আপনার উচিত নয় এমন একটি ইমেল পাঠিয়েছেন? চিন্তা করার দরকার নেই; মাইক্রোসফট আউটলুক আপনার হাইড সেভ করবে।
আপনি কি কখনও কাউকে ভুল ইমেল পাঠিয়েছেন এবং অনুভব করেছেন যে পৃথিবী শেষ হয়ে যাচ্ছে? বা এমনকি একটি ভুলও নয়, কেবল একটি অসম্পূর্ণ এবং এখন আপনি মনে করেন যে আপনি আপনার সহকর্মীদের সামনে একটি সম্পূর্ণ মূর্খের মতো দেখতে যাচ্ছেন? মাইক্রোসফ্ট আউটলুক ব্যবহারকারীদের এই অশ্লীলতা সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে না।
মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে আপনার ইমেল রিকল বা প্রতিস্থাপন করার একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে এবং অন্য ব্যক্তিকে কখনই আপনার পক্ষ থেকে কোনও দুর্ঘটনা সম্পর্কে জানতে হবে না। অবশ্যই, কয়েকটি স্ট্রিং সংযুক্ত আছে।
কখন আপনি একটি ইমেল প্রত্যাহার করতে পারেন
প্রত্যাহার বা প্রতিস্থাপন বৈশিষ্ট্যটি তখনই কাজ করে যখন অন্য ব্যক্তি আপনার ইমেলটি না খুলেন এবং পড়েন না। রিডিং প্যানে ইমেল দেখা গণনা করা হয় না। এবং আপনি শুধুমাত্র এটি ব্যবহার করতে পারবেন যদি আপনার এবং প্রাপক উভয়েরই একই প্রতিষ্ঠানে Microsoft 365 বা Microsoft Exchange ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকে। Recall/ Replace একটি Microsoft Exchange বৈশিষ্ট্য, এবং এটি MAPI বা POP অ্যাকাউন্টের জন্য উপলব্ধ নয়।
বিঃদ্রঃ: আপনার সংস্থা যদি এটি সক্ষম না করে থাকে তবে প্রত্যাহার বৈশিষ্ট্যটি উপলব্ধ নয়৷
কিভাবে একটি ইমেল রিকল
আপনার ডেস্কটপে Outlook অ্যাপ খুলুন (এটি অনলাইনে Outlook এর সাথে কাজ করবে না) এবং আপনার Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন। সেই রিকল বোতামের সন্ধানে যাওয়ার আগে, আপনি যদি নিশ্চিত না হন তবে আপনার অ্যাকাউন্ট এই বিকল্পটি ব্যবহার করার জন্য যোগ্য কিনা তা খুঁজে বের করতে পারেন।
'ফাইল' মেনু বিকল্পে যান এবং এটিতে ক্লিক করুন।
অ্যাকাউন্টের তথ্য খুলবে। দেখুন যে অ্যাকাউন্টের ধরনটি 'Microsoft Exchange' এবং MAPI বা POP নয়।
যদি এটি একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট হয় এবং প্রাপকও একই ইমেল সিস্টেমে থাকে তবে আপনি যেতে পারেন। মূল উইন্ডোতে ফিরে যেতে পিছনের বোতামে ক্লিক করুন এবং 'প্রেরিত আইটেম' ফোল্ডারে যান।
আপনি যে মেলটি স্মরণ করতে চান সেটি খুলুন। এটি খুলতে ডাবল-ক্লিক করুন। ইমেলের উপর একটি একক ক্লিক, যেমন আমরা সাধারণত করি, এটি রিডিং প্যানে খুলবে। আপনি রিডিং প্যান থেকে ইমেলটি স্মরণ করতে পারবেন না। মেইলটি একটি পৃথক উইন্ডোতে খুলবে। 'মেসেজ' ট্যাব থেকে, 'ক্রিয়া' নির্বাচন করুন এবং তারপরে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'এই বার্তাটি স্মরণ করুন' নির্বাচন করুন।
আপনি যদি 'মেসেজ' ট্যাবে 'অ্যাকশন' বিকল্পটি খুঁজে না পান, হয় আপনার উইন্ডোটিকে পূর্ণ পর্দায় বড় করুন কারণ কিছু বিকল্প একটি আংশিক উইন্ডোতে অদৃশ্য হয়ে যায় বা পরিবর্তে 'ফাইল' ট্যাবে স্যুইচ করুন।
