আউটলুক ছাড়াই কীভাবে একটি ওয়েবেক্স মিটিং শিডিউল করবেন

অ্যাপ থেকে একটি Webex মিটিং শিডিউল করতে পারবেন না? আউটলুকের প্রয়োজন ছাড়াই একটি মিটিং শিডিউল করতে Webex ওয়েবসাইটে যান।

Cisco Webex মিটিং আপনাকে আপনার সহকর্মীদের সাথে ভার্চুয়াল মিটিং হোস্ট করতে দেয় না কিন্তু আপনার স্ক্রীন বা ফাইলগুলিও শেয়ার করতে দেয়৷ যেহেতু এটি আউটলুকের সাথে একত্রিত হয়েছে, সাধারণত লোকেরা মাইক্রোসফ্ট আউটলুক থেকে ওয়েবেক্স মিটিংগুলি দ্রুত শিডিউল করতে পছন্দ করে, কারণ এটি বেশ সহজ। যদি আপনার Microsoft Outlook না থাকে, তবুও আপনি Webex ওয়েব অ্যাপ থেকে একটি মিটিং শিডিউল করতে পারেন।

Webex-এ একটি মিটিং শিডিউল করুন

একটি ওয়েব ব্রাউজারে, signin.webex.com এ যান এবং আপনার Webex অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন৷

আপনার অ্যাকাউন্টে লগ ইন করার পরে, হোম স্ক্রিনে (আপনার নামের নীচে) অবস্থিত 'শিডিউল' বোতামে ক্লিক করুন।

মিটিংয়ের বিষয় এবং পাসওয়ার্ড কনফিগার করুন

'একটি মিটিংয়ের সময়সূচী' পৃষ্ঠা থেকে, আপনি মিটিং সেটিংস কনফিগার করা শুরু করতে পারেন। সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রে একটি 'মিটিং টপিক' এবং 'মিটিং পাসওয়ার্ড' সেট করুন।

Webex আপনার নির্ধারিত মিটিংয়ের জন্য একটি নিরাপদ মিটিং পাসওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করতে পারে। আপনি এটিকে আপনার পছন্দ অনুযায়ী পরিবর্তন করতে পারেন, অথবা পাসওয়ার্ড ক্ষেত্রের শেষ প্রান্তে 'রিসেট' বোতামে ক্লিক করে এটিকে পুনরায় সেট করতে পারেন।

সভার সময় নির্ধারণের তারিখ এবং সময় কনফিগার করুন

মিটিংয়ের বিষয় এবং পাসওয়ার্ড সেট করার পরে, তারিখ পিকার মেনু খুলতে 'তারিখ এবং সময়'-এ ক্লিক করুন। পপ-আপ মেনু থেকে মিটিংয়ের তারিখ, সময় এবং সময়কাল সেট করুন এবং আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে শেষ পর্যন্ত 'সম্পন্ন' এ ক্লিক করুন।

আপনার যদি টাইম জোনও পরিবর্তন করতে হয়, তাহলে তারিখ এবং সময় বিকল্পের ঠিক নীচে অবস্থিত ‘UTC – 11:00..’ জোন বিকল্পে ক্লিক করুন এবং মিটিং-এর জন্য একটি উপযুক্ত সময় অঞ্চল সেট করুন।

একটি পুনরাবৃত্ত সভা সময়সূচী

আপনি যদি একটি পুনরাবৃত্ত মিটিং শিডিউল করতে চান, তাহলে টাইম জোন বিকল্পের ঠিক নীচে অবস্থিত 'পুনরাবৃত্তি' চেক বক্সে ক্লিক করুন। (আপনি যদি একবার মিটিংয়ের সময় নির্ধারণ করেন তবে শুধু এই বিভাগটি এড়িয়ে যান)

এখানে, আপনাকে মিটিংয়ের জন্য পুনরাবৃত্ত ফ্রিকোয়েন্সি এবং ব্যবধান কনফিগার করতে হবে। প্রথমে, বিকল্পগুলির তালিকা থেকে আপনার মিটিংয়ের ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করতে 'পুনরাবৃত্তি প্যাটার্ন'-এ ক্লিক করুন।

একবার আপনি মিটিংয়ের ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করলে, আপনাকে পুনরাবৃত্তিমূলক ব্যবধান বেছে নিতে হবে। এই উদাহরণে, আমরা প্রতি দুই সপ্তাহে শুক্রবারে মিটিং ব্যবধান সেট করেছি। একইভাবে, আপনি আপনার প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে যেকোনো পরিসর বেছে নিতে পারেন। মনে রাখবেন যে ব্যবধানের উপর ভিত্তি করে সেটিংস পরিবর্তিত হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি 'মাসিক' হিসাবে ফ্রিকোয়েন্সি নির্বাচন করেন, তাহলে আপনি এখানে ব্যাখ্যা করা বিকল্পের চেয়ে ভিন্ন বিকল্প সহ একটি স্ক্রীন দেখতে পাবেন।

