কীভাবে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে সমস্ত ইমেল ব্যাক আপ করবেন

পেশাদাররা কি সবচেয়ে বেশি ভয় পান? আপনার বেশিরভাগই এটি সঠিক অনুমান করবেন না, এটি তাদের ইমেলগুলি হারাচ্ছে। লোকেরা সাধারণত তাদের ইমেলে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ ফাইল এবং ডেটা গ্রহণ করে এবং সংরক্ষণ করে। এটি কেবল তাদের এক জায়গায় রাখে না বরং বিশ্বের যে কোনও জায়গা থেকে যে কোনও সময় অ্যাক্সেস করা যেতে পারে।

যখন ইমেলের কথা আসে, আমাদের মাথায় প্রথম যে নামটি আসে তা হল 'Gmail'। সারা বিশ্বের বেশিরভাগ ব্যবহারকারীই ওয়েব জুড়ে অন্য যেকোনো ইমেল পরিষেবার চেয়ে Gmail পছন্দ করেন। এটিকে দায়ী করা যেতে পারে যে এটি গুগল দ্বারা তৈরি করা হয়েছে, সহজ এবং সরল ইন্টারফেস এবং ব্যবহারকারী-বান্ধব বৈশিষ্ট্যের প্রাচুর্য।

কেন আপনি আপনার ইমেল ব্যাকআপ করা উচিত

আপনি যখন ইমেল ব্যাকআপের কথা শুনেন তখন এটিই প্রথম প্রশ্নটি মনে আসে এবং এটি একটি সম্পূর্ণ বৈধ প্রশ্ন কারণ সচেতনতার অভাবের কারণে ব্যবহারকারীদের একটি বড় শতাংশ এটির বিরুদ্ধে বেছে নেয়। কিন্তু আপনাকে বুঝতে হবে যে আজকের বিশ্বে সাইবার-আক্রমণ, অ্যাকাউন্ট হ্যাক করা, অপব্যবহার এবং ইন্টারনেটে ডেটা হারানো সাধারণ ব্যাপার। যদি আপনার ইমেলে গুরুত্বপূর্ণ নথি বা ফাইল থাকে, তাহলে আপনার একটি ব্যাকআপ তৈরি করা উচিত, যাতে আপনি সহজেই সেগুলি পুনরুদ্ধার করতে পারেন যদি আপনার অ্যাকাউন্ট হ্যাক হয়ে যায়, ইমেলগুলি ভুলবশত মুছে ফেলা হয় বা আপনি কেবল অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস হারান।

আমি আর কী করতে পারেন? আপনার ইমেলগুলির ব্যাক আপ নেওয়া একটি সমাধান তবে আপনার ফোকাস একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড রেখে সুরক্ষা বাড়ানোর দিকে হওয়া উচিত। একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড অত্যন্ত কার্যকর যখন এটি অন্যদের আপনার অ্যাকাউন্ট হ্যাক করা থেকে এবং আপনার ডেটাকে আপস করা থেকে আটকাতে আসে। যাইহোক, ব্যাকআপ থাকলে ক্ষতি হবে না, এটি একটি অতিরিক্ত পরিমাপ হিসাবে কাজ করবে।

Gmail থেকে পৃথকভাবে ইমেল ডাউনলোড করুন

আপনার মেল ব্যাক আপ করার সবচেয়ে সহজ উপায়গুলির মধ্যে একটি হল সেগুলিকে আপনার কম্পিউটারে ডাউনলোড করা৷ আপনি যখনই Gmail এর মাধ্যমে কাউকে একটি মেইল ​​পান বা পাঠান, আপনার কাছে এটি ডাউনলোড করার বিকল্প রয়েছে।

আপনি যদি আপনার সমস্ত ইমেল ব্যাকআপ করতে না চান তবে কয়েকটি নির্দিষ্ট কিছুর জন্য, Gmail থেকে পৃথকভাবে ইমেলগুলি ডাউনলোড করার বিকল্পটি একটি দুর্দান্ত এবং কার্যকর বিকল্প। যাইহোক, আপনি যদি বাল্ক ইমেল ডাউনলোড করতে চান, আমরা আপনাকে এই পৃষ্ঠার অন্যান্য পদ্ধতিগুলি পরীক্ষা করার পরামর্শ দিই।

