কিভাবে এক্সেল থেকে লেবেল প্রিন্ট করবেন

আপনি যদি এক্সেল স্প্রেডশীটে রক্ষণাবেক্ষণ করেন এমন একটি ঠিকানা তালিকা থেকে মেইলিং লেবেলগুলি মুদ্রণ করতে চান তবে আপনি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল গ্রাহকদের যোগাযোগ এবং ঠিকানা তথ্য সংরক্ষণের জন্য আদর্শ জায়গা। আপনি সহজেই Excel এ একটি মেইলিং তালিকা/ঠিকানা তালিকা সংগঠিত করতে পারেন। কিন্তু মেইলিং লেবেল, খাম, শুভেচ্ছা কার্ড বা অন্য কিছু মুদ্রণ করা কঠিন কাজ হতে পারে।

ধরা যাক আপনি একটি মেইলিং তালিকায় একটি গণ মেইলিং পাঠাতে চান যা আপনি একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে বজায় রাখেন, এটি করার সর্বোত্তম উপায় হল Microsoft Word মেল মার্জ বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে একটি মেল মার্জ ডকুমেন্ট তৈরি করে, এবং এটিকে একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটের সাথে লিঙ্ক করে, আপনি এক্সেল তালিকা থেকে মেইল ​​করার জন্য মুদ্রণযোগ্য লেবেলে ডেটা টানতে পারেন।

কিভাবে একটি এক্সেল শীট থেকে Word এ মেইলিং লেবেল তৈরি করবেন

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড মেল মার্জ বৈশিষ্ট্যের সাথে, আপনি একটি এক্সেল শীট থেকে মেইলিং লেবেলের একটি শীট তৈরি করতে পারেন যা আপনি মুদ্রণ করতে পারেন। আপনি যদি Excel থেকে আপনার লেবেলগুলিকে ব্যাপকভাবে মুদ্রণ করতে না জানেন তবে এই ধাপে ধাপে নির্দেশিকাটি পড়ুন।

Excel এ আপনার মেইলিং তালিকা প্রস্তুত করুন

মেইলিং লেবেল তৈরি এবং মুদ্রণ করতে, প্রথমে, আপনাকে আপনার ওয়ার্কশীটটি সঠিকভাবে সেট আপ করতে হবে। প্রতিটি কলামের প্রথম ঘরে কলাম শিরোনামটি টাইপ করুন এবং সেই কলাম শিরোনামের নীচে সংশ্লিষ্ট তথ্য পূরণ করুন। যেহেতু আমরা মেইলিং লেবেল তৈরি করতে চাই, তাই প্রতিটি উপাদানের জন্য একটি কলাম তৈরি করুন যা আপনি লেবেলে যোগ করতে চান (যেমন প্রথম নাম, পদবি, ঠিকানা, ইত্যাদি)।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি এক্সেল শীট থেকে মেইলিং লেবেল তৈরি করতে যাচ্ছেন, তাহলে এতে সম্ভবত এই মৌলিক যোগাযোগের তথ্য থাকবে (কলাম শিরোনাম হিসাবে):

• নামের প্রথম অংশ
• নামের শেষাংশ
• রাস্তার ঠিকানা
• শহর
• রাষ্ট্র
• জিপ কোড

নীচের স্ক্রিনশট দেখুন:

যখন আপনি Excel এ ডেটা প্রবেশ করেন, তখন পৃথক কলামে তথ্য ভাঙ্গুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি একক নামের কলাম তৈরি করার পরিবর্তে, নামটিকে আলাদা কলামে বিভক্ত করুন যেমন শিরোনাম, প্রথম নাম, মধ্য নাম, শেষ নাম, যা ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সাথে ডেটা মার্জ করা সহজ করে তুলবে।

আপনি যখন ডেটা প্রবেশ করছেন, নিশ্চিত করুন যে আপনার ওয়ার্কশীটে কোনো খালি সারি বা কলাম নেই। আপনি ডেটা প্রবেশ করা শেষ করার পরে ওয়ার্কশীট সংরক্ষণ করুন।

