এই নির্দেশিকা আপনাকে দেখাবে কিভাবে Excel এ বর্ণমালা সাজানো এবং ফিল্টার বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে, এবং সূত্রগুলি ক্রমানুসারে ডেটা সাজানো ও বিন্যাস করা যায়।
মাইক্রোসফ্ট এক্সেল হল গুরুত্বপূর্ণ ডেটা সংগঠিত করার জন্য একটি কার্যকর সফ্টওয়্যার, যেমন অর্থ, বিক্রয় ডেটা, গ্রাহকের তথ্য, ইত্যাদি। ওয়ার্কশীটে ডেটা বর্ণমালা করা সেই ডেটাগুলিকে দ্রুত সংগঠিত করার, অ্যাক্সেস করার এবং উল্লেখ করার অন্যতম সেরা উপায়। সেলের একটি পরিসরকে বর্ণানুক্রম করার অর্থ হল এক্সেলে বর্ণানুক্রমিকভাবে একটি পরিসীমা সাজানো। ডেটা ক্রমবর্ধমান ক্রমে বা অবরোহী ক্রমে উভয় উপায়ে সাজানো যেতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক আপনার কাছে গ্রাহকের অর্ডার তথ্যের একটি বড় ডেটা সেট আছে এবং আপনি একটি নির্দিষ্ট গ্রাহকের অর্ডার ইতিহাস খুঁজে পেতে চান। পুরো তালিকার মাধ্যমে আঁচড়ানো বেশ একটি কাজ হয়ে যাবে। স্ক্রল করে সময় নষ্ট করার পরিবর্তে, আপনি আপনার ডেটা দ্রুত খুঁজে পেতে আপনার কলামগুলিকে বর্ণমালা করতে পারেন।
আপনি যে ধরনের ডেটাসেটে কাজ করছেন তার উপর নির্ভর করে, Excel-এ ডেটা বর্ণমালা করার জন্য আপনি বিভিন্ন উপায় ব্যবহার করতে পারেন। এক্সেল আপনাকে একটি একক কলাম বা একটি একক সারি বা নির্বাচিত পরিসর বা একটি সম্পূর্ণ ওয়ার্কশীট বাছাই করার অনুমতি দেয়, সেইসাথে একাধিক কলাম বা সারি একসাথে গোষ্ঠীবদ্ধ করার বিকল্পগুলি যখন আপনি সেগুলি সাজান। আসুন শিখি কিভাবে সারি বা কলাম দ্বারা এক্সেল স্প্রেডশীটে ডেটা বর্ণমালা করা যায়।
এক্সেলে ডেটা কেন বর্ণমালা করা হয়
ডেটা বর্ণমালার অনেক সুবিধা থাকবে:
- এটি ডেটাকে আরও সংবেদনশীল করে তোলে এবং এটি পড়া সহজ করে তোলে।
- এটি একটি ব্যবহারকারীর জন্য এক্সেল ডেটাশিটে একটি নির্দিষ্ট মান বা গ্রাহকের নাম সন্ধান করা সহজ করে তোলে।
- এটি ব্যবহারকারীকে ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি দৃশ্যমানভাবে সনাক্ত করতে সহায়তা করে যাতে আমরা ডেটা এন্ট্রি ত্রুটিগুলি প্রতিরোধ করতে পারি।
- এটি ব্যবহারকারীদের সহজেই কলাম বা তালিকাগুলিকে একসাথে গোষ্ঠীবদ্ধ করতে দেয় যাতে ব্যবহারকারীরা তাদের পাশাপাশি দেখতে পারে।
বর্ণমালা (বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো) হল আপনার তথ্য দ্রুত সাজানোর একটি সহজ, সাধারণ উপায়। এটি খুব বড় ডেটাসেটের জন্য বিশেষভাবে কার্যকর। সম্পূর্ণভাবে, Excel-এ ডেটা বর্ণানুক্রম করার 4টি উপায় রয়েছে: A-Z বা Z-A বোতাম, সাজানোর বৈশিষ্ট্য, ফিল্টার ফাংশন এবং সূত্র।
এক্সেলে একটি কলামের বর্ণমালা
