এক্সেলে তথ্য হাইলাইট করতে শর্তাধীন বিন্যাস কিভাবে ব্যবহার করবেন

শর্তাধীন বিন্যাস আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ ডেটা হাইলাইট করতে এবং নির্দিষ্ট মানদণ্ড পূরণকারী কক্ষগুলিতে নির্দিষ্ট বিন্যাস প্রয়োগ করতে দেয়।

এক্সেলের শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস একটি শক্তিশালী বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে শর্তের (বা মানদণ্ড) উপর ভিত্তি করে কোষের বিন্যাস পরিবর্তন করতে দেয়। শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস একটি এক্সেল স্প্রেডশীটে সংরক্ষিত ডেটা হাইলাইট, জোর বা পার্থক্য করতে সাহায্য করে।

সমস্ত শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস নিয়ম সরল যুক্তির উপর ভিত্তি করে: শর্তগুলি সত্য হলে, নির্দিষ্ট বিন্যাস প্রয়োগ করা হবে; যদি শর্ত মিথ্যা হয়, তাহলে বিন্যাস প্রয়োগ করা হবে না।

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস আপনাকে ডেটাসেটে গুরুত্বপূর্ণ ডেটা হাইলাইট করতে, অসঙ্গতির উপর জোর দিতে এবং ডেটা বার, রঙ এবং আইকন সেট ব্যবহার করে ডেটা কল্পনা করতে সহায়তা করে। এই টিউটোরিয়ালে, আমরা অন্বেষণ করব কিভাবে শর্তের উপর ভিত্তি করে কোষ বা কোষের পরিসীমা হাইলাইট করতে শর্তাধীন বিন্যাস প্রয়োগ করতে হয়।

এক্সেল শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস কিভাবে প্রয়োগ করবেন

উদাহরণস্বরূপ, আপনি বেশ কয়েকটি আইটেম এবং তাদের নিজ নিজ পরিমাণ স্টক সহ একটি বড় ইনভেন্টরি তালিকা পরিচালনার দায়িত্বে রয়েছেন। এবং যদি একটি নির্দিষ্ট আইটেমের স্টকের পরিমাণ নীচে চলে যায়, তাহলে ধরা যাক 50, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনার এটিকে স্টক করা দরকার, যাতে আপনি এটি পুনরায় স্টক করতে পারেন।

যদি সেই ইনভেন্টরি তালিকায় শত শত সারি সহ একটি ডেটাসেট থাকে, তাহলে সেই কলামে ‘৫০’-এর নিচে কোনো সংখ্যা আছে কিনা তা দেখার জন্য সারি সারি অনুসন্ধান করা খুব কার্যকর নয়। সেখানেই শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস বৈশিষ্ট্যটি কাজে আসে। আপনার মাউস দিয়ে কয়েকটি ক্লিকের মাধ্যমে, আপনি ‘50’-এর কম একটি কলামের সমস্ত মান হাইলাইট করতে পারেন।

হাইলাইট নিয়মের সাথে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস

আমাদের উদাহরণে, আমাদের কাছে কিছু পণ্যের বিক্রয় রেকর্ড সম্বলিত একটি ওয়ার্কশীট রয়েছে। আমরা সেই পরিমাণ হাইলাইট করতে চাই যা 500 এর কম বিক্রয়।

এটি করার জন্য, প্রথমে আপনি একটি নিয়ম (শর্ত) প্রয়োগ করতে চান এমন সেল পরিসরটি নির্বাচন করুন। আমাদের উদাহরণে, আমরা 'অ্যামাউন্ট' কলামে 500-এর কম পরিমাণ হাইলাইট করতে চাই, তাই কলাম D নির্বাচন করুন। আপনি সেলের একটি পরিসর বা একাধিক সেল রেঞ্জ, এমনকি একটি সম্পূর্ণ শীটে মান হাইলাইট করতে পারেন।

তারপর 'হোম' ট্যাবে যান এবং 'কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং' এ ক্লিক করুন। ড্রপ-ডাউন থেকে 'হাইলাইট সেল নিয়ম' নির্বাচন করুন এবং যেহেতু আমরা 500 টিরও কম মান খুঁজে পেতে চাই, 'এর চেয়ে কম' বিকল্পে ক্লিক করুন। এক্সেল সাতটি প্রিসেট হাইলাইট নিয়ম অফার করে। আপনি তথ্য হাইলাইট করতে তাদের যে কোনো ব্যবহার করতে পারেন.

