ওয়েবেক্সে ওয়েটিং রুম কীভাবে ব্যবহার করবেন

আপনার মিটিংয়ে ওয়েটিং রুম রাখুন যাতে সেগুলিকে সুরক্ষিত এবং উপদ্রবমুক্ত রাখা যায়

ওয়েটিং রুমগুলি ভার্চুয়াল কনফারেন্সিং ইকোসিস্টেমের একটি অত্যন্ত লোভনীয় বৈশিষ্ট্য। তারা আপনার মিটিংগুলিকে যেকোন নিরাপত্তা দুর্ঘটনা থেকে রক্ষা করে যেমন অবাঞ্ছিত লোকদের নেমে যাওয়া এবং পুরো মিটিং ব্যাহত করা। এটি কতটা বিপর্যয়কর হতে পারে তা এই বছরের শুরুতে জুমবোম্বিংয়ের আকারে সম্পূর্ণরূপে পরিষ্কার হয়ে গেছে।

তখন থেকেই, সমস্ত মিটিং হোস্ট, তারা পেশাদার মিটিং বা ক্লাস হোস্ট করুক না কেন, একটি ওয়েটিং রুমের গুরুত্ব উপলব্ধি করেছে।

একটি ওয়েটিং রুম কি?

ভার্চুয়াল মিটিং ইকোসিস্টেমে একটি ওয়েটিং রুম হল এক ধরনের বাফার। মিটিং রুমে ভর্তি হওয়ার আগে সমস্ত মিটিং অংশগ্রহণকারীরা এটির মধ্য দিয়ে যান। মিটিংয়ের আয়োজকের সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ রয়েছে যে মিটিংয়ে কাকে ভর্তি করবেন। এইভাবে, কোনো আমন্ত্রিত অতিথি শুধু মিটিংয়ে আসতে পারবেন না। আপনি দেখতে পাচ্ছেন, এগুলি অত্যন্ত কার্যকরী এবং আপনার মিটিংগুলিকে রক্ষা করার জন্য প্রয়োজনীয়।

ওয়েবেক্সে একটি ওয়েটিং রুম কীভাবে ব্যবহার করবেন

ওয়েবেক্স ব্যবহারকারীরা চিরতরে মিটিংয়ে একটি ওয়েটিং রুম বা লবি চেয়েছেন যেখানে অংশগ্রহণকারীরা মিটিংয়ে যোগ দেওয়ার আগে অপেক্ষা করতে পারে। পূর্বে, আপনার ব্যক্তিগত মিটিং রুমে একটি ওয়েটিং রুম থাকতে পারে, তবে নির্ধারিত মিটিংয়ে নয়। কিন্তু ওয়েবেক্স মিটিং সংস্করণ 40.9 এটি পরিবর্তন করেছে।

একটি ব্যক্তিগত মিটিং রুমে ওয়েটিং রুম কীভাবে ব্যবহার করবেন

প্রতিটি Webex ব্যবহারকারীর Webex-এ একটি ব্যক্তিগত মিটিং রুম রয়েছে যার একটি কাস্টমাইজযোগ্য লিঙ্ক রয়েছে এবং কখনই মেয়াদ শেষ হয় না। এটি শুধুমাত্র আপনার জন্য অনন্য এবং সর্বদা উপলব্ধ; এটি ব্যবহার করার জন্য আপনাকে প্রি-বুক করতে হবে না। ওয়েবেক্স-এ আপনার সমস্ত তাৎক্ষণিক মিটিং এই ব্যক্তিগত মিটিং রুমে হয়।

এখন, ডিফল্টরূপে, একটি ব্যক্তিগত রুমের মিটিংগুলির জন্য একটি ওয়েটিং রুমও নেই৷ কিন্তু আপনি সেটিংস কনফিগার করতে পারেন একটি আছে. Webex-এর কাছে মিটিং লক করার বিকল্প আছে। যখন একটি মিটিং লক করা থাকে, যে কোনো অংশগ্রহণকারী যারা এতে যোগদান করার চেষ্টা করে তারা পরিবর্তে লবিতে প্রবেশ করে। তারা চাইলে হোস্ট তাদের ঢুকতে দিতে পারে।

একটি ব্যক্তিগত রুম মিটিং লক করতে, মিটিং টুলবারে যান এবং 'আরো বিকল্প' (তিন-বিন্দু মেনু) আইকনে ক্লিক করুন।

তারপরে, মেনু থেকে 'লক মিটিং' বিকল্পের জন্য টগলটি চালু করুন।

আপনি মিটিং লক করার পরে যোগদানকারী যেকোন অংশগ্রহণকারীকে লবিতে অপেক্ষা করতে হবে। আপনি আপনার স্ক্রিনে একটি বিজ্ঞপ্তি পাবেন যে লবিতে অংশগ্রহণকারীরা অপেক্ষা করছেন। তালিকা দেখতে এটি ক্লিক করুন.

