Excel এর পিভট টেবিল হল সবচেয়ে শক্তিশালী টুলগুলির মধ্যে একটি যা আপনাকে একটি দক্ষ পদ্ধতিতে বড় ডেটাসেটগুলির সংক্ষিপ্তকরণ এবং বিশ্লেষণ করতে সাহায্য করতে পারে।
একটি পিভট টেবিল হল Excel এর সবচেয়ে শক্তিশালী এবং দরকারী ডেটা সংক্ষিপ্তকরণ টুলগুলির মধ্যে একটি যা আপনাকে দ্রুত সারসংক্ষেপ, বাছাই, পুনর্গঠন, বিশ্লেষণ, গোষ্ঠী, বড় ডেটাসেট গণনা করতে দেয়।
পিভট টেবিল আপনাকে টেবিলে সংরক্ষিত ডেটা ঘোরাতে (বা পিভট) করতে দেয় যাতে এটিকে বিভিন্ন দৃষ্টিকোণ থেকে দেখতে এবং বড় ডেটা সেটগুলির স্পষ্ট বোঝার জন্য।
এই টিউটোরিয়ালটি আপনাকে এক্সেলে পিভট টেবিল তৈরি এবং ব্যবহার করার বিষয়ে ধাপে ধাপে নির্দেশনা দেবে।
আপনার ডেটা সংগঠিত করুন
একটি পিভট টেবিল তৈরি করতে, আপনার ডেটার একটি টেবিল বা ডাটাবেস কাঠামো থাকা উচিত। তাই আপনাকে আপনার ডেটা সারি এবং কলামে সংগঠিত করতে হবে। আপনার ডেটা পরিসরকে একটি টেবিলে রূপান্তর করতে, সমস্ত ডেটা নির্বাচন করুন, 'ঢোকান' ট্যাবে যান এবং 'টেবিল' এ ক্লিক করুন। টেবিল তৈরি করুন ডায়ালগ বক্সে, ডেটা সেটটিকে টেবিলে রূপান্তর করতে 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
একটি পিভট টেবিল তৈরির জন্য উত্স ডেটাসেট হিসাবে একটি Excel টেবিল ব্যবহার করে, আপনার পিভট টেবিলকে গতিশীল করে তোলে। আপনি যখন এক্সেল টেবিলে এন্ট্রিগুলি যোগ বা মুছে ফেলবেন, তখন পিভটের ডেটা এটির সাথে আপডেট হবে।
ধরুন আপনার কাছে নীচে দেখানো হিসাবে একটি বড় ডেটা সেট রয়েছে, এতে 500 টিরও বেশি রেকর্ড এবং 7টি ক্ষেত্র রয়েছে। তারিখ, অঞ্চল, খুচরা বিক্রেতার প্রকার, কোম্পানি, পরিমাণ, রাজস্ব এবং লাভ।
পিভট টেবিল ঢোকান
প্রথমে, ডেটা ধারণ করে এমন সমস্ত কক্ষ নির্বাচন করুন, এবং 'ঢোকান' ট্যাবে যান এবং 'পিভটচার্ট'-এ ক্লিক করুন। তারপর, ড্রপ-ডাউন থেকে 'PivotChart & PivotTable' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
একটি PivotTable তৈরি করুন ডায়ালগ বক্স খুলবে। Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে 'টেবিল/রেঞ্জ ফিল্ড'-এ সঠিক পরিসর সনাক্ত করবে এবং পূরণ করবে, অন্যথায় সঠিক টেবিল বা কক্ষের পরিসর নির্বাচন করবে। তারপর আপনার এক্সেল পিভট টেবিলের জন্য লক্ষ্য অবস্থান নির্দিষ্ট করুন, এটি হতে পারে 'নতুন ওয়ার্কশীট' বা 'বিদ্যমান ওয়ার্কশীট' এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
