Microsoft টিম মিটিংয়ে কাউকে আমন্ত্রণ জানানোর বিষয়ে আপনার যা কিছু জানা দরকার
মাইক্রোসফ্ট টিমস হল একটি নেতৃস্থানীয় ওয়ার্কস্ট্রীম সহযোগিতা অ্যাপস যা অনেকের কাছে উপলব্ধ। গত কয়েক মাসে WSC অ্যাপগুলি একটি বিকল্প থেকে একটি প্রয়োজনীয়তার দিকে চলে গেছে। বিশ্বব্যাপী সংস্থাগুলি তাদের ব্যবসাগুলিকে ভাসতে রাখার জন্য মাইক্রোসফ্ট টিমের মতো অ্যাপগুলিকে আঁকড়ে ধরেছে যেমন রোজ সেই দরজায় করেছিল (আরআইপি জ্যাক)৷
আপনি ভিডিও মিটিং করতে চান, বা আপনার দলের সদস্যদের সাথে ফাইল শেয়ার ও সহযোগিতা করতে চান না কেন, Microsoft টিমের সাংগঠনিক কাঠামো এটিকে আরও সহজ করে তোলে। মাইক্রোসফ্ট টিম ব্যবহার করে, আপনি শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের সাথেই ভিডিও মিটিং করতে পারবেন না কিন্তু বাইরের লোকদের সাথেও, তাদের Microsoft টিম অ্যাকাউন্ট থাকুক বা না থাকুক।
একটি মিটিংয়ের সময় লোকেদের আমন্ত্রণ জানান
এটি একটি অ্যাড-হক মিটিং যা শুধুমাত্র একটি টিম চ্যানেলে ঘটতে পারে, বা একটি চ্যানেলে একটি নির্ধারিত মিটিং হতে পারে, চ্যানেলে অ্যাক্সেস আছে এমন যেকোনো দলের সদস্যরা সেখান থেকে মিটিংয়ে যোগ দিতে পারেন৷ কিন্তু লোকেদের জন্য আপনার মিটিংয়ে যোগদানের একমাত্র উপায় নয়। আপনি কল চলাকালীন যেকোনও সময়ে Microsoft টিম-এ একটি মিটিং-এ - সংস্থার সদস্যদের পাশাপাশি অতিথিদের -কে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন৷
মিটিংয়ে কল টুলবারে ‘শো অংশগ্রহণকারীদের দেখান’ আইকনে ক্লিক করুন। অংশগ্রহণকারীদের তালিকা পর্দার ডানদিকে খুলবে।
এখন, আপনি যদি এমন কাউকে আমন্ত্রণ জানাতে চান যিনি আপনার মতো একই সংস্থার - দলের সদস্য এবং নন-টিম সদস্যরা একইভাবে - 'কাউকে আমন্ত্রণ জানান' টেক্সট বক্সে ক্লিক করুন এবং তাদের নাম টাইপ করা শুরু করুন৷
টেক্সট বক্সের নিচে সংগঠনের সদস্যদের জন্য সাজেশন দেখা যাবে। আপনি যে ব্যক্তিকে আমন্ত্রণ জানাতে চান তাকে নির্বাচন করুন।
আপনি তাদের নামের উপর ক্লিক করার সাথে সাথে মাইক্রোসফ্ট টিম তাদের কল করা শুরু করবে। তারা সভায় যোগদানের আহ্বান গ্রহণ করতে পারে।
আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কাউকে আমন্ত্রণ জানাতে, আমন্ত্রণ টেক্সট বক্সের পাশে থাকা ‘কপি জয়েন ইনফো’ বোতামে ক্লিক করুন।
মিটিংয়ের তথ্য আপনার ক্লিপবোর্ডে কপি করা হবে। আপনি যখন যোগদানের তথ্য পেস্ট করবেন, এটি একটি 'Join Microsoft Teams Meeting' লিঙ্ক আকারে হবে। আপনি যাদের আমন্ত্রণ জানাতে চান তাদের একটি ইমেল, বার্তা বা অন্য কোনো মাধ্যমে এটি পাঠান।
তারপর তারা অতিথি হিসাবে বার্তার লিঙ্ক থেকে মিটিংয়ে যোগ দিতে পারেন। ব্যক্তির একটি Microsoft টিম অ্যাকাউন্ট আছে কিনা তা বিবেচ্য নয়। যে কেউ আমন্ত্রণ লিঙ্ক থেকে মিটিংয়ে যোগ দিতে পারেন।
বিঃদ্রঃ: অতিথিরা যোগদান করার পরে মিটিংয়ে ইতিমধ্যেই থাকা কাউকে মিটিংয়ে ভর্তি করতে হবে।
মিটিংয়ের আগে লোকেদের আমন্ত্রণ জানান
Microsoft Teams Office 365 Business গ্রাহকদের Microsoft Teams Free ব্যবহারকারীদের তুলনায় অতিরিক্ত কার্যকারিতা রয়েছে। অ্যাড-হক মিটিংগুলি হোস্ট করার পাশাপাশি, তারা মিটিংগুলিকে আগে থেকেই নির্ধারণ করতে পারে। এবং মিটিং শিডিউল করা শুধুমাত্র আপনার সুবিধার জন্য নয়। আপনি মিটিংয়ের সময়সূচী করার সময় লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে পারেন যাতে তারা সতর্ক থাকতে পারে এবং মিটিংয়ের জন্য তাদের সময়সূচী পরিচালনা করতে পারে।
শিডিউলার স্ক্রিনে, লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে 'প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন'-এ ক্লিক করুন। প্রতিষ্ঠানের সদস্যদের জন্য, তাদের নাম লিখতে শুরু করুন এবং টেক্সট বক্সের নিচে প্রদর্শিত ব্যক্তির নামের উপর ক্লিক করুন।
আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের জন্য, টেক্সট বক্সে তাদের ইমেল আইডি লিখুন।
আপনি মিটিংয়ের সময়সূচীতে 'পাঠান' বোতামে ক্লিক করার পরে মিটিংয়ের লিঙ্ক এবং মিটিংয়ের তারিখ এবং সময় সহ সবাইকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি আমন্ত্রণ ইমেল পাঠানো হবে।
প্রাপকরা তখন তাদের আমন্ত্রণ লিঙ্ক থেকে মিটিংয়ের সময় যোগদান করতে সক্ষম হবেন।
মাইক্রোসফ্ট টিম মিটিংয়ে কাউকে আমন্ত্রণ জানানো বেশ সহজ, তারা আপনার মতো একই সংস্থায় থাকুক বা না থাকুক। উপরন্তু, আপনি শুধুমাত্র একটি মিটিংয়ের সময়ই নয়, নির্ধারিত মিটিংয়ের জন্যও আগাম আমন্ত্রণ জানাতে পারেন।