মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কীভাবে একটি মিটিং নির্ধারণ করবেন

গুরুত্বপূর্ণ মিটিং শিডিউল করুন যাতে সমস্ত সদস্য উপস্থিত থাকতে পারেন

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলির মতো সহযোগিতা প্ল্যাটফর্মগুলি দূরবর্তী কাজের গেমটিকে পুরোপুরি পরিবর্তন করেছে এবং ঠিক তাই। এই প্ল্যাটফর্মগুলি অফার করে এমন দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্যগুলির কারণে সহকর্মীদের মধ্যে যোগাযোগের জন্য অনেক সংস্থা ইমেল থেকে মাইক্রোসফ্ট টিমের মতো অ্যাপগুলিতে স্থানান্তর করছে।

মাইক্রোসফ্ট টিম এমন একটি বৈশিষ্ট্য যা বিশ্বব্যাপী ব্যবহারকারীদের পছন্দ করে তা হল প্ল্যাটফর্মে নির্ধারিত মিটিং করার ক্ষমতা। অ্যাড-হক মিটিং ছাড়াও, ব্যবহারকারীরা মিটিং শিডিউল করতে পারেন। পূর্বে, শুধুমাত্র Microsoft 365 বিজনেস গ্রাহকরা নির্ধারিত ব্যক্তিগত বা চ্যানেল মিটিং করতে পারত। তবে এখন মাইক্রোসফ্ট মাইক্রোসফ্ট টিমস ফ্রি ব্যবহারকারীদের জন্য বিকল্প যুক্ত করেছে। এবং সংস্থার সদস্যদের পাশাপাশি বহিরাগতদের (সাধারণত মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিংয়ের বিশ্বে অতিথি হিসাবে পরিচিত) সাথে টিমে মিটিং শিডিউল করা যতটা সহজ।

আপনি যদি একজন মাইক্রোসফ্ট টিম ফ্রি ব্যবহারকারী হন তবে কীভাবে একটি মিটিং শিডিউল করবেন

Microsoft Teams ডেস্কটপ অ্যাপ খুলুন অথবা teams.microsoft.com-এ যান। বাম দিকের নেভিগেশন বার থেকে 'মিটিং' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

বিঃদ্রঃ: যদি কোনও 'মিটিং' বিকল্প না থাকে তবে আপনার মাইক্রোসফ্ট টিমস ডেস্কটপ অ্যাপ আপডেট করার চেষ্টা করুন কারণ নতুন বিকল্পটি কেবল রোল আউট শুরু হয়েছে। যদি সর্বশেষ সংস্করণে আপডেট করা এখনও বিকল্পটি না দেখায় তবে কেবলমাত্র আপনার কাছে বৈশিষ্ট্যটি রোল আউট হওয়ার জন্য অপেক্ষা করা বাকি।

মিটিং ট্যাব খুলবে। আপনি দুটি বিকল্প দেখতে পাবেন: 'এখনই দেখা করুন' এবং 'একটি মিটিং নির্ধারণ করুন'। শিডিউল উইন্ডো খুলতে 'একটি মিটিং নির্ধারণ করুন'-এ ক্লিক করুন।

আপনার মিটিংকে একটি শিরোনাম দিন এবং মিটিংয়ের সময়কালের জন্য একটি তারিখ এবং সময় উল্লেখ করুন। তারপর 'শিডিউল' বোতামে ক্লিক করুন।

দলগুলি বৈঠকের সময়সূচী করবে। আমন্ত্রণ ভাগ করার জন্য কয়েকটি বিকল্প আপনার স্ক্রিনে উপস্থিত হবে। আপনি মিটিংয়ের তথ্যটি অনুলিপি করে এবং ইমেল বা যেকোনো মেসেজিং অ্যাপের মাধ্যমে লিঙ্কটি পাঠিয়ে শেয়ার করতে পারেন, অথবা আপনি একটি ইভেন্ট তৈরি করে Google ক্যালেন্ডার বা আউটলুক ক্যালেন্ডার ব্যবহার করে আমন্ত্রণ পাঠাতে পারেন। আপনার পছন্দসই বিকল্প চয়ন করুন.

গুরুত্বপূর্ণ তথ্য: অন্তত মিটিংয়ের তথ্য অনুলিপি না করে এই ধাপটি এড়িয়ে যাবেন না। একবার আপনি এই উইন্ডোটি বন্ধ করলে, আপনি আর তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারবেন না। আপনি যদি বর্তমানে একটি ক্যালেন্ডার ইভেন্ট তৈরি না করার সিদ্ধান্ত নেন তবে আপনার নিজের জন্য মিটিং লিঙ্কটি সহজে রাখা উচিত, মাইক্রোসফ্ট টিমের বিনামূল্যে ব্যবহারকারীদের জন্য নির্ধারিত মিটিংগুলির ট্র্যাক রাখার জন্য একটি অন্তর্নির্মিত ক্যালেন্ডার নেই। অর্থাৎ, আপনি যদি এই ধাপটি এড়িয়ে যান তাহলে আপনি মিটিংয়ে যোগ দিতে পারবেন না বা আপনার এইমাত্র নির্ধারিত মিটিংয়ে অন্যদের আমন্ত্রণ জানাতে পারবেন না।

বর্তমানে, বিনামূল্যে ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র ব্যক্তিগতভাবে নির্ধারিত মিটিং করতে পারে এবং চ্যানেলে নয়। তাই শুধুমাত্র মিটিংয়ের আমন্ত্রণ লিঙ্ক সহ লোকেরা মিটিংয়ে যোগ দিতে পারবেন।

আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট 365 ব্যবসায়িক ব্যবহারকারী হন তবে কীভাবে একটি মিটিং নির্ধারণ করবেন

