ধারণার মধ্যে কীভাবে একটি গুগল শীট বা এক্সেল ফাইল আমদানি করবেন

আপনি আপনার Google পত্রক এবং Excel (.xslx) ফাইলগুলিকে CSV ফাইল হিসাবে রপ্তানি করে ধারণা টেবিলে আমদানি করতে পারেন৷

লেখা, পরিকল্পনা, জ্ঞান ব্যবস্থাপনা, ডেটা ম্যানেজমেন্ট, টিম কোলাবোরেশন এবং অন্যান্য বিষয়ের জন্য ধারণা একটি সর্বজনীন উৎপাদনশীলতা সমাধান।

ধারণা আজ উপলব্ধ সবচেয়ে উন্নত এবং দরকারী ডাটাবেস সরঞ্জাম এক. ধারণা আপনাকে দুই ধরনের ডাটাবেস তৈরি করতে দেয়: পূর্ণ-পৃষ্ঠা ডাটাবেস বা ইন-লাইন ডাটাবেস (যার অর্থ একটি পাঠ্য বা অন্যান্য নথির মাঝখানে একটি টেবিলের মতো একটি ডাটাবেস উপাদান)। এছাড়াও, পাঁচটি গুরুত্বপূর্ণ ধরনের ডাটাবেস রয়েছে যা আপনি নোটনে তৈরি করতে পারেন, সেগুলি হল তালিকা, গ্যালারি, টেবিল, বোর্ড এবং ক্যালেন্ডার।

এর নমনীয়তা এবং কাস্টমাইজেশন ক্ষমতার কারণে আরও বেশি সংখ্যক ব্যবহারকারী Google পত্রক এবং Microsoft Excel থেকে Notion-এ রূপান্তরিত হচ্ছে। আপনি যদি আপনার ডেটাবেসগুলিকে ধারণাতে সরানোর সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকেন তবে কীভাবে জানেন না। এখানে এই পোস্টে, আমরা কীভাবে আপনার Google শীট এবং Excel (.xslx বা .xls) ফাইলগুলিকে ধারণা টেবিলে আমদানি করতে যাচ্ছি তা দেখাতে যাচ্ছি।

ধারণার মধ্যে একটি গুগল শীট বা এক্সেল ফাইল আমদানি করা

ধারণা একটি দুর্দান্ত অনলাইন ডাটাবেস প্ল্যাটফর্ম যা ব্যক্তি এবং পেশাদার উভয়ই ব্যবহার করতে পারে।

ধারণা আপনাকে নিম্নলিখিত ফাইল প্রকারগুলি থেকে ডেটা আমদানি করতে দেয়:

• প্লেইনটেক্সট (.txt)
• মার্কডাউন (.md বা .markdown)
• Microsoft Word (.docx)
• CSV (.csv)
• HTML (.html)

আপনি Notion এ বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন থেকে ডেটা আমদানি করতে পারেন।

এগুলি ছাড়াও, আপনি Google শীটগুলিকেও ধারণাতে এম্বেড করতে পারেন৷ কিন্তু Google শীট এম্বেড করার সমস্যা হল যখন আপনি ফাইলটিতে অ্যাক্সেস হারাবেন বা ফাইলটি Google ড্রাইভে মুছে ফেলা হবে বা URL ব্রেক করলে এমবেডিংও ভেঙে যাবে।

একটি এক্সেল ফাইল বা একটি Google শীট আমদানি করার সর্বোত্তম উপায় হল সেগুলিকে প্রথমে একটি CSV (.csv) ফাইলে রূপান্তর করা এবং সেগুলিকে Notion-এ আপলোড করা৷

কিভাবে ধারণাতে একটি এক্সেল ফাইল আমদানি করবেন

যেহেতু ধারণা .xslx (Excel) ফাইলগুলিকে সমর্থন করে না, তাই আপনাকে সেগুলিকে একটি .csv ফাইলে রপ্তানি করতে হবে এবং তারপরে সেগুলিকে নোটে আপলোড/আমদানি করতে হবে৷

প্রথমে, এক্সেল ওয়ার্কবুকটি খুলুন যা আপনি ধারণাতে আমদানি করতে চান। তারপর এক্সেল ব্যাকস্টেজ ভিউ খুলতে 'ফাইল' ট্যাবে যান এবং 'সেভ অ্যাজ' নির্বাচন করুন।