আপনি যদি 'নতুন ওয়ার্কশীট' নির্বাচন করেন, একটি ফাঁকা পিভট টেবিল সহ একটি নতুন শীট এবং একটি পিভট চার্ট একটি পৃথক ওয়ার্কশীটে তৈরি করা হবে।
আপনার পিভট টেবিল তৈরি করুন
নতুন শীটে, আপনি এক্সেল উইন্ডোর বাম দিকে একটি খালি পিভট টেবিল এবং এক্সেল উইন্ডোর ডানদিকের প্রান্তে একটি 'পিভট টেবিল ফিল্ডস' প্যান দেখতে পাবেন, যেখানে আপনি সমস্ত কিছু পাবেন আপনার পিভট টেবিল কনফিগার করার জন্য বিকল্প।
PivotTable ফিল্ডস প্যানটি দুটি অনুভূমিক বিভাগে বিভক্ত: ক্ষেত্র বিভাগ (প্যানের উপরে) এবং লেআউট বিভাগ (ফলকের নীচে)
- দ্য ক্ষেত্র বিভাগ আপনি আপনার টেবিলে যোগ করা সমস্ত ক্ষেত্র (কলাম) তালিকাভুক্ত করে। এই ক্ষেত্রের নামগুলি আপনার উত্স টেবিলের সমস্ত কলামের নাম।
- দ্য লেআউট বিভাগ 4টি ক্ষেত্র রয়েছে যেমন ফিল্টার, কলাম, সারি এবং মান, যার সাহায্যে আপনি ক্ষেত্রগুলিকে সাজাতে এবং পুনরায় সাজাতে পারেন।
পিভট টেবিলে ক্ষেত্র যোগ করুন
একটি পিভট টেবিল তৈরি করতে, ক্ষেত্র বিভাগ থেকে ক্ষেত্রগুলিকে লেআউট বিভাগের এলাকায় টেনে আনুন এবং ফেলে দিন। আপনি এলাকার মধ্যে ক্ষেত্রগুলিও টেনে আনতে পারেন।
সারি যোগ করুন
আমরা সারি বিভাগে 'কোম্পানি' ক্ষেত্র যোগ করে শুরু করব। সাধারণত, বিন্যাসের সারি এলাকায় অ-সংখ্যাসূচক ক্ষেত্র যোগ করা হয়। শুধু 'Comapny' ক্ষেত্রটিকে 'সারি' এলাকায় টেনে আনুন এবং ফেলে দিন।
সোর্স টেবিলের 'কোম্পানী' কলাম থেকে সমস্ত কোম্পানির নামগুলি পিভট টেবিলে সারি হিসাবে যোগ করা হবে এবং সেগুলিকে ক্রমবর্ধমান ক্রমে সাজানো হবে, তবে আপনি ক্রম পরিবর্তন করতে সারি লেবেল ঘরের মধ্যে ড্রপডাউন বোতামে ক্লিক করতে পারেন।
মান যোগ করুন
আপনি একটি সারি যোগ করেছেন, এখন এটিকে একটি এক-মাত্রিক সারণী করতে সেই টেবিলে একটি মান যোগ করা যাক। আপনি শুধুমাত্র সারি বা কলাম লেবেল এবং এলাকায় তাদের নিজ নিজ মান যোগ করে একটি এক-মাত্রিক পিভট টেবিল তৈরি করতে পারেন। মান এলাকা যেখানে গণনা/মান সংরক্ষণ করা হয়।
উপরের উদাহরণের স্ক্রিনশটটিতে, আমাদের কাছে একটি সারি কোম্পানি রয়েছে, তবে আমরা প্রতিটি কোম্পানির মোট আয় বের করতে চাই। এটি পেতে, শুধু 'রাজস্ব' ক্ষেত্রটিকে 'মান' বাক্সে টেনে আনুন এবং ফেলে দিন।
আপনি যদি এলাকা বিভাগ থেকে কোনো ক্ষেত্র অপসারণ করতে চান, তবে ক্ষেত্র বিভাগে ক্ষেত্রটির পাশের বক্সটি সরান।