আপনি যখন একটি মেল খুলবেন, আপনি মেনুটি খুলতে উপরের ডানদিকে তিনটি বিন্দু দেখতে পাবেন। প্রসঙ্গ মেনুতে, আপনি উত্তর, ফরোয়ার্ড, মেল রিপোর্ট, প্রেরক ব্লক, এবং অন্যান্য অনেকের মধ্যে মেল ডাউনলোড করার বিকল্প দেখতে পাবেন।

আপনি 'ডাউনলোড বার্তা' বিকল্পে ক্লিক করার পরে, ইমেলটি আপনার সিস্টেমের ডিফল্ট 'ডাউনলোড' ফোল্ডারে ডাউনলোড হবে। আপনার সমস্ত ডাউনলোড করা মেলগুলিকে একটি ফোল্ডারে রাখা এবং সাব-ফোল্ডার ব্যবহার করে শ্রেণীবদ্ধ করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে৷

Google Takeout এর মাধ্যমে Gmail-এ সমস্ত ইমেল ব্যাক আপ করুন

Google Takeout আপনাকে আপনার Google অ্যাকাউন্টের সমস্ত ডেটা ডাউনলোড করতে দেয়, হয় একটি ব্যাকআপ তৈরি করতে বা অন্য পরিষেবার সাথে ব্যবহার করতে৷ এটি Google দ্বারা প্রদত্ত প্রায় সমস্ত পরিষেবার সাথে কাজ করে। আপনি যখন Google Takeout এর সাথে যান, তখন এটি আপনার অ্যাকাউন্টের সমস্ত ইমেলের একটি ব্যাকআপ তৈরি করে৷

Google Takeout এর মাধ্যমে একটি ব্যাকআপ তৈরি করা হচ্ছে

আপনার Gmail অ্যাকাউন্টে ইমেলগুলির একটি ব্যাকআপ তৈরি করার জন্য Google Takeout ব্যবহার করতে, আপনার কম্পিউটারে একটি ওয়েব ব্রাউজারে takeout.google.com খুলুন৷

আপনি যখন Google Takeout খোলেন, তখন সমস্ত Google পরিষেবা ডিফল্টরূপে নির্বাচিত হয়। যেহেতু আমরা শুধুমাত্র Gmail এর একটি ব্যাকআপ তৈরি করতে আগ্রহী, তাই প্রথমে সমস্ত পরিষেবাগুলিকে আনটিক করতে ‘সব ডিসিলেক্ট করুন’-এ ক্লিক করুন।

আপনি সবগুলি অনির্বাচিত করার পরে, নীচে স্ক্রোল করুন এবং 'মেল'-এর পাশের চেকবক্সে টিক দিন।

এখন, আপনি একটি ব্যাকআপ তৈরি করতে চান এমন ডেটা নির্বাচন করার বিকল্পটি দেখতে পাবেন। বিভিন্ন ডেটা বিকল্প নির্বাচন/অনির্বাচন করতে 'সমস্ত মেল ডেটা অন্তর্ভুক্ত'-তে ক্লিক করুন।

আপনি যদি সমস্ত মেলের একটি ব্যাকআপ তৈরি করতে চান, তাহলে 'মেলে সমস্ত বার্তা অন্তর্ভুক্ত করুন'-এর জন্য চেকবক্সে টিক দিন। যদি, আপনি নির্বাচিত জিনিসগুলির একটি ব্যাকআপ তৈরি করতে চান, প্রথম চেকবক্সটি আনটিক করুন এবং তালিকা থেকে প্রয়োজনীয় নির্বাচন করুন এবং তারপরে নীচে 'ঠিক আছে' এ ক্লিক করুন।

একবার আপনি সমস্ত নির্বাচনের সাথে সম্পন্ন হলে, নীচে স্ক্রোল করুন এবং 'পরবর্তী পদক্ষেপ' এ ক্লিক করুন।