এক্সেলে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানোর দ্রুততম উপায় হল অন্তর্নির্মিত সাজানোর বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা।
প্রথমে, স্প্রেডশীটটি খুলুন যাতে ডেটাসেট রয়েছে। আপনি বাছাই করতে চান এমন ঘর বা কলাম নির্বাচন করুন এবং নিশ্চিত হন যে কোনো ফাঁকা ঘর নির্বাচন করবেন না। তারপর, 'ডেটা' ট্যাবে যান এবং বাছাই এবং ফিল্টার গ্রুপে ক্রমবর্ধমান বাছাই করতে 'A-Z' বা 'Z-A'-এ ক্লিক করুন।
যদি এর মধ্যে কোনো ফাঁকা ঘর থাকে, তবে এক্সেল ধরে নেয় যে সমস্ত ডেটা সাজানো হয়েছে এবং কালো কক্ষের উপরে থেমে গেছে। আপনি যদি পুরো কলামটি সাজাতে চান তবে কলামের যেকোনো ঘর নির্বাচন করুন এবং উপরের বিকল্পটি ব্যবহার করুন।
একই বিকল্পগুলি 'হোম' ট্যাবের সম্পাদনা বিভাগে 'সর্ট এবং ফিল্টার' টুলের অধীনেও অ্যাক্সেস করা যেতে পারে।
একবার আপনি বোতামটি ক্লিক করলে, অবিলম্বে আপনার তালিকার বর্ণমালা এক্সেল করুন।
কিভাবে সারি বাছাই এবং Excel এ একসাথে রাখা
আপনি সহজেই একটি কলাম বাছাই করতে পারেন যদি আপনার ওয়ার্কশীটে শুধুমাত্র একটি কলাম থাকে তবে এটি একটু জটিল হয়ে যায় যখন আপনার ওয়ার্কশীটে আপনি যে কলামটি সাজাতে চান তার পাশে একাধিক কলাম থাকে। এছাড়াও, কখনও কখনও, আমরা স্প্রেডশীটগুলিতে কাজ করি যেখানে আমাদের কলাম সাজানোর পরে সংশ্লিষ্ট সারিগুলি অক্ষত রাখতে হবে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আমাদের কাছে শিক্ষার্থীদের মার্ক তালিকার একটি স্প্রেডশীট থাকে। আমরা যখন ছাত্রদের নামের কলাম বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজাই, তখন আমরা চাই তাদের পাশের সারিতে লেখা চিহ্নগুলোও সেই অনুযায়ী চলে।
এই ধরনের ক্ষেত্রে, আপনি 'A-Z' বা 'Z-A' বোতামটি বর্ণানুক্রমিক ক্রমে একটি কলাম সাজানোর জন্য ব্যবহার করতে পারেন এবং এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সারিগুলিকে একত্রে রেখে অন্যান্য কলামে ডেটা সাজিয়ে দেবে। আসুন দেখি কিভাবে এটি অন্য একটি উদাহরণ দিয়ে কাজ করে।
প্রথমে, প্রথম কলামটি নির্বাচন করুন যে অনুসারে আপনি অন্যান্য কলামগুলি সাজাতে চান। তারপরে একটি কলামে ডেটা সাজানোর জন্য ডেটা ট্যাব বা হোম ট্যাবের অধীনে 'A-Z' বা 'Z-A' নির্বাচন করুন এবং Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই অনুযায়ী অন্যান্য কলামগুলিকে পুনর্বিন্যাস করবে।
একবার আপনি সাজানোর বোতামে ক্লিক করলে, একটি সাজানোর সতর্কতা ডায়ালগ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে। 'নির্বাচন প্রসারিত করুন'-এর জন্য রেডিও বোতামটি নির্বাচন করুন এবং 'বাছাই' বোতামে ক্লিক করুন।