মেইলিং তালিকার নাম দিন

আপনি ডেটা সেট তৈরি করার পরে, ওয়ার্কশীটে উপস্থাপিত ডেটার একটি নাম দিন। এটা করতে,

শিরোনাম সহ এক্সেল শীটে ঠিকানার তালিকা নির্বাচন করুন। এরপরে, 'সূত্র' ট্যাবে যান এবং সংজ্ঞায়িত নাম গ্রুপ থেকে 'নাম সংজ্ঞায়িত করুন'-এ ক্লিক করুন।

একটি নতুন ডায়ালগ বক্স খুলবে, 'নাম' বক্সে নাম লিখুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন। যদি নামের আরও একটি শব্দ থাকে, তাদের মধ্যে আন্ডারস্কোর (_) যোগ করুন (কোন স্থান বা হাইফেন অনুমোদিত নয়)।

ফাইল ফরম্যাট নিশ্চিত করুন

আপনার লেবেলগুলি মুদ্রণ করার জন্য আপনাকে একটি মেইলিং তালিকা ধারণকারী এক্সেল ওয়ার্কশীটের সাথে Word নথিটি সংযুক্ত করতে হবে। আপনি যদি প্রথমবারের জন্য ওয়ার্ডকে এক্সেলের সাথে সংযুক্ত করেন তবে আপনাকে একটি রূপান্তর বিন্যাস সক্ষম করতে হবে যা আপনাকে দুটি মাইক্রোসফ্ট প্রোগ্রামের মধ্যে ফাইলগুলিকে রূপান্তর করার অনুমতি দেবে।

এটি করার জন্য, প্রথমে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড প্রোগ্রামটি খুলুন। 'ফাইল' ট্যাবে ক্লিক করুন এবং বাম ফলকের নীচে 'বিকল্পগুলি' নির্বাচন করুন।

একটি নতুন 'শব্দ বিকল্প' উইন্ডো খুলবে। এতে, বাম ফলকে 'উন্নত' ক্লিক করুন এবং 'সাধারণ' বিভাগে স্ক্রোল করুন। 'Confirm File Format Conversion on Open' অপশনটি চেক করুন এবং 'OK' এ ক্লিক করুন। এটি আপনাকে এক্সেল থেকে সহজেই ডেটা আমদানি করতে দেয়।

ওয়ার্ডে মেল মার্জ ডকুমেন্ট সেট আপ করুন

এরপরে, আপনি যে মেলিং লেবেলগুলি যোগ করতে চান তার জন্য আপনাকে MS Word-এ প্রধান লেবেল নথি সেটআপ করতে হবে।

একটি ফাঁকা Word নথি খুলুন. 'মেইলিং'-এ যান এবং 'স্টার্ট মেল মার্জ' আইকনে ক্লিক করুন। তারপর, ড্রপ-ডাউন থেকে 'লেবেল' বিকল্পটি।

আপনি 'ধাপে-ধাপে মেল মার্জ উইজার্ড' বিকল্পটিও বেছে নিতে পারেন যা আপনাকে প্রক্রিয়াটির মাধ্যমে গাইড করবে।

'লেবেল বিকল্প' ডায়ালগ উইন্ডোটি প্রদর্শিত হবে, এখানে, আপনি আপনার লেবেল সরবরাহকারী এবং পণ্য নম্বর নির্বাচন করতে পারেন। আমরা আমাদের বিক্রেতা হিসাবে 3M লেবেল প্রস্তুতকারককে বেছে নিচ্ছি কারণ এটি সেই ব্র্যান্ডটি যা আমরা ব্যবহার করছি। কিন্তু যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট বিক্রেতা ব্যবহার করছেন, যেমন Avery, তারপর আপনি পরিবর্তে তাদের চয়ন করতে পারেন.

এর পরে, লেবেল বিকল্প উইন্ডোর নীচে বাম কোণে 'বিশদ বিবরণ' বোতামে ক্লিক করুন এবং একটি নতুন ডায়ালগ বক্স খুলবে। এখানে, আপনি লেবেলের মার্জিন, উচ্চতা, প্রস্থ, পিচ এবং আকার পরিবর্তন করতে পারেন। পরিবর্তন করার পর 'ঠিক আছে' এ ক্লিক করুন।

এখন, Word পৃষ্ঠাটি এইভাবে প্রদর্শিত হবে:

ওয়ার্কশীটটিকে শব্দের লেবেলের সাথে সংযুক্ত করুন

এখন, আপনি Excel থেকে তথ্য পাওয়ার জন্য Microsoft Word এ খালি লেবেল সেট আপ করেছেন। এর পরে, আপনার লেবেলে ডেটা স্থানান্তর করার জন্য আপনার মেইলিং/ঠিকানা তালিকা ধারণকারী ওয়ার্কশীটে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট সংযোগ করতে হবে।