এখন, আমাদের কাছে রাজস্বের যোগফল সহ কোম্পানিগুলির একটি এক-মাত্রিক সারণী রয়েছে (সারি লেবেল)।
কলাম যোগ করুন
দ্বি-মাত্রিক টেবিল
সারি এবং কলাম একসাথে একটি দ্বি-মাত্রিক টেবিল তৈরি করবে এবং মানের তৃতীয় মাত্রা দিয়ে ঘরগুলি পূরণ করবে। ধরুন আপনি সারি হিসাবে কোম্পানির নাম তালিকাবদ্ধ করে এবং তারিখগুলি দেখানোর জন্য কলাম ব্যবহার করে এবং মোট আয়ের সাথে ঘরগুলি পূরণ করে একটি পিভট টেবিল তৈরি করতে চান।
আপনি যখন 'কলাম' এলাকায় 'তারিখ' ক্ষেত্র যোগ করেন, তখন এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে কলামের ক্ষেত্রে 'ত্রৈমাসিক' এবং 'বছর' যোগ করে, ডেটা গণনা করতে এবং আরও ভালভাবে সংক্ষিপ্ত করতে।
এখন, আমাদের কাছে দ্বিমাত্রিক সারণী আছে যার মানের তিনটি মাত্রা রয়েছে।
ফিল্টার যোগ করুন
আপনি যদি 'অঞ্চল' দ্বারা ডেটা ফিল্টার করতে চান তবে আপনি 'অঞ্চল' ক্ষেত্রটিকে ফিল্টার এলাকায় টেনে আনতে পারেন।
এটি নির্বাচিত 'ফিল্টার ফিল্ড' সহ আপনার পিভট টেবিলের উপরে একটি ড্রপ-ডাউন মেনু যোগ করে। এটি দিয়ে, আপনি অঞ্চল অনুসারে প্রতি বছরের জন্য কোম্পানির আয় ফিল্টার করতে পারেন।
ডিফল্টরূপে, সমস্ত অঞ্চল নির্বাচন করা হয়, সেগুলি আনচেক করুন এবং শুধুমাত্র যে অঞ্চলের দ্বারা আপনি ডেটা ফিল্টার করতে চান তা নির্বাচন করুন৷ আপনি যদি একাধিক এন্ট্রি দ্বারা টেবিলটি ফিল্টার করতে চান তবে ড্রপ-ডাউনের নীচে 'একাধিক আইটেম নির্বাচন করুন' এর পাশের চেকবক্সটি চেক করুন। এবং একাধিক অঞ্চল নির্বাচন করুন।
ফলাফল:
শ্রেণীবিভাজন
আপনি যদি সারণী মানটিকে ঊর্ধ্বমুখী বা অবরোহ ক্রমে সাজাতে চান, তাহলে রাজস্বের যোগফল কলামের ভিতরে যে কোনো ঘরে রাইট-ক্লিক করুন, তারপর 'বাছাই' প্রসারিত করুন এবং অর্ডারটি বেছে নিন।
ফলাফল:
গ্রুপিং
ধরা যাক আপনার পিভট টেবিলে মাস অনুসারে ডেটা তালিকাভুক্ত আছে কিন্তু আপনি এটিকে মাসিক দেখতে চান না, পরিবর্তে, আপনি ডেটাকে আর্থিক কোয়ার্টারে পুনরায় সাজাতে চান। আপনি আপনার পিভট টেবিলে এটি করতে পারেন।
প্রথমে কলাম নির্বাচন করুন এবং এটিতে ডান ক্লিক করুন। তারপরে, ড্রপ-ডাউন থেকে 'গ্রুপ' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
গ্রুপিং উইন্ডোতে, 'কোয়ার্টার' এবং 'বছর' নির্বাচন করুন, কারণ আমরা চাই সেগুলি প্রতি বছরের আর্থিক প্রান্তিকে সংগঠিত হোক। তারপর, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।