এটি কলাম বাছাই করার সময় সারিগুলিকে একত্রে রাখবে, কোনো ডেটার মিল না করে (নিচে দেখানো হয়েছে)।
আপনি যদি 'বর্তমান নির্বাচনের সাথে চালিয়ে যান' বিকল্পটি নির্বাচন করেন, তবে এক্সেল শুধুমাত্র নির্বাচিত কলামটি সাজাতে হবে।
একাধিক কলাম দ্বারা বর্ণানুক্রমিকভাবে কীভাবে সাজানো যায়
আপনি যদি বর্ণানুক্রমিকভাবে একাধিক কলাম দ্বারা একটি ডেটাসেট বাছাই করতে চান তবে আপনি এটি এক্সেলের সাজানোর বৈশিষ্ট্য দিয়ে করতে পারেন।
উদাহরণ স্বরূপ, আমরা নিম্নোক্ত সারণীটিকে বর্ণানুক্রমিকভাবে প্রথমে দেশ অনুসারে এবং তারপর প্রথম নাম অনুসারে সাজাতে চাই:
প্রথমে, আপনি বর্ণমালা অনুসারে সাজাতে চান এমন পুরো টেবিলটি নির্বাচন করুন, তারপরে 'ডেটা' ট্যাবে যান এবং Sort and Filter গ্রুপে, 'Sort'-এ ক্লিক করুন।
অথবা 'হোম' ট্যাবের সম্পাদনা বিভাগে 'বাছাই এবং ফিল্টার' আইকনে ক্লিক করুন এবং একই বৈশিষ্ট্য অ্যাক্সেস করতে 'কাস্টম বাছাই' নির্বাচন করুন।
সাজানোর ডায়ালগ বক্সটি প্রদর্শিত হবে এবং প্রথম কলামটি (প্যারামিটার) দেখাবে যেখানে টেবিলটি সাজানো হবে। ড্রপডাউন বক্সে 'বাছাই করুন' ড্রপডাউন বক্সে, প্রাথমিক কলামটি নির্বাচন করুন যার দ্বারা আপনি প্রথমে ডেটাকে বর্ণানুক্রম করতে চান, আমাদের ক্ষেত্রে 'দেশ' এবং 'অর্ডার' ড্রপডাউনে 'A থেকে Z' বা 'Z থেকে A' বেছে নিন। .
তারপরে, দ্বিতীয় সাজানোর স্তর যোগ করতে 'অ্যাড লেভেল' বোতামে ক্লিক করুন। দ্বিতীয় কলামটি নির্বাচন করুন (আমাদের ক্ষেত্রে প্রথম নাম) যার দ্বারা আপনি 'বাছাই করে' বাক্সে ডেটা বর্ণমালা করতে চান এবং 'A থেকে Z' বা 'Z থেকে A' নির্বাচন করুন। যদি আপনার টেবিলের উপরে শিরোনাম থাকে, তাহলে 'আমার ডেটা আছে হেডার' চেকবক্সটি চেক করুন যাতে এটি সাজানোর সময় হেডারগুলি এড়িয়ে যেতে পারে। প্রয়োজনে আরও সাজানোর স্তর যোগ করুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
সারণীটি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়েছে: প্রথমে দেশ অনুসারে, এবং তারপর প্রথম নাম অনুসারে নীচে দেখানো হয়েছে।
কিভাবে Excel এ বর্ণানুক্রমিকভাবে সারি সাজাতে হয়
কখনও কখনও আপনি কলামের পরিবর্তে এক্সেলে সারিগুলিকে বর্ণানুক্রম করতে চাইতে পারেন। এটি এক্সেলের সাজানোর বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে করা যেতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ, ধরা যাক আপনার কাছে একটি স্প্রেডশীট রয়েছে যেখানে প্রথম-সারির কলাম B থেকে T-তে শহরের নাম রয়েছে যেখানে বিভিন্ন খুচরা ধরণের অধীনে উপলব্ধ স্টোরের সংখ্যা এবং কলাম A-তে খুচরা বিক্রেতার ধরন রয়েছে। বিভিন্ন খুচরা বিক্রেতার বিভাগে প্রতিটি শহরে কতগুলি স্টোর রয়েছে তা ট্র্যাক রাখতে সেলগুলি ব্যবহার করা হয়।