ফাইল ট্যাব থেকে, বাম দিকের নেভিগেশন মেনু থেকে 'তথ্য' নির্বাচন করুন।
তারপরে, 'পুনরায় পাঠান বা প্রত্যাহার করুন' বিকল্পে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'রিকল এই বার্তা' নির্বাচন করুন।
একবার আপনি প্রত্যাহার বিকল্পে ক্লিক করলে (যেকোনও ট্যাব থেকে), একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে এবং আপনি মেইলটি সম্পূর্ণরূপে প্রত্যাহার করতে চান নাকি এটি প্রতিস্থাপন করতে চান তা চয়ন করতে পারেন। মেলটি রিকল করলে তা প্রাপকের ইনবক্স থেকে মুছে যাবে, যখন প্রতিস্থাপন বিকল্পটি আগের মেলটি মুছে ফেলবে এবং এটিকে নতুনটির সাথে প্রতিস্থাপন করবে।
আসুন উভয় বিকল্পের মধ্যে পার্থক্য পরীক্ষা করা যাক। কেবল ইমেলটি স্মরণ করতে, 'এই বার্তাটির অপঠিত অনুলিপিগুলি মুছুন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
মেলটি প্রত্যাহার করার আগে 'প্রত্যাহারের সফল বা ব্যর্থ হলে আমাকে বলুন' বিকল্পটি চেক করুন। এইভাবে আপনি একটি বার্তা পাবেন যা আপনাকে জানাবে যে প্রত্যাহার সফল হয়েছে কিনা। আপনি প্রত্যাহার করার স্থিতি জানতে ইমেলটি প্রত্যাহার বা প্রতিস্থাপনের পরিকল্পনা করছেন কিনা এই বিকল্পটি পরীক্ষা করে দেখুন।
এখন, ওকে ক্লিক করুন। আপনাকে এটিই করতে হবে এবং প্রাপক এটি না পড়লে বার্তাটি প্রত্যাহার করা হবে।
ইমেল প্রতিস্থাপন করতে, 'অপঠিত অনুলিপি মুছুন এবং একটি নতুন বার্তা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
আউটলুক কম্পোজ বক্সে আপনার আসল ইমেল খুলবে। আপনি এখন যা পাঠাতে চান তা প্রতিফলিত করতে আপনি এটি সম্পাদনা করতে পারেন এবং 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করুন। নতুন ইমেল প্রাপকের ইনবক্সে আগের মেলটি প্রতিস্থাপন করবে।
মেসেজ রিকল সফল হলে আপনি একটি বিজ্ঞপ্তি পাবেন।
প্রাপকের পক্ষে কী ঘটে?
যখন প্রত্যাহার সফল হয়: আপনি বার্তাটি স্মরণ/প্রতিস্থাপন করার সময় প্রাপক যদি মূল বার্তাটি না পড়ে থাকেন, তবে মূল বার্তাটি মুছে ফেলা হয় এবং প্রতিস্থাপন বার্তা দিয়ে প্রতিস্থাপিত হয় (যদি একটি থাকে)। এছাড়াও, প্রাপককে জানানো হয় যে আপনি একটি বার্তা প্রত্যাহার করেছেন।
যখন প্রত্যাহার ব্যর্থ হয়: মূল এবং প্রত্যাহার বার্তা উভয়ই প্রাপকের ফোল্ডারে উপলব্ধ। যদি প্রাপক মূল বার্তাটি খোলে ঠিক যেমন প্রত্যাহার অনুরোধটি প্রক্রিয়া করা হচ্ছে, তবে প্রাপককে জানানো হবে যে আপনি বার্তাটি প্রত্যাহার করার চেষ্টা করছেন। কিন্তু মূল বার্তাটি এখনও তাদের ফোল্ডারে পাওয়া যায়।
আপনি ভুল তথ্য সহ একটি ইমেল পাঠিয়েছেন বা সেগুলি যথেষ্ট নয়, মাইক্রোসফ্ট আউটলুক আপনার ত্রাণকর্তা হবে। কয়েক ক্লিকে বার্তাটি স্মরণ করুন, এবং কেউ আপনার মিশ্রণ সম্পর্কে বুদ্ধিমান কেউ হবে না। কিন্তু মনে রাখবেন, আপনাকে দ্রুত কাজ করতে হবে, কারণ প্রাপক একবার আপনার মেলটি পড়ে ফেললে, সেখানে কোনো লাভ হবে না।