আপনি তাদের সবাইকে বেছে নিয়ে একটি একক ক্লিকে তাদের সকলকে ভর্তি করতে পারেন, অথবা শুধুমাত্র আপনি যে অংশগ্রহণকারীদের প্রবেশ করতে চান তাদের ভর্তি করতে পারেন৷ অংশগ্রহণকারীদের নির্বাচন করুন, এবং 'অ্যাডমিট' বোতামে ক্লিক করুন৷

এখন, আপনি লক করতে চান এমন প্রতিটি ব্যক্তিগত রুম মিটিংয়ের জন্য আপনাকে এটি করতে হবে। কিন্তু আপনি যে মিটিংয়ে প্রথম একজন হবেন তা বিবেচনা করে, এটা খুব একটা সমস্যা নয়। এই সমাধানটি এমন লোকদের জন্য উপযুক্ত যারা প্রতিটি মিটিংয়ে একটি ওয়েটিং রুম চান না।

কিন্তু যারা সব মিটিংয়ে ডিফল্টরূপে ওয়েটিং রুমের কার্যকারিতা চান তাদের জন্য অন্য উপায় আছে। এই ছোট্ট সেটিংটি কনফিগার করা প্রতিটি ব্যক্তিগত রুম মিটিং শুরু হওয়ার সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লক করে দেয়।

webex.com এ যান এবং আপনার Webex মিটিং স্পেসে লগ ইন করুন। বাম দিকের নেভিগেশন মেনু থেকে, 'পছন্দগুলি' এ ক্লিক করুন।

তারপর, 'মাই পার্সোনাল রুম'-এ যান।

আপনার ব্যক্তিগত রুম সেটিংস খুলবে. 'স্বয়ংক্রিয় লক' সেটিংসে নিচে স্ক্রোল করুন। তারপর এটি নির্বাচন করতে এটির পাশের চেকবক্সে ক্লিক করুন।

আপনি এটি নির্বাচন করলে, সময়ের জন্য ড্রপ-ডাউন মেনু ক্লিকযোগ্য হয়ে উঠবে। এটিতে ক্লিক করুন এবং বিকল্পগুলি থেকে '0' নির্বাচন করুন।

তারপর 'সংরক্ষণ করুন' বোতামে ক্লিক করুন।

এখন আপনার সমস্ত ব্যক্তিগত মিটিং রুমে ডিফল্টরূপে একটি ওয়েটিং রুম থাকবে।

বিঃদ্রঃ: একটি লক করা মিটিংয়ে লবি থেকে লোকেদের ভর্তি করতে সক্ষম হতে, আপনার Webex Meetings ডেস্কটপ অ্যাপ, Webex Teams ডেস্কটপ অ্যাপ, অথবা Cisco Webex ক্লাউড নিবন্ধিত রুম বা ডেস্ক ডিভাইস ব্যবহার করা উচিত। অন্যথায়, আপনি মিটিংটি আনলক না করে লোকেদের প্রবেশ করতে পারবেন না।

একটি নির্ধারিত মিটিং সহ একটি ওয়েটিং রুম কীভাবে ব্যবহার করবেন

নির্ধারিত মিটিংয়ের জন্য, একটি ওয়েটিং রুম থাকা বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। যদি অন্য অংশগ্রহণকারীরা হোস্টের আগে পৌঁছায়, তাহলে তাদের ওয়েটিং রুমে থাকা উচিত যেখান থেকে হোস্ট তাদের প্রবেশ করতে দিতে পারে।

কিন্তু আগে, Webex-এ নির্ধারিত মিটিংয়ে আপনি এই ওয়েটিং রুমের কার্যকারিতা পেতে পারেননি। যে কোনো অংশগ্রহণকারী যারা হোস্টের আগে এসেছিলেন তারা মিটিং লক করা থাকলে মিটিংয়ে যোগ দিতে অক্ষম ছিলেন। তাদের রিফ্রেশ করতে হয়েছিল এবং হোস্ট আসার পরে মিটিংয়ে পুনরায় যোগ দেওয়ার চেষ্টা করতে হয়েছিল। আপনি যেমন কল্পনা করতে পারেন, এটি মোটেই স্বজ্ঞাত নয়। মিটিংয়ে হোস্টের আগমন সম্পর্কে একজন অংশগ্রহণকারী কীভাবে জানতে পারে?