সেভ অ্যাজ পৃষ্ঠায়, ফাইলের ধরন হিসেবে সেভ করুন হিসেবে ‘CSV UTF-8 (কমা সীমাবদ্ধ)(*.csv)’ নির্বাচন করুন। এই বিন্যাসটি অ-ইংরেজি অক্ষর এবং ইউনিকোড-8 অক্ষর সমর্থন করে। অথবা আপনি সাধারণ ‘CSV (কমা সীমাবদ্ধ)(.*csv)’ ফাইলের ধরনটি বেছে নিতে পারেন যা বিশেষ অক্ষর সমর্থন করে না। উভয়ই ঠিক কাজ করবে যদি আপনার টেবিলে শুধুমাত্র পাঠ্য, সংখ্যা এবং তারিখ থাকে।

CSV হল একটি সীমাবদ্ধ পাঠ্য ফাইল যাতে ডেটার একটি তালিকা থাকে। এগুলি প্রায়শই অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে ডেটা আমদানি এবং রপ্তানি করার জন্য ব্যবহৃত হয়।

তারপর, 'সংরক্ষণ করুন' বোতামে ক্লিক করুন। যদি আপনার ওয়ার্কবুকে শুধুমাত্র একটি শীট থাকে, তাহলে তা এখনই সংরক্ষিত হবে। অথবা যদি আপনার ওয়ার্কবুকে একাধিক শীট থাকে, তবে Excel আপনাকে এই সতর্কীকরণ বার্তাটি দেখাবে, শুধুমাত্র সক্রিয় শীটটিকে একটি CSV ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন এবং যদি আপনার একাধিক শীট থাকে তবে সেগুলিকে আলাদা আলাদা নামে সংরক্ষণ করুন।

একবার আপনি একটি CSV ফাইল হিসাবে আপনার ডেটা সংরক্ষণ করলে, আপনার ধারণা অ্যাপ্লিকেশন খুলুন বা আপনার ব্রাউজারে ধারণা খুলুন। তারপরে, ধারণা পৃষ্ঠাটি খুলুন যেখানে আপনি CSV ফাইলটি আমদানি করতে চান এবং নীচে দেখানো হিসাবে বাম প্যানেলে 'আমদানি করুন' এ ক্লিক করুন।

আমদানি ডায়ালগ উইন্ডো খুলবে। ডায়ালগ বক্সে 'CSV' বিকল্পটি বেছে নিন।

এখন, ফাইল চয়নকারীতে আপনার CSV ফাইল ধারণকারী ফোল্ডারে নেভিগেট করুন, এটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে, 'খুলুন' এ ক্লিক করুন।

CSV ফাইলটি Notion-এ ইম্পোর্ট করা হবে এবং আপনার এক্সেল ডেটা টেবিল হিসাবে উপস্থিত হবে।

ধারণায় সম্পত্তির ধরন পরিবর্তন করা

একবার ডেটা সফলভাবে আমদানি করা হয়ে গেলে, আপনাকে আরও একটি জিনিস করতে হবে তা হল প্রতিটি কলামের সম্পত্তির ধরন (ডেটা প্রকার) ডেটার সাথে মেলে কিনা তা পরীক্ষা করা। বেশিরভাগ সময় আপনি সঠিক ডেটা প্রকারগুলি পাবেন, তবে কখনও কখনও ডেটা পাঠ্য হিসাবে ধারণাতে আসবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি মুদ্রার ডেটা বা অস্বীকৃত তারিখ বিন্যাস ইত্যাদি আমদানি করেন তবে এটি পাঠ্য হিসাবে আসবে।

সুতরাং যখন এটি ঘটবে, আপনাকে আপনার কলামগুলিকে উপযুক্ত সম্পত্তির প্রকারে রূপান্তর করতে হবে। আপনি কলামের শিরোনামের আগে আইকনটি দেখে জানতে পারেন যে আপনি কলামের ডেটা টাইপ। আপনার কাছে পাঠ্য থাকলে, এটি একটি অনুচ্ছেদ আইকন, তারিখগুলির জন্য ক্যালেন্ডার আইকন এবং সংখ্যাগুলির জন্য হ্যাশ চিহ্ন এবং আরও অনেক কিছু হবে৷

আপনি নীচে দেখতে পাচ্ছেন যখন আমরা একটি এক্সেল ফাইল থেকে এই টেবিলটি আমদানি করি, মুদ্রার মান সহ 'ফি' কলামটি একটি পাঠ্য কলাম হিসাবে ফর্ম্যাট করা হয়। এখন আমাদের 'ফি' কলামের সম্পত্তির ধরন (ডেটা টাইপ) নম্বরে পরিবর্তন করতে হবে।

এটি করতে কলামের শিরোনামে ক্লিক করুন এবং আপনি একটি ড্রপ-ডাউন পাবেন। এতে, প্রপার্টি টাইপের অধীনে 'টেক্সট' ক্লিক করুন এবং উপযুক্ত ডেটা টাইপ (নম্বর) চয়ন করুন।

