ডেটা এন্ট্রি সহজ, দ্রুত এবং ত্রুটিমুক্ত করতে Excel-এ আইটেমগুলির একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করুন৷ এক্সেলের ডেটা যাচাইকরণ বৈশিষ্ট্যের সাহায্যে, আপনি একটি ওয়ার্কশীট বা ওয়ার্কবুকে ডেটা প্রবেশ করার জন্য সহজেই ড্রপ ডাউন তালিকা তৈরি করতে পারেন।
একটি এক্সেল ড্রপ-ডাউন তালিকা বা ড্রপ-ডাউন মেনু হল একটি গ্রাফিকাল নিয়ন্ত্রণ উপাদান যা ব্যবহারকারীদের পূর্ব-নির্ধারিত বিকল্পগুলির একটি তালিকা থেকে একটি বিকল্প বেছে নিতে দেয়। এটি ডেটা এন্ট্রিকে সহজ, দ্রুত এবং ভুল ও টাইপো কমিয়ে দেবে।
উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারকারীরা একটি ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে সহজেই কাজের স্থিতিটি শেষ হিসাবে বেছে নিতে পারেন। কিন্তু আপনি যদি তাদের ম্যানুয়ালি এটি প্রবেশ করার পছন্দ প্রদান করেন, তাহলে তারা সম্পূর্ণ শব্দটি FINISHED বা PENDING বা ONGOING, অথবা FAILED টাইপ করতে পারে। প্রতিটি কাজের জন্য স্ট্যাটাস টাইপ করতে অনেক সময় লাগবে, তবে যদি এটি একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা হয় তবে এটি ডেটা এন্ট্রি প্রক্রিয়াটিকে ত্বরান্বিত করবে।
এই পোস্টে, আমরা আপনাকে সেল থেকে ডেটা ব্যবহার করে, বা ম্যানুয়ালি ডেটা প্রবেশ করে, বা Excel-এ সূত্র ব্যবহার করে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করার একটি দ্রুত এবং সহজ উপায় দেখাব।
সেল থেকে ডেটা ব্যবহার করে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করা
উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করতে পারেন যা আপনি নেওয়ার পরিকল্পনা করছেন প্রতিটি ট্রিপের অবস্থা ট্র্যাক করতে (নিচের ছবিতে দেখানো হয়েছে)।
প্রথমে, আপনি যে আইটেমগুলিকে ঘরের অ্যারেতে ড্রপ-ডাউনে দেখতে চান তা টাইপ করুন। আপনি ড্রপ-ডাউন তালিকা ধারণ করা শীটে বা একটি ভিন্ন শীটে এটি করতে পারেন।
এই উদাহরণে, আমরা শীট 2-এ ড্রপ-ডাউন তালিকার জন্য আইটেমগুলির তালিকা টাইপ করেছি।
শীট 1 এ ফিরে যান এবং তারপর সেল B2 নির্বাচন করুন (এটি সেই ঘর যেখানে আপনি আপনার ড্রপ-ডাউন সেট আপ করবেন)।
এরপর, 'ডেটা' ট্যাবে যান এবং 'ডেটা ভ্যালিডেশন' আইকনে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'ডেটা ভ্যালিডেশন' নির্বাচন করুন।
'ডেটা ভ্যালিডেশন' ডায়ালগ বক্সে, 'অনুমতি দিন:' ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'তালিকা' নির্বাচন করুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
'উৎস' বাক্সে ক্লিক করুন এবং আপনি যে আইটেমগুলি যোগ করতে চান সেই তালিকায় যে বিকল্পগুলি উপস্থিত হবে তা নির্বাচন করতে পারেন।
এখন, শীট 2 থেকে আইটেমগুলির তালিকা (A1:A5) নির্বাচন করুন।
এবং অবস্থান যেখানে ড্রপ-ডাউন মেনুর মানগুলি উৎস বাক্সে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হবে। এখন, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন। আপনি যদি 'কালো উপেক্ষা করুন' বিকল্পটি আনচেক করেন, এক্সেল ব্যবহারকারীদের তালিকা থেকে একটি মান নির্বাচন করতে বাধ্য করবে।
এখন আপনি স্ট্যাটাস কলামের B2 ঘরে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করেছেন।
সমস্ত 5টি সারিতে ড্রপ-ডাউন তালিকাটি অনুলিপি করতে, ড্রপ-ডাউন বক্সের নীচের বাম দিকের ছোট্ট সবুজ বর্গক্ষেত্রে ক্লিক করুন এবং এটিকে B6 সেলের উপরে টেনে আনুন।
এখন, ড্রপ-ডাউন তালিকাটি সেল B2 থেকে B6 এ কপি করা হয়েছে।