এখন, আপনার ডেটা প্রতি বছরের আর্থিক প্রান্তিকে সংগঠিত হয়।
মান ক্ষেত্র সেটিংস
ডিফল্টরূপে, পিভট টেবিল যোগফল ফাংশন দ্বারা সাংখ্যিক মান সংক্ষিপ্ত করে। কিন্তু আপনি মান এলাকায় ব্যবহৃত গণনার ধরন পরিবর্তন করতে পারেন।
সারাংশ ফাংশন পরিবর্তন করতে, টেবিলের যেকোনো ডেটাতে ডান-ক্লিক করুন, 'সারমারাইজ মান বাই'-এ ক্লিক করুন এবং আপনার বিকল্পটি বেছে নিন।
বিকল্পভাবে, আপনি ক্ষেত্রের বিভাগের মান এলাকায় ‘সমফল ..’-এর পাশে নিচের দিকের তীরটিতে ক্লিক করতে পারেন এবং ‘মান ক্ষেত্র সেটিংস’ নির্বাচন করতে পারেন।
'মান ক্ষেত্র সেটিংস'-এ, ডেটা সংক্ষিপ্ত করতে আপনার ফাংশনটি বেছে নিন। তারপর, 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন। আমাদের উদাহরণের জন্য, আমরা লাভের সংখ্যা গণনা করতে 'গণনা' বেছে নিচ্ছি।
ফলাফল:
Excel এর পিভট টেবিলগুলি আপনাকে বিভিন্ন উপায়ে মানগুলি প্রদর্শন করার অনুমতি দেয়, উদাহরণস্বরূপ, শতকরা হিসাবে গ্র্যান্ড টোটাল বা কলাম টোটালকে শতাংশ হিসাবে বা সারি মোটকে শতাংশ হিসাবে দেখান বা সবচেয়ে ছোট থেকে বড় এবং এর বিপরীতে মানগুলি অর্ডার করুন।
শতাংশ হিসাবে মানগুলি দেখানোর জন্য, টেবিলের যে কোনও জায়গায় ডান-ক্লিক করুন, তারপরে 'মানগুলি দেখান' এ ক্লিক করুন এবং আপনার বিকল্পটি বেছে নিন।
যখন আমরা কলাম মোটের '%' নির্বাচন করি, ফলাফলটি এরকম হবে,
পিভট টেবিল রিফ্রেশ করুন
যদিও একটি পিভট টেবিল রিপোর্ট গতিশীল, উৎস টেবিলে পরিবর্তন করার সময়, Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে পিভট টেবিলের ডেটা রিফ্রেশ করে না। ডেটা আপডেট করার জন্য এটিকে ম্যানুয়ালি 'রিফ্রেশ' করতে হবে।
পিভট টেবিলের যেকোনো জায়গায় ক্লিক করুন এবং 'বিশ্লেষণ' ট্যাবে যান, ডেটা গ্রুপে 'রিফ্রেশ' বোতামে ক্লিক করুন। ওয়ার্কশীটে বর্তমান পিভট টেবিল রিফ্রেশ করতে, 'রিফ্রেশ' বিকল্পে ক্লিক করুন। আপনি যদি ওয়ার্কবুকের সমস্ত পিভট টেবিল রিফ্রেশ করতে চান, তাহলে 'সব রিফ্রেশ করুন'-এ ক্লিক করুন।
বিকল্পভাবে, আপনি টেবিলটিতে ডান-ক্লিক করতে পারেন এবং 'রিফ্রেশ' বিকল্পটি বেছে নিতে পারেন।
এটাই. আমরা আশা করি এই নিবন্ধটি আপনাকে Excel এর পিভট টেবিলগুলির একটি বিশদ ওভারভিউ দেবে এবং একটি তৈরি করতে আপনাকে সাহায্য করবে৷