অবশেষে, আপনাকে পুনরাবৃত্ত মিটিংগুলির শেষ তারিখ নির্ধারণ করতে হবে। আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট সমাপ্তির তারিখ সেট করতে চান, তাহলে শিরোনামযুক্ত 'শেষ' চেক বক্সে ক্লিক করুন এবং তারিখ পিকার মেনু থেকে তারিখটি নির্বাচন করুন। অথবা আপনি 'পরে' চেকবক্সে ক্লিক করতে পারেন এবং যদি আপনি নির্দিষ্ট সমাপ্তির তারিখ সেট করতে না চান তাহলে বারবার মিটিংয়ের সংখ্যা লিখতে পারেন। আপনি যদি এই বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন না করেন তবে এটি ডিফল্টরূপে 'কোন শেষ তারিখ নেই' এ সেট করা থাকে।

মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন

'অ্যাটেন্ডিজ'-এর পাশের ফিল্ড বক্সে, আপনি যাদের মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানাতে চান তাদের ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন। আপনি একাধিক ঠিকানা লিখতে একটি কমা ব্যবহার করতে পারেন।

উন্নত সময়সূচী বিকল্প ব্যবহার করে

মিটিং শিডিউল করার আগে, আসুন Webex দ্বারা অফার করা উন্নত সময়সূচী বিকল্পগুলি পরীক্ষা করে দেখি।

'শিডিউল' বোতামের ঠিক উপরে অবস্থিত 'উন্নত বিকল্পগুলি দেখান' এ ক্লিক করুন।

মিটিং এজেন্ডা যোগ করুন

আপনি যদি সভার জন্য এজেন্ডা যোগ করতে চান, তাহলে 'এজেন্ডা' লেখাটিতে ক্লিক করুন।

Agenda-এ ক্লিক করার পর, প্রদত্ত বাক্সে মিটিং এজেন্ডা (আলোচিত বিষয়গুলির তালিকা) টাইপ করুন। একটি এজেন্ডা প্রদান অংশগ্রহণকারীদের বুঝতে সাহায্য করবে মিটিংটি কি বিষয়ে।

সময়সূচী বিকল্পগুলি কনফিগার করুন

একটি এজেন্ডা সেট করার পরে, একে একে অন্যান্য সেটিংস কনফিগার করতে 'শিডিউলিং অপশন'-এ ক্লিক করুন।

মিটিংয়ে যোগদানের জন্য যদি আপনার অংশগ্রহণকারীদের একটি Webex অ্যাকাউন্ট থাকা প্রয়োজন, তাহলে 'অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন' চেক বক্সে ক্লিক করুন। আপনি যদি 'পাসওয়ার্ড বাদ দিন' চেকবক্সে ক্লিক করেন, তাহলে আমন্ত্রণের সাথে মিটিং পাসওয়ার্ড পাঠানো হবে না এবং আপনাকে সেটি আলাদাভাবে পাঠাতে হবে।

অংশগ্রহণকারীদের জন্য যোগদানের সময় কনফিগার করুন

ডিফল্টরূপে, অংশগ্রহণকারী/আবেদনকারীরা হোস্টের 5 মিনিট আগে মিটিংয়ে যোগ দিতে পারেন। এই মান পরিবর্তন করতে, 'হোস্টের আগে যোগদান করুন' বিকল্পের পাশের ড্রপ-ডাউন মেনুটি ব্যবহার করুন এবং একটি ভিন্ন মান সেট করুন।

ইমেল অনুস্মারক কনফিগার করুন

ডিফল্টরূপে, মিটিং শুরুর 15 মিনিট আগে সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের একটি অনুস্মারক ইমেল পাঠানো হয়। আপনি যদি এটি পরিবর্তন করতে চান তবে 'ইমেল অনুস্মারক' এ ক্লিক করুন এবং একটি ভিন্ন মান নির্বাচন করুন।

নির্ধারিত সভা চূড়ান্ত করুন

একবার আপনি মিটিংটি সম্পূর্ণভাবে কনফিগার করার পরে, এটি মিটিং চূড়ান্ত করার সময়। এটি করতে, পৃষ্ঠার নীচে 'সূচি' বোতামে ক্লিক করুন।

মিটিং চূড়ান্ত করার পরে, আপনাকে একটি নতুন স্ক্রিনে পুনঃনির্দেশিত করা হবে যা আপনার তৈরি করা মিটিংটির বিশদ বিবরণ দেখায়।

আপনার একটি এক-কালীন মিটিং বা পুনরাবৃত্ত মিটিং শিডিউল করতে হবে, আপনি Webex ওয়েবসাইট ব্যবহার করে সহজেই তা করতে পারেন।