প্রথমে, আপনি বর্ণমালা করতে চান এমন সমস্ত সারি নির্বাচন করুন; আপনি যদি সারি লেবেলগুলি সরাতে না চান তবে সেগুলিকে আপনার নির্বাচনের বাইরে রাখুন৷ এখন, 'ডেটা' ট্যাবে নেভিগেট করুন এবং Sort and Filter গ্রুপে 'Sort' এ ক্লিক করুন।
সাজানোর ডায়ালগ বক্সে, 'বিকল্প' বোতামে ক্লিক করুন।
আরেকটি ছোট ডায়ালগ বক্স আসবে, যা আপনাকে 'বাম থেকে ডানে সাজান' বা 'সর্ট টপ টু বটম' নির্বাচন করার বিকল্প দেবে। পরিবর্তে সারি অনুসারে বর্ণানুক্রম করতে 'বাম থেকে ডানে সাজান' বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং সাজানোর ডায়ালগ বক্সে ফিরে যেতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এখন, ড্রপ-ডাউন তালিকায় আপনি যে সারিটি বর্ণমালা করতে চান সেটি নির্বাচন করুন (এই উদাহরণে সারি 1)। অন্য ক্ষেত্রে, 'সর্ট অন' বাক্সে সেল মানগুলি রাখুন, এবং অর্ডার বাক্সে 'A থেকে Z' (ঊর্ধ্বক্রম) নির্বাচন করুন। তারপর, ডায়ালগ বক্স বন্ধ করতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এখন, আমাদের টেবিলের প্রথম সারিটি বর্ণানুক্রমিক (অ্যাসেন্ডিং) ক্রমে সাজানো হয়েছে, এবং অবশিষ্ট সারিগুলি নীচের চিত্র অনুসারে পুনরায় সাজানো হয়েছে।
কিভাবে একটি ফিল্টার ব্যবহার করে বর্ণানুক্রমিকভাবে একটি কলাম সাজাতে হয়
এক্সেলে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানোর আরেকটি দ্রুত উপায় হল ফিল্টার বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করা। একবার আপনি কলামগুলিতে ফিল্টার প্রয়োগ করলে, সমস্ত কলামের জন্য সাজানোর বিকল্পগুলি শুধুমাত্র একটি মাউস ক্লিকে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে।
কলামগুলিতে একটি ফিল্টার যোগ করতে, এক বা একাধিক কলাম নির্বাচন করুন এবং 'ডেটা' ট্যাবে সাজানো এবং ফিল্টার গ্রুপে 'ফিল্টার' বিকল্পে ক্লিক করুন। আপনি যদি পুরো টেবিলে ফিল্টার প্রয়োগ করতে চান, তাহলে টেবিলের যেকোনো ঘর নির্বাচন করুন এবং 'ফিল্টার' বিকল্পে ক্লিক করুন।
এছাড়াও আপনি 'হোম' ট্যাবের এডিটিং গ্রুপে 'বাছাই এবং ফিল্টার' টুলে ক্লিক করে এবং 'ফিল্টার' নির্বাচন করে ফিল্টার বিকল্পটি অ্যাক্সেস করতে পারেন।
প্রতিটি কলাম হেডারে একটি ছোট ড্রপ-ডাউন তীর প্রদর্শিত হবে। আপনি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজাতে চান এমন যেকোনো কলামের তীরটিতে ক্লিক করুন এবং 'A থেকে Z সাজান' বা 'Z থেকে A সাজান' নির্বাচন করুন।