Microsoft 365 ব্যবসায়িক গ্রাহকরা হয় Microsoft টিমস অ্যাপ থেকে একটি মিটিং শিডিউল করতে পারেন, অথবা তারা টিমে একটি মিটিং শিডিউল করতে Outlook ব্যবহার করতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট টিম থেকে একটি মিটিং শিডিউল করুন

Microsoft Teams ডেস্কটপ অ্যাপ খুলুন অথবা teams.microsoft.com-এ যান এবং আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন। তারপরে, বাম দিকের নেভিগেশন বার থেকে 'ক্যালেন্ডার' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

ক্যালেন্ডারে, একটি মিটিং শিডিউল করতে ‘নতুন মিটিং’ বোতামে ক্লিক করুন।

একটি নতুন মিটিং তৈরি করার জন্য স্ক্রীন খুলবে। একটি মিটিং শিরোনাম যোগ করুন এবং তারপরে লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে 'প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন' বাক্সে অংশগ্রহণকারীদের নাম টাইপ করুন।

আপনি যদি চান যে আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কেউ মিটিংয়ে যোগদান করুক, তাদের মিটিংয়ে একটি আমন্ত্রণ লিঙ্ক পাঠাতে বক্সে তাদের ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন।

আপনি সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের যোগ করার পরে, সভার জন্য সময় সেট করুন। প্রত্যেকের জন্য কাজ করে এমন মিটিংয়ের জন্য একটি সময় সেট করতে আপনি প্রত্যেকের ক্যালেন্ডার থেকে বিনামূল্যে সময় খুঁজে পেতে ‘শিডিউলিং সহকারী’ ব্যবহার করতে পারেন।

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি একটি নির্দিষ্ট সময়সূচীতে মিটিং পুনরাবৃত্তি করার অনুমতি দেয়। ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে উপযুক্ত বিকল্পটি বেছে নিন। আপনি যদি মিটিংটি পুনরাবৃত্তি করতে না চান তবে সেটিংসটি 'পুনরাবৃত্তি হয় না' এ ছেড়ে দিন।

এরপরে 'চ্যানেল যোগ করুন'-এর সেটিং যা মিটিংয়ের গোপনীয়তা সেটিংস নির্ধারণ করে। আপনার মিটিং গোপন রাখতে এটি খালি রাখুন। দলের সদস্যদের জন্য মিটিং খুলতে, একটি চ্যানেল নির্বাচন করুন। আপনি মিটিংয়ের জন্য একাধিক চ্যানেলও বেছে নিতে পারেন।

মিটিংটি 'পোস্ট' ট্যাবের অধীনে আপনার বেছে নেওয়া চ্যানেলে পোস্ট করা হবে, যেখানে দলের সদস্যরা এজেন্ডা সেট করতে, ফাইল শেয়ার করতে বা তাদের মন্তব্য যোগ করতে পারে।

মিটিং শিডিউল করতে 'পাঠান' বা 'সংরক্ষণ করুন' বোতামে ক্লিক করুন (যেটি আপনার তালিকায় উপস্থিত রয়েছে কিনা তার উপর ভিত্তি করে প্রদর্শিত হবে)।

আউটলুক থেকে একটি টিম মিটিং শিডিউল করুন

ব্যবহারকারীরা মাইক্রোসফ্ট আউটলুক থেকে একটি টিম মিটিং শিডিউল করতে পারেন। আউটলুক অ্যাপ্লিকেশনটি খুলুন এবং ক্যালেন্ডার ভিউতে স্যুইচ করুন। স্যুইচ করতে বাম নেভিগেশন ফলকের নীচে 'ক্যালেন্ডার' আইকনে ক্লিক করুন।

ডিফল্টরূপে, মাইক্রোসফ্ট টিমের আউটলুক অ্যাড-ইন রয়েছে। আউটলুক ক্যালেন্ডার ভিউতে 'নতুন টিম মিটিং'-এ ক্লিক করুন।

একটি মিটিং শিডিউল করার জন্য স্ক্রীন খুলবে। মিটিংয়ের নাম সেট করুন, মিটিং আমন্ত্রণ পাঠাতে অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন, মিটিংয়ের সময় সেট করুন এবং মিটিং আমন্ত্রণ পাঠাতে 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন।

বিঃদ্রঃ: বর্তমানে, ব্যবহারকারীরা আউটলুক থেকে মিটিং শিডিউল করতে পারে, কিন্তু সেগুলি কোনো চ্যানেলে রাখতে পারে না।

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে মিটিং করা খুব সুবিধাজনক। ব্যবহারকারীরা মাইক্রোসফ্ট টিম থেকে বা আউটলুক অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে মিটিং শিডিউল করতে পারেন। Microsoft 365 বিজনেস সাবস্ক্রিপশন সহ টিম ব্যবহারকারীরা একটি শিডিউলিং সহকারীও ব্যবহার করতে পারেন যা ব্যবহারকারীদের সবার জন্য কাজ করে এমন মিটিংয়ের জন্য একটি সময় খুঁজে পেতে দেয়।

মাইক্রোসফ্ট টিমস ফ্রি ব্যবহারকারীদের জন্য সময়সূচীটি এই সময়ে বেশ মৌলিক, তবে এটি একটি নতুন বাস্তবায়িত বৈশিষ্ট্য হিসাবে দেখে, সম্ভবত এটি আগামী মাসগুলিতে গুরুত্বপূর্ণ আপডেটগুলি পাবে। আপনি এমন লোকেদের একটি আমন্ত্রণ লিঙ্কও পাঠাতে পারেন যারা আপনার প্রতিষ্ঠানের অংশ নন যাতে তারা 'অতিথি' হিসেবে মিটিংয়ে যোগ দিতে পারেন।