পরবর্তী ধাপ হল ফ্রিকোয়েন্সি, ফাইলের ধরন এবং আকার নির্বাচন করা। প্রথমত, আপনাকে দুইটি থেকে ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করতে হবে, এক বছরের জন্য একবার বা প্রতি দুই মাসে। আপনি যে বিকল্পটি নির্বাচন করতে চান তার পিছনে চেকবক্সে টিক দিন।

পরবর্তী বিভাগটি ফাইলের ধরন এবং আকারের জন্য। ফাইল টাইপের জন্য আপনার কাছে দুটি বিকল্প আছে, ZIP বা TGZ। '.zip' ফাইলগুলির সুবিধা হল যেগুলি বেশিরভাগ কম্পিউটারে সহজেই খোলা যায়।

অবশেষে, তালিকা থেকে একটি পছন্দের ফাইলের আকার নির্বাচন করুন। ব্যাকআপটি নির্বাচিত আকারের চেয়ে বড় হলে, ফাইলটি দুটি ভাগে বিভক্ত হবে। অবশেষে, নীচের অংশে 'Create Export'-এ ক্লিক করুন।

আপনার ইমেলের ডেটা এবং কত বড় ফাইল তৈরি হয়েছে তার উপর নির্ভর করে একটি ব্যাকআপ তৈরি করার প্রক্রিয়াটি কিছুটা সময় নেয়। ছোট ফাইলগুলি বড় ফাইলগুলির তুলনায় তুলনামূলকভাবে দ্রুত তৈরি হয় যা এমনকি দিনও নিতে পারে।

গুগল টেকআউট দ্বারা তৈরি জিমেইল ব্যাকআপ ডাউনলোড করা হচ্ছে

আপনি ব্যাকআপের অনুরোধ করার পরে, আপনি Google থেকে এটি নিশ্চিত করে একটি মেল পাবেন। এছাড়াও, আপনি অন্য একটি ইমেলে তৈরি করা ব্যাকআপের ডাউনলোড লিঙ্ক(গুলি) পাবেন, যা ফাইলের আকারের উপর নির্ভর করে কয়েক ঘন্টা সময় নিতে পারে। ডাউনলোড লিঙ্কটি অনুরোধ করার দিন থেকে 7 দিনের সময়ের জন্য বৈধ।

আপনি যখন ইমেল পাবেন, এটি খুলুন এবং 'ডাউনলোড' বোতামে ক্লিক করুন। ভবিষ্যতের রেফারেন্সের জন্য কতগুলি ফাইল তৈরি করা হয়েছে এবং প্রতিটির আকার দেখুন।

আপনি 'ডাউনলোড' বোতামে ক্লিক করার পরে, আপনাকে আপনার Google পাসওয়ার্ড প্রবেশ করে আপনার পরিচয় যাচাই করতে বলা হবে। একবার আপনি শেষ হয়ে গেলে, আপনার কম্পিউটারে ফাইলগুলি ডাউনলোড করুন। ফাইলগুলি '.zip' ফর্ম্যাটে রয়েছে যেহেতু এটি ডিফল্ট সেটিং এবং আমরা আগে এটি পরিবর্তন করিনি৷

এছাড়াও, সর্বজনীন কম্পিউটার বা সিস্টেমে ফাইলগুলি ডাউনলোড করবেন না যা আপনি অন্যদের সাথে ভাগ করেন, যেহেতু ডেটা অপব্যবহার হতে পারে।

আপনি Gmail এ ব্যাক আপ করতে চান এমন ইমেল ফরোয়ার্ড করুন

এটি একটি ব্যাকআপ তৈরি করার আরেকটি সহজ উপায় যেখানে আপনি অন্য ঠিকানায় ইমেল ফরওয়ার্ডিং সক্ষম করুন৷ একটি প্রধান অপূর্ণতা হল যে আপনি শুধুমাত্র ইনকামিং মেলগুলির জন্য ফরওয়ার্ডিং সক্ষম করতে পারেন এবং আপনি যেগুলি পাঠান তা নয়৷ এছাড়াও, আপনি ফরওয়ার্ডিং বৈশিষ্ট্য সেট আপ করার পরে যে মেলগুলি পান তার জন্য আপনি শুধুমাত্র একটি ব্যাকআপ তৈরি করতে পারেন৷ আপনার কখনই অন্য কারো ইমেল ঠিকানা ফরওয়ার্ড ঠিকানা হিসাবে যুক্ত করা উচিত নয় কারণ ডেটা আপস করা হতে পারে।