এটি আপনার পছন্দের বর্ণানুক্রমিক ক্রমানুসারে আপনি যে কলামটি চান তা সাজিয়ে রাখবে এবং আপনি যদি 'A থেকে Z সাজান' বেছে নেন, তাহলে একটি ছোট ঊর্ধ্বগামী তীরটি ফিল্টার বোতামে প্রদর্শিত হবে যা সাজানোর ক্রম নির্দেশ করে (অধিক্রম):
একটি কাস্টম অর্ডার উন্নত বাছাই
বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো প্রতিটি বর্ণানুক্রমিক ডেটার জন্য আদর্শ নয়। কখনও কখনও, ডেটা বর্ণানুক্রমিক হতে পারে, তবে এটি সাজানোর সবচেয়ে কার্যকর উপায় নয়।
আসুন এমন একটি পরিস্থিতি কল্পনা করি যেখানে আপনার মাস বা সপ্তাহের দিনের নাম সম্বলিত একটি তালিকা থাকতে পারে, সেই পরিস্থিতিতে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো কার্যকর নয়। এই তালিকাটি কালানুক্রমিকভাবে সাজানো আরও বোধগম্য। আপনি যদি A থেকে Z থেকে বাছাই করেন তবে এটি বর্ণানুক্রমিকভাবে মাসগুলিকে সাজিয়ে দেবে, এপ্রিল প্রথমে আসবে, তারপরে আগস্ট, ফেব্রুয়ারি, জুন এবং আরও অনেক কিছু। কিন্তু এই আপনি কি চান না. সৌভাগ্যবশত, অ্যাডভান্সড কাস্টম সর্ট বিকল্প ব্যবহার করে এক্সেলে কালানুক্রমিকভাবে সাজানো খুব সহজ।
আপনি যে টেবিলটি সাজাতে চান সেটি নির্বাচন করে শুরু করুন। তারপর হোম ট্যাবের সম্পাদনা বিভাগে 'সর্ট এবং ফিল্টার'-এর অধীনে 'কাস্টম সাজানো' নির্বাচন করুন।
সাজানোর ডায়ালগ বক্সে, কলাম বিভাগে বছরের মাসগুলি রয়েছে এমন কলাম বেছে নিন, যথারীতি 'মান'-এ সাজান এবং অর্ডার বিভাগে 'কাস্টম তালিকা' বেছে নিন।
কাস্টম তালিকা ডায়ালগে, আপনি নিজের একটি তালিকা তৈরি করতে পারেন। সপ্তাহের দিন, সংক্ষিপ্ত মাস, বছরের মাস ইত্যাদি সহ কিছু ডিফল্ট কাস্টম তালিকা রয়েছে। আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী উপযুক্ত সাজানোর বিকল্প বেছে নিন (আমাদের ক্ষেত্রে জানুয়ারি, ফেব্রুয়ারি, ..) এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন। তারপর আপনার তালিকাকে কালানুক্রমিকভাবে সাজাতে আবার 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
আপনি লক্ষ্য করবেন যে আপনি মাসের ক্রম অনুসারে তালিকাটি সফলভাবে সাজিয়েছেন।
এক্সেল সূত্র ব্যবহার করে কিভাবে এক্সেলে বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো যায়
আপনি যদি সূত্রের অনুরাগী হন, তাহলে আপনি একটি তালিকাকে বর্ণানুক্রম করতে এক্সেল সূত্র ব্যবহার করতে পারেন। ডেটা বর্ণমালার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে এমন দুটি সূত্র হল COUNTIF এবং VLOOKUP।
উদাহরণস্বরূপ, আমাদের কাছে নামের একটি তালিকা রয়েছে যা আমরা সূত্র ব্যবহার করে বর্ণমালা করতে চাই।