এরপরে, একটি 'Less than' ডায়ালগ বক্স আসবে। এতে, 'ফরম্যাট সেল যা কম আছে' বক্সে '500' লিখুন এবং এর পাশের ড্রপ-ডাউনে হাইলাইটের জন্য ফর্ম্যাটিং নির্বাচন করুন।

এখন, যে কক্ষগুলির মান 500-এর কম রয়েছে সেগুলিকে নির্বাচিত বিন্যাসে হাইলাইট করা হবে৷

আসুন দেখি কিভাবে একটি নির্দিষ্ট টেক্সট স্ট্রিং আছে এমন মান হাইলাইট করা যায়। নিম্নলিখিত উদাহরণে, আমরা নিউ সাউথ ওয়েলস (NSW) এর সমস্ত কর্মচারীদের হাইলাইট করতে চাই।

এটি করতে, হোম ট্যাবে যান -> শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস -> হাইলাইট সেল নিয়ম -> টেক্সট যা রয়েছে।

আপনি 'হাইলাইট সেল নিয়ম' অনুভূমিক ড্রপ-ডাউন মেনুতে অন্যান্য বিকল্পগুলি ব্যবহার করতে পারেন ডুপ্লিকেট মান, তারিখ, এর চেয়ে বড়, সমান বা মানগুলির মধ্যে হাইলাইট করতে।

ডায়ালগ বক্সে থাকা টেক্সটে, বক্সে 'NSW' লিখুন এবং ফর্ম্যাটিং বেছে নিন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।

ফলাফল:

উপরে/নিচের নিয়মের সাথে শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস

শীর্ষ/নিচের নিয়মগুলি হল আরেকটি সহায়ক অন্তর্নির্মিত প্রিসেট শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসকরণ নিয়ম যা Excel এ উপলব্ধ। এই নিয়মগুলি আপনাকে আইটেমের উপরের (n) সংখ্যা, উপরের (n) শতাংশের সংখ্যা, নীচের (n) আইটেমের সংখ্যা, নীচের (n) শতাংশের সংখ্যা, বা উপরের ঘরের মানগুলির প্রতি মনোযোগ আকর্ষণ করতে দেয় গড় বা গড় নীচে।

ধরা যাক আপনার স্প্রেডশীটে একজন ছাত্রের মার্ক রেকর্ড আছে এবং আপনি সেই তালিকা থেকে সেরা 10 পারফর্মার (শীর্ষ 10 র‌্যাঙ্ক) খুঁজে বের করতে চান। শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসের সাথে, আপনি শীর্ষ 10টি চিহ্ন বা শীর্ষ 15, বা শীর্ষ আইটেমগুলির যেকোনো (n) সংখ্যা হাইলাইট করতে পারেন। ঘরের একটি পরিসরে শীর্ষ 10টি আইটেম হাইলাইট করতে, প্রথমে, টেবিলে পরিসর (মোট) নির্বাচন করুন।

তারপর, 'কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং'-এ যান, 'টপ/বটম রুলস' প্রসারিত করুন এবং 'শীর্ষ 10 আইটেম..' বিকল্প নির্বাচন করুন।

'শীর্ষ 10 আইটেম' ডায়ালগ বক্সে, বাম ক্ষেত্রের ছোট তীর ব্যবহার করে র‌্যাঙ্কের সংখ্যা পরিবর্তন করুন। আপনি যদি আপনার মার্ক তালিকার শীর্ষ 20 র‌্যাঙ্ক (মোট চিহ্ন) হাইলাইট করতে চান, তাহলে সংখ্যাটি 20 এ সেট করুন। ডিফল্টটি ইতিমধ্যে 10, তাই আমরা এটি রাখি। ডান ক্ষেত্রে সেল বিন্যাস নির্বাচন করুন এবং 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন

'টোটাল' কলাম থেকে শীর্ষ 10টি মার্ক নীচে দেখানো হিসাবে হাইলাইট করা হয়েছে।

ধরা যাক আপনি সেই একই মার্কশিটে ‘পরীক্ষা 1’ কলামে গড়ের নিচের নম্বর খুঁজে পেতে চান। এটি করার জন্য, হোম ট্যাবে যান -> শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস -> শীর্ষ / নীচের নিয়ম -> গড় নীচে।

আপনি পূর্বনির্ধারিত শর্তগুলির মধ্যে একটি বেছে নেওয়ার পরিবর্তে আপনার নিজস্ব শর্তাধীন বিন্যাস সেট আপ করতে পারেন। আপনার নিজস্ব ফর্ম্যাটিং তৈরি করতে, 'গড়ের নীচে' উইন্ডোতে 'কাস্টম ফর্ম্যাট' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

একটি নতুন ফর্ম্যাট সেল উইন্ডো খুলবে, এখানে আপনি আপনার ফর্ম্যাটিং ঘরগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন৷ নীচের গড় চিহ্নগুলিকে হাইলাইট করতে আমরা একটি কমলা রঙ নির্বাচন করছি। একবার, আপনার সমাপ্ত ফলাফল দেখতে দুবার 'ওকে' ক্লিক করুন।

ফলাফল:

ডেটা বার প্রয়োগ করুন

ডেটা বারগুলি হল আপনার কক্ষের অনুভূমিক বারগুলি। বারটির আকার নির্বাচিত পরিসরের অন্যান্য কক্ষের মানের সাথে ঘরের মানের সাথে আপেক্ষিক। এর মানে হল অন্যান্য সেল মানের তুলনায় ছোট বারের মান কম এবং একটি লম্বা বারের মানে হল অন্যান্য সেল মানের তুলনায় মান বেশি।

প্রথমে, কক্ষগুলির পরিসর নির্বাচন করুন যা আপনি ডেটা বারের সাথে ভিজ্যুয়ালাইজ করতে চান।

এরপর, 'হোম' ট্যাবে 'কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং'-এ যান, তারপর ড্রপ-ডাউনে 'ডেটা বার' প্রসারিত করুন এবং আপনার পছন্দের ডেটা বার বেছে নিন।

ডেটা বারের বিন্যাস এবং অন্যান্য বিন্যাসের মধ্যে পার্থক্য হল যে এটি একটি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণের পরিবর্তে সমস্ত কক্ষে দেখায়।

কালার স্কেল প্রয়োগ করুন

রঙের স্কেলগুলি ডেটা বারের সাথে খুব মিল কারণ তারা উভয়ই নির্বাচিত পরিসরের অন্যান্য কক্ষের মানের সাথে পৃথক ঘরের মানকে সম্পর্কযুক্ত করে। যাইহোক, ডেটা বারগুলি একটি বারের দৈর্ঘ্য দ্বারা ঘরের মানকে কল্পনা করে, যখন রঙের স্কেলগুলি রঙের গ্রেডিয়েন্টের সাথে এটি করে।

প্রতিটি রঙের স্কেল বিকল্প দুটি বা তিন-রঙের গ্রেডিয়েন্ট প্যাটার্ন ব্যবহার করে। একটি রঙ সর্বোচ্চ মানগুলির জন্য বরাদ্দ করা হয়, আরেকটি রঙ সর্বনিম্ন মানগুলির জন্য বরাদ্দ করা হয় এবং এর মধ্যে থাকা অন্যান্য সমস্ত মানগুলি এই দুটি রঙের মিশ্রণ পায়।

এর জন্য, আমরা একই উদাহরণ ব্যবহার করব যা আমরা ডেটা বারের জন্য ব্যবহার করেছি। সেল পরিসর নির্বাচন করুন, হোমে যান -> শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস -> রঙের স্কেল। তারপর, কালার স্কেল অনুভূমিক ড্রপডাউন মেনু থেকে একটি রঙের পরিসর বেছে নিন।

যখন আমরা প্রথম রঙের পরিসর বেছে নিই, তখন লাল রঙটি সর্বনিম্ন মানের জন্য বরাদ্দ করা হয়, সবুজ রঙটি সর্বোচ্চ মানের জন্য বরাদ্দ করা হয়, এবং এর মধ্যে থাকা সমস্ত মানগুলি বরাদ্দ করা রঙ যা লাল এবং সবুজ রঙের মিশ্রণ (নিচে দেখানো হয়েছে)। যেহেতু হলুদ সমান তীব্রতায় লাল এবং সবুজকে একত্রিত করে তৈরি করা হয়, তাই এর সাথে গড় মান সহ কোষগুলি বরাদ্দ করা হয়।

আইকন সেট প্রয়োগ করুন

আইকন সেট হল অন্য একটি পদ্ধতি যা প্রতিটি কক্ষের ভিতরের ডেটা কল্পনা করে এবং কোষগুলিকে একে অপরের সাথে সম্পর্কযুক্ত করে।

ঘর নির্বাচন করুন এবং হোম ->কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং -> আইকন সেটগুলিতে ক্লিক করুন। আপনি এই আইকন সেটগুলির যেকোনো একটি বেছে নিতে পারেন যা আপনার প্রয়োজনের জন্য আরও উপযুক্ত। আমাদের উদাহরণের জন্য, আমরা দিকনির্দেশনার অধীনে প্রথম বিকল্পটি বেছে নেব।

লাল, হলুদ এবং সবুজ তীর যা যথাক্রমে কম, মাঝারি বা উচ্চ-মূল্যের আইটেম নির্দেশ করে।

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস সরান

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস অপসারণ করতে, 'হোম' ট্যাবে 'কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং' বিকল্পে ফিরে যান এবং 'নিয়ম পরিষ্কার করুন' এ ক্লিক করুন। তারপরে, আপনি কোন নিয়মগুলি পরিষ্কার করতে চান তা চয়ন করুন৷

ওয়ার্কশীট থেকে সমস্ত শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস মুছে ফেলার জন্য আমরা 'পুরো পত্রক থেকে নিয়ম পরিষ্কার করুন' বেছে নেব।

এখন, আপনি শিখেছেন কিভাবে এক্সেলের প্রিসেট কন্ডিশনের সাথে সেল ফরম্যাট করতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করতে হয়।