মেইল ফরওয়ার্ড করার জন্য একটি ইমেল আইডি যোগ করা

ইমেল ফরওয়ার্ডিং সক্ষম করতে, জিমেইল খুলুন এবং উপরের ডানদিকে কোণায় 'সেটিংস' এ ক্লিক করুন।

আপনি যখন 'সেটিংস'-এ ক্লিক করবেন, তখন একটি 'দ্রুত সেটিংস' বাক্স খুলবে যেখানে ভিউ এবং অন্যান্য প্যারামিটারগুলি কাস্টমাইজ করার জন্য মৌলিক সেটিংস রয়েছে। সম্পূর্ণ জিমেইল সেটিংস খুলতে, 'সব সেটিংস দেখুন' এ ক্লিক করুন।

আপনি এখন শীর্ষে বিভিন্ন ট্যাব দেখতে পাবেন, 'ফরওয়ার্ডিং এবং POP/IMAP'-এ যান।

'ফরওয়ার্ডিং এবং POP/IMOP'-এ, আপনি ফরোয়ার্ড সেটিংস কনফিগার করার জন্য প্রচুর বিকল্প পাবেন। ফরোয়ার্ডিং সক্ষম করতে, 'ফরওয়ার্ডিং' বিভাগের পাশে, শীর্ষে প্রথম বিকল্প, 'একটি ফরওয়ার্ডিং ঠিকানা যোগ করুন'-এ ক্লিক করুন।

আপনার কাছে এখন একটি ইমেল ঠিকানা প্রবেশ করার জন্য একটি বাক্স রয়েছে যেখানে আপনি সমস্ত মেল ফরওয়ার্ড করতে চান এবং তারপরে এটির নীচে 'পরবর্তী' এ ক্লিক করুন।

একটি নতুন উইন্ডো এখন খোলে যেখানে আপনাকে 'প্রোসিড'-এ ক্লিক করে ইমেল আইডি নিশ্চিত করতে হবে।

এরপরে, পরিবর্তন নিশ্চিত করতে পপ আপ হওয়া নিশ্চিতকরণ বাক্সে 'ঠিক আছে' এ ক্লিক করুন।

ফরোয়ার্ড অনুরোধ নিশ্চিত করা

আপনি যখন মেইলগুলি ফরোয়ার্ড করার জন্য একটি ইমেল আইডি যোগ করেন, ফরোয়ার্ডিং ঠিকানায় একটি নিশ্চিতকরণ পাঠানো হয়। নিশ্চিত করার জন্য, নিশ্চিতকরণ কোড ব্যবহার করে বা মেইলের লিঙ্কে ক্লিক করে দুটি বিকল্প রয়েছে।

নিশ্চিতকরণ লিঙ্কে ক্লিক করার পরে, একটি নতুন পৃষ্ঠা খুলবে। আপনার প্রাথমিক আইডি থেকে ইমেল পাওয়ার অনুমতি দিতে 'নিশ্চিত করুন' এ ক্লিক করুন।

ইমেল ফরওয়ার্ডিং সেটিংস পরিবর্তন করা হচ্ছে

আপনি যে Gmail অ্যাকাউন্টটি ব্যাক আপ করতে চেয়েছিলেন সেটি খুলুন এবং আমরা আগে যেমন করেছিলাম 'ফরওয়ার্ডিং এবং POP/IMAP'-এ যান৷ এখন, 'ফরওয়ার্ড একটি কপি...' এর পিছনে চেকবক্সে টিক দিন এবং নীচের চিত্রের মতো 'ইনবক্সে Gmail এর কপি রাখুন' বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটি নিশ্চিত করবে যে আপনার মেলগুলি ফরোয়ার্ড করা হয়েছে এবং আপনার প্রাথমিক অ্যাকাউন্টের ইনবক্সের মতো রাখা হয়েছে৷

পরিবর্তনগুলি করার পরে, নীচে স্ক্রোল করুন এবং সেগুলি প্রয়োগ করতে 'পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন' এ ক্লিক করুন।