এটি সাজানোর জন্য, আমরা বিদ্যমান টেবিলে এই 'সর্টিং অর্ডার' নামে একটি অস্থায়ী কলাম যুক্ত করব।
ডেটার পাশের ঘরে (A2) নিম্নলিখিত COUNTIF সূত্রটি ব্যবহার করুন:
=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2) উপরের সূত্রটি সেল B2-এর একটি পাঠ্য মানকে অন্যান্য সমস্ত পাঠ্য মানের (B3:B20) সাথে তুলনা করে এবং এর আপেক্ষিক র্যাঙ্ক প্রদান করে। উদাহরণস্বরূপ, সেল B2-এ, এটি 11 প্রদান করে, কারণ এখানে 11টি পাঠ্য মান রয়েছে যা বর্ণানুক্রমিক ক্রম অনুসারে 'ন্যান্সি' পাঠ্যের চেয়ে কম বা সমান। ফলাফল হল সেল B2-এ কর্মচারীর নামের সাজানোর ক্রম।
তারপর ফিল হ্যান্ডেলটি ব্যবহার করে পুরো পরিসরে এটি পূরণ করতে এই সূত্রটি টেনে আনুন। এটি তালিকার প্রতিটি নামের বাছাই ক্রম দেয়।
এখন, আমাদের উপরের স্ক্রিনশটে দেখানো ডেটা সাজানোর অর্ডার নম্বরের উপর ভিত্তি করে সাজাতে হবে, এবং এটি করার জন্য আমরা একটি VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করতে যাচ্ছি।
সিনট্যাক্স:
=VLOOKUP(,A:B,2,0)এখানে 'বাছাই সংখ্যা' 1 - 20 থেকে ঊর্ধ্ব ক্রমে সংখ্যাগুলিকে প্রতিনিধিত্ব করে৷ অবরোহ ক্রমে সংখ্যাগুলি 20 - 1 হতে হবে৷
এখানে, সাজানো নামের জন্য আমাদের কলাম D আছে। সেল D2 এর জন্য, নিম্নলিখিত VLOOKUP সূত্রটি লিখুন:
=VLOOKUP(1,A:B,2,0)একইভাবে, দ্বিতীয় এবং তৃতীয় কক্ষের জন্য, আপনাকে সূত্রটি ব্যবহার করতে হবে:
=VLOOKUP(2,A:B,2,0) এবং =VLOOKUP(3,A:B,2,0) এবং তাই…
ডেটার পাশের প্রতিটি কক্ষে এই VLOOKUP সূত্রটি প্রবেশ করার পরে, তালিকাটি বর্ণানুক্রমিক হয়।
প্রতিটি ঘরে উপরে উল্লিখিত সূত্র (1-20) ম্যানুয়ালি প্রবেশ করার পরিবর্তে, আপনি আপনার কাজকে সহজ করতে সারি ফাংশনটিও ব্যবহার করতে পারেন। সারি () ফাংশন বর্তমান ঘরের সারি নম্বর প্রদান করে। সুতরাং, সারি ফাংশনের সাহায্যে, সূত্রটি হবে:
=VLOOKUP(ROW()-1,A:B,2,0)এই সূত্রটি আপনাকে উপরের সূত্রের মতো একই ফলাফল দেবে।
এবং তারপর পুরো পরিসরে এটি পূরণ করতে এই সূত্রটি টেনে আনতে ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করুন।
শেষ নাম দ্বারা এন্ট্রিগুলিকে কীভাবে বর্ণমালা করা যায়
মাঝে মাঝে, আমাদের প্রায়ই শেষ নাম সহ বর্ণানুক্রমিকভাবে ডেটাশীট সাজাতে হয়। এই ধরনের ক্ষেত্রে, নামগুলি প্রথম নাম দিয়ে শুরু হলেও, আপনাকে শেষ নাম দিয়ে তাদের বর্ণমালা করতে হবে। আপনি এক্সেল টেক্সট সূত্র দিয়ে এটি করতে পারেন।
এটি করার জন্য, প্রথমে, আপনাকে সম্পূর্ণ নাম থেকে প্রথম এবং শেষ নাম দুটি ভিন্ন কলামে বের করতে হবে। তারপর নামগুলিকে বিপরীত করুন, তাদের সাজান এবং তারপরে তাদের আসল আকারে ফিরিয়ে দিন।