এখন, আমরা মানগুলি রূপান্তর করেছি কিন্তু আমরা মুদ্রা বিন্যাস হারিয়েছি। চিন্তা করবেন না এটি যোগ করা সহজ। সংখ্যাটিকে একটি নির্দিষ্ট বিন্যাসে রূপান্তর করতে, কলামের একটি মানের উপর আপনার কার্সারটি ঘোরান এবং আপনি একটি দেখতে পাবেন 123 বোতাম

ক্লিক করুন 123 বোতাম এবং তালিকা থেকে আপনার পছন্দের নম্বর বিন্যাস চয়ন করুন।

এখন, ফি কলামে সংখ্যার মানগুলি মুদ্রা হিসাবে ফর্ম্যাট করা হয়েছে।

ধারণায় কীভাবে একটি গুগল শীট আমদানি করবেন

Google শীটগুলিকে Notion-এ আমদানি করতে, আপনাকে প্রথমে একটি CSV ফাইল হিসাবে স্প্রেডশীট ডাউনলোড করতে হবে৷

Google শীটগুলি ডাউনলোড করতে, আপনি যে Google স্প্রেডশীটটি আমদানি করতে চান সেটি খুলুন এবং মেনু বারে 'ফাইল' মেনুতে ক্লিক করুন। ড্রপ-ডাউনে, 'ডাউনলোড' বিকল্পটি প্রসারিত করুন এবং একটি CSV ফাইল হিসাবে ফাইলটি ডাউনলোড করতে 'কমা-বিচ্ছিন্ন মান (.csv, বর্তমান পত্রক)' নির্বাচন করুন।

এর পরে, ধারণা পৃষ্ঠাটি খুলুন যেখানে আপনি CSV ফাইলটি আমদানি করতে চান এবং বাম সাইডবারের নীচের অংশে 'আমদানি করুন' এ ক্লিক করুন।

ফাইল চয়নকারী থেকে আপনার ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং সেই CSV ফাইলটিকে ধারণাতে আমদানি করতে 'ওপেন' এ ক্লিক করুন।

এখন, আপনার Google শীটটি Notion এ আমদানি করা হয়েছে এবং একটি টেবিল হিসাবে প্রদর্শিত হয়েছে৷

একটি ধারণা ডেটাবেসে একটি এক্সেল ফাইল বা একটি গুগল শীট যুক্ত করা

একটি নতুন ধারণা টেবিলে ডেটা আমদানি করার পরিবর্তে, আপনি একটি এক্সেল ফাইল বা Google শীট থেকে একটি বিদ্যমান ধারণা টেবিলে বিষয়বস্তু মার্জ করতে পারেন। মনে রাখবেন আপনি এটি শুধুমাত্র পূর্ণ-পৃষ্ঠা টেবিলের সাথে করতে পারেন, ইন-লাইন টেবিল নয়।

তবে প্রথমে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার এক্সেল/গুগল শীট টেবিল এবং আপনার ধারণা টেবিল উভয়েরই সাধারণ কলামের নাম রয়েছে (উদাহরণস্বরূপ, উভয়েরই "প্রথম নাম", "শেষ নাম", "তারিখ" ইত্যাদি কলাম থাকতে হবে)।

প্রথমে, আপনার এক্সেল/গুগল শীট ওয়ার্কশীটকে CSV ফাইলে রপ্তানি করুন যেমনটি আমরা এক্সেল/গুগল শীট ইম্পোর্ট করার জন্য করেছিলাম।

এরপরে, আপনি যে টেবিলটির সাথে একত্রিত করতে চান সেটি সম্বলিত ধারণা পৃষ্ঠাটি খুলুন এবং অনুভূমিক উপবৃত্তে ক্লিক করুন (…) ধারণা উইন্ডোর উপরের-ডান কোণে।

তারপর, ফাইল এক্সপ্লোরারে আপনার রপ্তানি করা CSV ফাইল ধারণকারী ফোল্ডারে নেভিগেট করুন এবং এটি নির্বাচন করুন। এবং ফাইলটি মার্জ করতে 'ওপেন' এ ক্লিক করুন।

এখন CSV ফাইলটি আপনার ধারণা টেবিলের সাথে একত্রিত (সংযোজিত) হয়েছে এবং এর বিষয়বস্তু বিদ্যমান ধারণা টেবিলের শেষে যোগ করা হবে (নীচে দেখুন)।

এভাবেই আপনি এক্সেল এবং গুগল শীট ডাটাবেসগুলিকে ধারণাতে আমদানি করেন।