ওয়ার্ড নথিতে 'মেলিং' ট্যাবে যান এবং 'সিলেক্ট প্রাপক' বিকল্পটি নির্বাচন করুন। ড্রপ-ডাউনে, 'একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন' বিকল্পে ক্লিক করুন।

ডেটা সোর্স নির্বাচন করুন উইন্ডোতে মেলিং তালিকা সহ এক্সেল স্প্রেডশীটে নেভিগেট করুন, ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং 'খুলুন' ক্লিক করুন।

আপনি যদি একটি নিশ্চিত ডাটা সোর্স ডায়ালগ বক্স দেখতে পান, তাহলে 'OLE DB ডেটাবেস ফাইল' বেছে নিন এবং 'ঠিক আছে' বোতামে ক্লিক করুন।

সিলেক্ট টেবিল নামে আরেকটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে। আপনি যদি আপনার ঠিকানা তালিকার (Customer_Mailing_List) নাম দিয়ে থাকেন, তাহলে এটি নির্বাচন করুন এবং 'ঠিক আছে' এ ক্লিক করুন। যদি না হয়, আপনার তালিকা ধারণকারী ওয়ার্কশীট নির্বাচন করুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, ডকুমেন্ট শব্দটি এখন ঠিকানা লেবেল দিয়ে পূর্ণ হয়েছে যা বলে ""পরবর্তী রেকর্ড"।

মেল মার্জের জন্য প্রাপকের তালিকা সম্পাদনা করুন

'মেইলিং' ট্যাবে 'প্রাপক তালিকা সম্পাদনা করুন' বিকল্পে ক্লিক করুন।

'মেল মার্জ প্রাপক' উইন্ডোটি আপনার ঠিকানা তালিকা থেকে সমস্ত প্রাপকদের তালিকাভুক্ত করে প্রদর্শিত হবে। সব ডিফল্টরূপে নির্বাচন করা হবে. এখানে, আপনি আপনার তালিকা থেকে প্রাপকদের সাজাতে, ফিল্টার করতে, যোগ করতে বা অপসারণ করতে পারেন।

আপনি আপনার লেবেলগুলিতে চান না এমন প্রাপকদের নামের পাশের চেকবক্সটি সাফ করুন।

মেল মার্জ ক্ষেত্র যোগ করুন

এখন, আপনি মার্জ শেষ করার আগে আপনাকে নথিতে মেল মার্জ ক্ষেত্র যোগ করতে হবে। আপনি যখন আপনার লেবেলগুলিতে মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলি যোগ করেন, তখন সেই ক্ষেত্রগুলি আপনার ওয়ার্কশীটে কলাম হেডারগুলির জন্য স্থানধারক হয়ে উঠবে৷ একবার মার্জ হয়ে গেলে, স্থানধারক আপনার এক্সেল মেলিং তালিকা থেকে ডেটা দিয়ে প্রতিস্থাপিত হবে।

মেল মার্জ ক্ষেত্র যোগ করতে, মেইলিং ট্যাবে লিখুন এবং ক্ষেত্র সন্নিবেশ করান গ্রুপ থেকে ‘ঠিকানা ব্লক’-এ ক্লিক করুন।

এখানে, আপনি প্রাপকের নাম লেবেলে প্রদর্শিত হওয়ার জন্য উপযুক্ত বিন্যাস নির্দিষ্ট করতে পারেন। আপনি 'প্রিভিউ' বিভাগের অধীনে নির্বাচিত ঠিকানা প্যাটার্নের একটি পূর্বরূপ দেখতে পাবেন। ক্ষেত্র যোগ করতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।

যদি আপনার ঠিকানা ব্লকের অংশগুলি অনুপস্থিত থাকে বা নির্বাচিত ঠিকানা বিন্যাসের সাথে মেলে না, তার মানে এক্সেলে আপনার ঠিকানা তালিকার কলাম শিরোনামগুলি ডিফল্ট ওয়ার্ড মেল মার্জ ক্ষেত্র থেকে পরিবর্তিত হয়৷ ঠিকানা ব্লকের জন্য প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলির সাথে সঠিক ক্ষেত্রগুলিকে মেলানোর জন্য 'ম্যাচ ফিল্ড' বোতামে ক্লিক করুন।