A2-তে একটি সম্পূর্ণ নামের সাথে, দুটি ভিন্ন কক্ষে (B2 এবং C2) নিম্নলিখিত সূত্রগুলি লিখুন, এবং তারপরে ডেটা সহ শেষ কক্ষ পর্যন্ত কলামগুলির নীচের সূত্রগুলি (ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে) অনুলিপি করুন:
প্রথম নামটি বের করতে, C2 কক্ষে এই সূত্রটি লিখুন:
=বাম(A2,Search(” “,A2)-1)
শেষ নামটি বের করতে, D2 ঘরে এই সূত্রটি লিখুন:
=right(A2,LEN(A2)-Search(" ",A2,1))
এবং তারপর, সেল E2-এ, একটি কমা দ্বারা পৃথক করা বিপরীত ক্রমে প্রথম এবং শেষ নামগুলিকে সংযুক্ত করে:
=D2&", "&C2
আমরা প্রথম এবং শেষ নাম আলাদা করেছি এবং তাদের বিপরীত করেছি। এখন আমাদের তাদের বর্ণমালা করতে হবে এবং তাদের ফিরিয়ে দিতে হবে। আপনি উপরে দেখতে পাচ্ছেন, যখন আমরা সূত্র ব্যবহার করে নাম বের করি, তখন C, D, এবং E কলামে আসলে সূত্র থাকে কিন্তু সেগুলো মানের মত দেখতে ফরম্যাট করা হয়। সুতরাং আমাদের সূত্রটিকে মানগুলিতে রূপান্তর করতে হবে।
এটি করতে, প্রথমে সমস্ত সূত্র সেল (E1:E31) নির্বাচন করুন এবং টিপুন Ctrl + C তাদের অনুলিপি করতে। নির্বাচিত কক্ষগুলিতে ডান-ক্লিক করুন, 'পেস্ট বিকল্প'-এর অধীনে 'মান' আইকনে ক্লিক করুন এবং 'এন্টার' কী টিপুন।
তারপরে, ফলাফলের কলামে যেকোন ঘর নির্বাচন করুন এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী 'ডেটা' বা 'হোম' ট্যাবে 'A থেকে Z' বা 'Z থেকে A' বিকল্পে ক্লিক করুন।
আপনি বোতামটি ক্লিক করার পরে একটি সাজানোর সতর্কতা ডায়ালগ বক্স পপ আপ হবে। 'প্রসারিত নির্বাচন' বিকল্পটি চয়ন করুন এবং 'সর্ট' বোতামে ক্লিক করুন।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, পুরো কলাম শেষ নাম দ্বারা বর্ণানুক্রমিক।
এখন, আপনি যদি এটিকে মূল 'ফার্স্ট নেম লাস্ট নেম ফরম্যাট'-এ ফিরিয়ে আনতে চান, তাহলে আপনাকে একই সূত্র লিখতে হবে কিন্তু বিভিন্ন সেল রেফারেন্স সহ।
নীচের সূত্রগুলি ব্যবহার করে আপনাকে আবার দুটি অংশে নাম (E2) আলাদা করতে হবে:
G2 এ, প্রথম নামটি বের করুন:
=right(E2,LEN(E2)-Search(" ",E2))
G2 এ, শেষ নাম টানুন:
=বাম(E2,অনুসন্ধান(" ",E2)-2)
এবং মূল পুরো নাম পেতে দুটি অংশ একসাথে যোগ করুন:
=G2&""&H2
প্রতিবার আপনি প্রথম কক্ষে সূত্রটি প্রবেশ করার সময়, তথ্য সহ শেষ কক্ষ পর্যন্ত কলামের নিচের সূত্রটি (ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করে) কপি করতে ভুলবেন না।
এখন আপনাকে যা করতে হবে তা হল সূত্রগুলিকে আরও একবার মান রূপান্তরে রূপান্তর করুন যেমন আমরা উপরে করেছি, এবং আপনার হয়ে গেছে। এই সম্পন্ন এবং.