাখতে Mouse Jiggler অ্যাপটি ব্যবহার করুন।
জরুরী বার্তা পাঠান
প্রাপক আপনার বার্তা দেখে নিশ্চিত করতে চান? এটিকে জরুরী হিসাবে চিহ্নিত করুন এবং প্রতি দুই মিনিটে বিশ মিনিটের জন্য তাদের জানানো হবে। এটি দশটি বিজ্ঞপ্তি, এবং তাদের এটি মিস করার কোন উপায় নেই। এখন, যদি এটি একটু বেশি মনে হয়, কিন্তু বার্তাটি এখনও একটি আদর্শ বার্তার চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, আপনি এটিকে কেবল গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন। প্রাপককে অবিরামভাবে অবহিত করা হবে না, তবে তারা এখনও জানবে যে বার্তাটি গুরুত্বপূর্ণ।
ব্যক্তিগত চ্যাটে বার্তা বক্সের নীচে 'বিস্ময় চিহ্ন' ক্লিক করুন এবং বার্তা পাঠানোর আগে বিকল্পগুলি থেকে অগ্রাধিকার নির্বাচন করুন।
আরও ব্যক্তিগতকৃত অভিজ্ঞতার জন্য আপনার বিজ্ঞপ্তিগুলি কাস্টমাইজ করুন৷
ডিফল্টরূপে, মাইক্রোসফ্ট টিম সমস্ত নতুন বার্তা, প্রতিক্রিয়া এবং উল্লেখের জন্য বিজ্ঞপ্তি সরবরাহ করে। কিন্তু দলগুলি ব্যাপক কাস্টমাইজেশন বিকল্পগুলি অফার করে, তাই আপনি শুধুমাত্র সেই জিনিসগুলির জন্য বিজ্ঞপ্তি পেতে পারেন যার জন্য আপনি বিজ্ঞপ্তি পেতে চান৷
সেটিংস খুলুন এবং বাম দিকের নেভিগেশন মেনু থেকে 'নোটিফিকেশন'-এ যান।
এখানে, আপনি প্রায় সবকিছুর জন্য আপনার প্রয়োজন অনুসারে আপনার বিজ্ঞপ্তিগুলি পরিবর্তন করতে পারেন: টিম এবং চ্যানেল, চ্যাট, মিটিং, মানুষ এবং আরও অনেক কিছু।
অল-নাইটার টানার সময় ডার্ক মোড ব্যবহার করুন
আপনি শুধু একবার সারারাত টেনে নিয়ে যাচ্ছেন, বা আপনাকে নিয়মিত গভীর রাতে কাজ করতে হবে, এটি আপনার চোখ বা ঘুমের ধরণকে প্রভাবিত করতে দেবেন না। রাতে আপনার ল্যাপটপের অন্ধ আলো থেকে আপনার চোখকে বাঁচাতে মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে ডার্ক মোড ব্যবহার করুন।
মাইক্রোসফ্ট টিমস ডেস্কটপ অ্যাপ থেকে সেটিংসে যান এবং থিমটিকে 'ডিফল্ট' থেকে 'ডার্ক'-এ পরিবর্তন করুন।
মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির আবিষ্কার করার জন্য অনেক কিছু রয়েছে যে এটি মাঝে মাঝে অপ্রতিরোধ্য হতে পারে। এই টিপসগুলি আপনাকে এক সময়ে জিনিসগুলি নিতে সাহায্য করতে পারে, জিনিসগুলির একটি ভাল হ্যান্ডেল প্রদান করে৷ অল্প সময়ের মধ্যে, আপনি মাইক্রোসফ্ট টিমের উপায়ে দক্ষ হয়ে উঠবেন, গোলকধাঁধায় হারিয়ে যাবেন না।