'ম্যাচ ফিল্ড' উইন্ডোতে, ঠিকানা ব্লকের জন্য প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রগুলি আপনার ওয়ার্কবুকের কলামের সাথে মেলে কিনা তা পরীক্ষা করুন। যদি না হয়, প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রের পাশের ড্রপডাউন বোতামটি ক্লিক করুন এবং আপনার এক্সেল ফাইলের একটি কলাম শিরোনামের সাথে এটিকে মেলে নিন। একবার আপনি সম্পন্ন হলে, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।

এখন, আপনার নথির প্রথম লেবেলে "AddressBlock" প্রদর্শিত হবে।

এর পরে, আপনাকে ওয়ার্ড ডকুমেন্টের বাকি লেবেলে প্রথম লেবেলের (<>) লেবেল বিন্যাস এবং বিন্যাস অনুলিপি করতে হবে। এটি করতে, মেইলিং ট্যাবের অধীনে লিখুন এবং সন্নিবেশ প্যানেলে 'আপডেট লেবেল' এ ক্লিক করুন।

মেল মার্জ সম্পাদন করুন

আমরা ওয়ার্ড ডকুমেন্ট এবং এক্সেল ফাইল একত্রিত করার আগে, সমাপ্ত লেবেলগুলি কেমন হবে তা একবার দেখে নেওয়া যাক।

আপনার ফলাফল পর্যালোচনা করতে, শীর্ষ বার থেকে 'প্রিভিউ ফলাফল' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

এখন, আপনি প্রকৃত মেল মার্জ করতে পারেন।

আপনি হোম ট্যাবে বর্তমানে প্রিভিউ করা লেবেল ফর্ম্যাট করতে পারেন। এমনকি আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী লেবেলের ফন্টের ধরন, ফন্টের আকার, ফন্টের রঙ ইত্যাদি পরিবর্তন করতে পারেন। একবার, আপনি বর্তমানে প্রিভিউ করা লেবেল ফর্ম্যাট করা শেষ করে, সমস্ত লেবেলে ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করতে মেলিং ট্যাবের অধীনে 'আপডেট লেবেল'-এ ক্লিক করুন।

মার্জ করতে, 'মেলিংস' ট্যাবে যান, ফিনিশ গ্রুপে 'ফিনিশ অ্যান্ড মার্জ' বিকল্পে ক্লিক করুন। ড্রপ-ডাউন থেকে 'স্বতন্ত্র নথি সম্পাদনা করুন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

'নতুন নথিতে মার্জ' নামে একটি ছোট পপ-আপ উইন্ডো প্রম্পট করা হবে। এতে, মার্জ রেকর্ডের অধীনে 'সমস্ত' নির্বাচন করুন এবং শেষ করতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।

এখন আপনার ঠিকানা তালিকা থেকে তথ্য আপনার লেবেলে স্থানান্তর করা হবে এবং আপনার এক্সেল ঠিকানা তালিকা থেকে মেইলিং লেবেল সহ একটি নতুন নথি উপস্থিত হবে। আপনি এখন অন্য যেকোনো Word নথির মতো এই লেবেল নথিটি সম্পাদনা, বিন্যাস, মুদ্রণ এবং সংরক্ষণ করতে পারেন৷

বোনাস টিপ: সীমানা যোগ করুন লেবেল থেকে

সীমানা ছাড়া লেবেল কাটা কঠিন। সীমানা যোগ করতে, পাঠ্যের উপরের-বাম দিকে প্লাস (+) আইকনে ক্লিক করুন।

এখন নথির সমস্ত লেবেল নির্বাচন করা হয়েছে, ভাসমান মেনুতে ‘বর্ডার’ আইকনে ক্লিক করুন এবং বিকল্পগুলি থেকে ‘অল বর্ডার’-এ ক্লিক করুন।

অবিলম্বে, আপনি বিভিন্ন লেবেলের মধ্যে সীমানা দেখতে পাবেন।

এখন যা করা বাকি আছে তা হল আপনার লেবেলগুলি প্রিন্ট করা, সেগুলি কেটে ফেলা, সেগুলিকে মেলে পেস্ট করা এবং আপনার মেলগুলি পাঠানো৷