থার্ড-পার্টি অ্যাপের মাধ্যমে Gmail-এ ইমেলের ব্যাক আপ নেওয়া

আমরা ইতিমধ্যেই Gmail-এ ইমেলগুলির ব্যাক আপ করার জন্য কিছু অনুকরণীয় পদ্ধতি দেখেছি তবে আমরা এখনও তৃতীয় পক্ষের অ্যাপগুলি নিয়ে আলোচনা করিনি যা সাহায্য করতে আসে। ইমেলগুলি পেশাদার যোগাযোগ এবং ফাইল ভাগ করে নেওয়ার প্রাথমিক মোড হয়ে উঠলে, ব্যাকআপের প্রয়োজন এখন আগের চেয়ে বেশি।

এই সেগমেন্টে ট্যাপ করতে, ব্যবহারকারীদের জন্য ইমেল এবং অন্যান্য ব্যাকআপ তৈরি করতে বিশেষভাবে প্রচুর অ্যাপ চালু করা হয়েছে। আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্য সহ ওয়েবে কিছু সত্যিই দুর্দান্ত অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যেগুলি কেবল একটি ব্যাকআপ তৈরি করে না তবে আপনার পক্ষ থেকে কম মনোযোগ এবং জড়িত থাকার প্রয়োজন হয়৷

গুরুত্বপূর্ণ তথ্য: তৃতীয় পক্ষের পরিষেবাগুলি ব্যবহার করার অর্থ হল আপনি অন্য কাউকে আপনার ইমেলগুলিতে অ্যাক্সেস করার অনুমতি দিচ্ছেন কারণ তারা আপনার ডেটা ব্যাক আপ করতে সহায়তা করে৷ আমরা দৃঢ়ভাবে কোনো তৃতীয় পক্ষের পরিষেবা ব্যবহার করার বিরুদ্ধে পরামর্শ দিই (যতই নিরাপদ হোক না কেন) যদি না আপনার এটির একেবারেই প্রয়োজন হয় এবং এর সাথে জড়িত ঝুঁকির পরিধি সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পারেন৷

আপসেফ

UpSafe ব্যবহারকারীদের তাদের Google ডেটা এবং ইমেল ব্যাক আপ করতে সাহায্য করে। এটি সেগমেন্টের সবচেয়ে জনপ্রিয় অ্যাপগুলির মধ্যে একটি, তবে এটিতে ফ্রিকোয়েন্সি সেট করার বৈশিষ্ট্য নেই, যার মানে আপনাকে প্রতিবার ব্যাক আপ নেওয়ার কথা মনে রাখতে হবে।

SysTools জিমেইল ব্যাকআপ

এটি আরেকটি দুর্দান্ত অ্যাপ যা ব্যাকআপ ফাইলের ক্ষেত্রে অনেক বেশি কাস্টমাইজেশন অফার করে এবং আপনাকে ব্যাকআপের জন্য একাধিক Gmail অ্যাকাউন্ট যোগ করার অনুমতি দেয়।

জিএমভল্ট

এটি সম্ভবত সবচেয়ে বিশ্বস্ত অ্যাপ্লিকেশনগুলির মধ্যে একটি, শুধুমাত্র কাস্টমাইজেশন এবং বৈশিষ্ট্যগুলির সংখ্যক কারণে নয়, এর ছোট আকার এবং সহজবোধ্য ইন্টারফেসের জন্যও। এছাড়াও, আপনি স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপের জন্য একটি ফ্রিকোয়েন্সি সেট করতে পারেন এবং বসে বসে আরাম করতে পারেন।

এখন যেহেতু আমরা বেশিরভাগ ইমেল ব্যাকআপ পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করেছি, আপনি ধারণাটির সাথে পরিচিত এবং অভিমুখী বোধ করবেন। এছাড়াও, যেমন আগে আলোচনা করা হয়েছে, একটি ব্যাকআপ তৈরি করা আপনার একমাত্র পদ্ধতি হওয়া উচিত। একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড হ্যাকিং এর সম্ভাবনা কমাতে অনেক দূর এগিয়ে যায়।