কিন্তু Webex 40.9 এর পর থেকে, আপনার নির্ধারিত মিটিংয়ে অতিথিদের জন্য একটি অপেক্ষার ঘর থাকতে পারে। অতিথিরা হলেন এমন ব্যবহারকারী যারা হয় তাদের Webex অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করেননি বা বাইরের ব্যবহারকারী যাদের আপনার সাইটে Webex অ্যাকাউন্ট নেই৷ তাই যে কোনো অতিথি যারা হোস্টের আগে আসবে তাদের মিটিং রুমে অপেক্ষা করতে হবে। তবে যে কোনো সংগঠনের সদস্য যারা হোস্টের আগে আসবে তারা সরাসরি যোগ দিতে পারবে।

webex.com এ যান এবং আপনার মিটিং স্পেসে লগ ইন করুন। তারপরে, বাম দিকের নেভিগেশন মেনু থেকে 'মিটিং'-এ যান।

একটি নতুন মিটিং শিডিউল করতে 'সময়সূচী' বোতামে ক্লিক করুন।

অথবা আপনি নতুন সেটিংসের সাথে পূর্বে নির্ধারিত মিটিং এডিট করতে পারেন। মিটিং খুলুন, এবং 'সম্পাদনা' বোতামে ক্লিক করুন।

তারপরে, আপনার মতো মিটিং শিডিউল করার পরে, নীচে স্ক্রোল করুন এবং 'উন্নত বিকল্পগুলি দেখান' এ ক্লিক করুন।

কয়েকটি বিকল্প এটির নীচে প্রসারিত হবে। 'শিডিউলিং অপশন'-এ ক্লিক করুন।

শিডিউলিং অপশনে, 'আনলকড মিটিং'-এ যান। এই বিকল্পের জন্য ডিফল্ট সেটিং 'অতিথিরা মিটিংয়ে যোগ দিতে পারেন'-তে সেট করা আছে। এটি নির্বাচন করতে 'অতিথিরা লবিতে অপেক্ষা করুন যতক্ষণ না হোস্ট তাদের স্বীকার করেন' রেডিও বোতামে ক্লিক করুন।

এখন, আপনার ব্যক্তিগত মিটিং রুমের সেটিংসের মতো, আপনি 'অটোমেটিক লক' বিকল্পটি দেখতে পাবেন। এটি আপনাকে ভাবতে পারে যে কেন আপনি ব্যক্তিগত মিটিং রুমগুলির মতো ওয়েটিং রুম সক্ষম করতে মিটিংটি লক করতে পারবেন না।

পূর্ববর্তী সেটিং সক্রিয় না করে শুধু মিটিং লক করা হোস্টের আগে আসা অতিথিদের জন্য একটি ওয়েটিং রুম তৈরি করবে না। পরিবর্তে, তারা সরাসরি মিটিংয়ে প্রবেশ করবে। তাই আগের বিকল্পটি সক্রিয় করা গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু এটা মনে রাখাও গুরুত্বপূর্ণ যে আপনি মিটিংয়ে যোগ না দেওয়া পর্যন্ত এটি শুধুমাত্র একটি অপেক্ষার ঘর তৈরি করে। পরের জন্য একটি ওয়েটিং রুম তৈরি করতে, আপনাকে মিটিংটি লক করতে হবে।

এখন, আপনি মিটিং শিডিউল করার সময় 'স্বয়ংক্রিয় লক' সক্ষম করতে পারেন, অথবা আপনি মিটিংয়ে যোগদানের পরে মিটিং টুলবার থেকে মিটিং লক করতে পারেন; এটা সম্পূর্ণ আপনার উপর নির্ভর করে। মিটিং লক হয়ে গেলে, সমস্ত অংশগ্রহণকারী, অতিথি এবং সংস্থার সদস্যদের একইভাবে ওয়েটিং রুমের মধ্য দিয়ে যেতে হবে।

অবশেষে, 'সংরক্ষণ করুন' বা 'শিডিউল' বোতামে ক্লিক করুন।

নির্ধারিত মিটিংয়ের জন্য, এমন কোনও সাধারণ বিকল্প নেই যা প্রতিটি মিটিংয়ের জন্য একটি ওয়েটিং রুম তৈরি করবে। আপনার নির্ধারিত প্রতিটি মিটিংয়ের জন্য আপনাকে এই পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করতে হবে।

একটি ভার্চুয়াল মিটিংয়ে ওয়েটিং রুমগুলি যে কোনও দুর্ঘটনা এড়াতে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এবং যদিও ওয়েবেক্স মিটিংয়ে আপনার ওয়েটিং রুম থাকতে পারে, মেকানিক্স এত সহজ এবং সোজা নয়। কিন্তু একবার আপনি কীভাবে করবেন তা জানলে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনার মিটিংগুলি যতটা নিরাপদ হওয়া উচিত।