ম্যানুয়ালি ডেটা প্রবেশ করে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করা
বিকল্পভাবে, আপনি ডেটা যাচাইকরণ ডায়ালগ উইন্ডোর 'উৎস' ক্ষেত্রে ম্যানুয়ালি প্রবেশ করে আইটেমগুলিকে সরাসরি ড্রপ-ডাউনে যোগ করতে পারেন।
এই উদাহরণে, আপনি কোন ঋতুতে শহরে যাচ্ছেন তার জন্য একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা যোগ করছেন। সুতরাং, একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে সেল C2 নির্বাচন করুন।
'ডেটা' ট্যাব থেকে 'ডেটা ভ্যালিডেশন' ডায়ালগ বক্স খুলুন।
যাচাইকরণের মানদণ্ড থেকে 'তালিকা' নির্বাচন করুন এবং 'উৎস' বাক্সে আপনার তালিকা টাইপ করুন। প্রতিটি আইটেমের মধ্যে একটি কমা দিয়ে আলাদা করে স্থান ছাড়াই সমস্ত আইটেম প্রবেশ করা উচিত।
এখানে, উৎস ক্ষেত্রে 'বসন্ত, গ্রীষ্ম, শরৎ, শীত' লিখুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এখন, উত্স ক্ষেত্রে প্রবেশ করা সমস্ত আইটেম (বিকল্পগুলি) ড্রপ-ডাউন তালিকার বিভিন্ন লাইনে প্রদর্শিত হবে। তারপরে, আপনি পূর্ববর্তী পদ্ধতির মতো বাকি সারিগুলিতে তালিকাটি টেনে আনতে এবং অনুলিপি করতে পারেন।
সূত্র ব্যবহার করে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করা
আপনি একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করতে পারেন আরেকটি উপায় হল উৎস ক্ষেত্রে অফসেট সূত্র ব্যবহার করে।
এই উদাহরণে, আমরা বছরের কলামে একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করছি। সেল D1 নির্বাচন করুন এবং ডেটা -> ডেটা টুলস -> ডেটা যাচাইকরণে যান।
ডেটা যাচাইকরণ উইন্ডোতে, সেল রেফারেন্স বা ম্যানুয়ালি প্রবেশ করা আইটেমগুলির পরিবর্তে এই সূত্র উত্স ক্ষেত্রে প্রবেশ করুন:
=অফসেট(রেফারেন্স, সারি, কল, [উচ্চতা], [প্রস্থ])এখন শীট 2-এ ড্রপ-ডাউন তালিকার (বছর) আইটেমগুলির তালিকা লিখুন।
সূত্রে, সেল রেফারেন্সটি B1 (তালিকার শুরুর বিন্দু) হিসাবে নির্দিষ্ট করুন, রেফারেন্স অফসেটিং এড়াতে সারি এবং কলামগুলি 0 হিসাবে নির্দিষ্ট করুন এবং তালিকার আইটেমগুলির জন্য 5 হিসাবে উচ্চতা হিসাবে নির্দিষ্ট করুন৷
=অফসেট(শীট2!$B$1,0,0,5)এখন, যদি আপনি উত্স ক্ষেত্রে এই সূত্রটি প্রবেশ করেন, এটি একটি অ্যারে প্রদান করে যেখানে বছরের তালিকা রয়েছে (B1:B5)।
এটি একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করবে যা শীট 2-এর B1:B5 সেল রেঞ্জে সমস্ত বছর দেখায়।
একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা সরানো হচ্ছে
আপনি Excel এ একটি ড্রপ-ডাউন তালিকাও সরাতে পারেন। একটি ড্রপ-ডাউন তালিকা সরাতে, ড্রপ-ডাউন তালিকা সহ ঘরটি নির্বাচন করুন। তারপর Data –> Data Tools –> Data Validation এ যান।
'ডেটা ভ্যালিডেশন' ডায়ালগ বক্সের নিচের বাম কোণে 'ক্লিয়ার অল' বোতামে ক্লিক করুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন। এটি নির্বাচিত কক্ষে ড্রপ-ডাউন তালিকা মুছে ফেলবে।
আপনি যদি ওয়ার্কশীটে সমস্ত ড্রপ-ডাউন তালিকা মুছে ফেলতে চান, তাহলে 'সমস্ত সাফ করুন' বোতামে ক্লিক করার আগে 'একই সেটিংস সহ অন্যান্য সমস্ত কক্ষে এই পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করুন' চেক করুন। তারপর, আবেদন করতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এখন, আপনি এই ধাপে ধাপে নির্দেশিকা অনুসরণ করে ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি এবং সরাতে পারেন।